Module Buying - Quản lý mua hàng trên ERPNext

ERPNext - Buying/ Procurement

Module Quản lý mua hàng trên phần mềm ERPNext

ERPNext hỗ trợ kết nối kinh doanh liền mạch giữa các chi nhánh và nhà cung cấp
Theo dõi doanh số bán hàng, đơn mua hàng và nhà cung cấp
Tự động hóa toàn bộ quy trình mua hàng
Tùy chỉnh linh hoạt quy trình mua hàng đặc thù
Phù hợp với mô hình đa chi nhánh, đa nhà cung cấp, nhiều cấp phê duyệt

Mô-đun quản lý mua hàng toàn diện trên ERPNext

Tổng quan về Module Mua hàng trên ERPNext

Mua sắm thường là một trong những khoản chi lớn nhất đối với doanh nghiệp. Nếu không được quản lý hiệu quả, nó có thể ảnh hưởng đến dòng tiền, lợi nhuận và tốc độ tăng trưởng. Với ERPNext, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ quy trình Mua hàng, từ việc tạo yêu cầu Mua hàng (Purchase Request), lập Đơn đặt hàng (Purchase Order), tiếp nhận hàng hóa (Goods Receipt), đến quản lý Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice). ERPNext cũng cho phép doanh nghiệp kiểm soát ngân sách chặt chẽ qua tính năng theo dõi chi phí, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí phát sinh, từ đó giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn.

Tự động hóa quy trình Mua hàng với Phiếu yêu cầu vật tư

Quá trình mua sắm vật tư không chỉ cần chọn đúng sản phẩm cần mua mà còn cần đảm bảo số lượng phù hợp và mức giá hợp lý. Với module Mua hàng (Buying) trong ERPNext, các bộ phận như Kinh doanh, Kho và Sản xuất có thể dễ dàng tạo Material Request khi phát sinh nhu cầu, gửi đến bộ phận mua hàng một cách nhanh chóng. Quy trình tích hợp này giúp đảm bảo nguồn cung kịp thời, hạn chế tình trạng thiếu hụt nguyên vật liệu và góp phần duy trì hoạt động sản xuất – kinh doanh liền mạch.

Tự động tạo yêu cầu mua hàng khi hàng tồn kho chạm mức tối thiểu

ERPNext tự động theo dõi số lượng tồn kho và so sánh với mức tồn tối thiểu đã được thiết lập. Khi lượng hàng giảm xuống dưới ngưỡng quy định, hệ thống sẽ tự động tạo cảnh báo hoặc đề xuất tạo Material Request cho bộ phận mua hàng, giúp bổ sung kịp thời và tránh gián đoạn hoạt động. Nhờ vào khả năng tự động hóa thông minh, tính năng này giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý kho và tối ưu quy trình mua sắm.

Tạo và gửi Yêu cầu Báo giá (Request for Quotation)

ERPNext giúp đơn giản hóa quy trình báo giá bằng cách cho phép người dùng dễ dàng tạo và gửi Yêu cầu báo giá (Request for Quotation) đến nhiều nhà cung cấp cùng lúc. Các nhà cung cấp có thể phản hồi trực tiếp qua email kèm báo giá, từ đó hệ thống sẽ tổng hợp thông tin để người mua dễ dàng so sánh và lựa chọn. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian trao đổi thủ công mà còn đảm bảo thông tin báo giá được lưu trữ tập trung và rõ ràng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp phù hợp, người dùng có thể nhanh chóng tạo Đơn đặt hàng (Purchase Order) ngay từ hệ thống.

So sánh và quản lý báo giá nhà cung cấp ngay trong ERPNext

ERPNext hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tổng hợp tất cả báo giá (RFQs) từ các nhà cung cấp, dễ dàng so sánh các mức giá. Với tính năng Báo cáo báo giá nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể phân tích chi tiết từng mức giá cho từng mặt hàng và đối chiếu các báo giá giữa nhiều nhà cung cấp. Công cụ này hỗ trợ quá trình ra quyết định mua sắm, giúp đàm phán hiệu quả và đảm bảo doanh nghiệp nhận được mức giá tối ưu nhất.

Tối ưu quy trình mua sắm với Đơn đặt hàng (Purchase Order) trong ERPNext

Với ERPNext, doanh nghiệp có thể quản lý quy trình mua sắm tập trung thông qua Đơn đặt hàng (Purchase Order), giúp hệ thống hóa và tối ưu hóa quy trình mua hàng, nâng cao hiệu quả công việc.
Ngoài ra, ERPNext cũng hỗ trợ tăng cường giao tiếp trong bán hàng nhờ vào các Module Quản lý Khách hàng Tiềm năng (Lead) và Cơ hội (Opportunity). Tất cả thông tin liên quan đều được lưu trữ minh bạch, giúp đội ngũ bán hàng nắm bắt tiến trình công việc rõ ràng và dễ dàng chuyển giao giữa các nhân sự. Hệ thống còn ghi nhận chi tiết các email, tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp xây dựng chiến lược đàm phán hiệu quả, từ đó rút ngắn thời gian chốt đơn hàng.

Tiếp nhận hàng hóa nhanh chóng và đảm bảo chất lượng trong ERPNext

Việc nhận hàng đúng hạn là yếu tố then chốt để tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa và đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra trơn tru. ERPNext hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi các lô hàng bị trễ chỉ với một cú nhấp chuột và tự động gửi thông báo kịp thời đến nhà cung cấp và đội ngũ mua hàng, đảm bảo các bên liên quan đáp ứng đúng thời gian cam kết.
Phần mềm ERPNext tự động đối chiếu hàng hóa được nhận với Đơn đặt hàng (Purchase Order - PO), giúp giảm thiểu công việc nhập liệu thủ công. ERPNext tự động trích xuất thông tin từ nhà cung cấp và các sản phẩm đã được đặt, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót.
Trước khi đưa hàng vào kho, doanh nghiệp có thể thực hiện kiểm tra chất lượng (Quality Inspection) đảm bảo các sản phẩm đều đạt tiêu chuẩn chất lượng. ERPNext hỗ trợ tạo báo cáo chi tiết, lưu trữ thông tin và dễ dàng truy xuất khi cần.
Để tối ưu hóa quy trình lưu kho, ERPNext cho phép phân loại và sắp xếp hàng hóa theo quy tắc nhập kho (Stock Entry Rules), giúp việc tìm kiếm và bổ sung hàng hóa trở nên dễ dàng hơn trong tương lai. ERPNext hỗ trợ ghi nhận và đánh giá chính xác giá trị hàng tồn kho thông qua Sổ cái kho (Stock Ledger), từ đó giúp doanh nghiệp theo dõi và tối ưu hóa giá trị hàng nhập, đảm bảo lợi nhuận được tối ưu hóa.

Quản lý công nợ và quy trình thanh toán tối ưu

Thanh toán đúng hạn không chỉ tạo độ tin tưởng với khách hàng mà còn giúp doanh nghiệp có mối quan hệ bền chặt hơn với các nhà cung cấp. Sau khi đã hoàn thành Đơn đặt hàng và Biên nhận, việc tạo hóa đơn trở nên đơn giản hơn. Hệ thống Quản lý tồn kho tự động cập nhật số lượng tồn kho theo thời gian thực. Các số liệu này đều được cập nhật theo thời gian thực và được phản ánh ngay trên Bảng cân đối kế toán. Khi hóa đơn mua hàng được gửi, các khoản nợ mua hàng sẽ được tự động ghi nhận.

Bên cạnh đó, ERPNext hỗ trợ cấu hình các điều khoản thuế và khấu trừ trực tiếp trong hóa đơn, giúp đảm bảo tuân thủ thuế theo yêu cầu của từng khu vực. Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi công nợ phải trả thông qua báo cáo chi tiết từ Báo cáo Công nợ, giúp quản lý hiệu quả thanh toán và duy trì dòng tiền ổn định.

Để tối ưu hóa quy trình thanh toán số lượng lớn, ERPNext cho phép tạo Đơn thanh toán, hỗ trợ thanh toán cho nhiều nhà cung cấp cùng lúc, mang lại sự linh hoạt và nhanh chóng trong việc thanh toán.

Báo cáo và Phân tích Quy trình Mua sắm

Doanh nghiệp có thể dễ dàng nhận diện và nắm bắt xu hướng mua sắm thông qua việc phân tích các yếu tố như loại mặt hàng, chi phí và các yếu tố khác. Dựa vào các thông tin này trên ERPNext, doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả của nhà cung cấp, kiểm soát ngân sách hiệu quả và đưa ra các quyết định mua sắm chính xác hơn.