Ngành Bia – Rượu – Nước Giải Khát có những đặc điểm rất riêng so với các ngành sản xuất và phân phối khác. Sự phức tạp trong quy trình sản xuất, kiểm soát chất lượng, quản lý chuỗi cung ứng và các yêu cầu tuân thủ pháp lý khiến doanh nghiệp trong lĩnh vực này gặp nhiều thách thức, đặc biệt khi mở rộng quy mô. 

Đây là lý do chính khiến các công ty sản xuất – phân phối Bia rượu & nước giải khát thường ưu tiên lựa chọn triển khai giải pháp ERP thay vì các phần mềm SaaS để đáp ứng được khả năng tùy biến và mở rộng. Tham khảo bài viết dưới đây để biết cách mà phần mềm ERPNext đang tháo gỡ và số hóa ngành Bia – rượu – nước giải khát cho các công ty Việt Nam. 

1. Quy trình sản xuất phức tạp và kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt

Trong ngành Bia – Rượu – Nước Giải Khát, một trong những thách thức lớn đối với các doanh nghiệp là khả năng điều chỉnh công thức sản xuất linh hoạt theo từng lô nguyên liệu. Việc sản xuất đòi hỏi tính chính xác cao trong công thức, và bất kỳ sự thay đổi nào về nguyên liệu đầu vào có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng. Hơn nữa, quá trình lên men là một giai đoạn rất nhạy cảm, yêu cầu giám sát liên tục các yếu tố như nhiệt độ, độ pH và áp suất. Nếu không kiểm soát tốt các yếu tố này, sản phẩm có thể bị hỏng, dẫn đến thiệt hại về tài chính và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu. Hệ thống quản lý truyền thống không đáp ứng được nhu cầu giám sát liên tục và thiếu khả năng truy xuất nguồn gốc, khiến việc xử lý sự cố chất lượng trở nên khó khăn và mất thời gian.

• Quản lý BOM dạng cây (Bill of Materials – Tree Structure): ERPNext cung cấp một cách tiếp cận linh hoạt và chi tiết trong việc quản lý BOM thông qua cấu trúc cây, cho phép doanh nghiệp quản lý các thành phần từ nguyên liệu thô cho đến sản phẩm hoàn thiện. Mỗi cấp độ trong cây có thể được cấu hình để hiển thị chính xác các nguyên liệu và quy trình sản xuất ở từng bước. Khi có sự thay đổi trong việc cung cấp nguyên liệu, hệ thống sẽ tự động cập nhật BOM và các công thức sản xuất có liên quan. 

• Batch Tracking – theo dõi và truy xuất nguồn gốc: Tính năng Batch tracking trong ERPNext cho phép doanh nghiệp theo dõi tất cả các lô nguyên liệu và sản phẩm theo từng giai đoạn sản xuất. Khi có sự cố về chất lượng hoặc yêu cầu kiểm tra nguồn gốc nguyên liệu, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy xuất thông tin về từng lô hàng, từ nguồn nguyên liệu đầu vào cho đến sản phẩm cuối cùng.

| Tham khảo: Tính năng quản lý sản xuất hỗ trợ BOM đa cấp trên ERPNext

2. Quản lý hạn sử dụng và lô hàng với vòng đời sản phẩm khác nhau

Một trong những thách thức lớn của ngành đồ uống là sự khác biệt về vòng đời sản phẩm. Nước giải khát thường có hạn sử dụng từ vài tháng đến một năm, trong khi rượu vang và whiskey có thể lưu trữ và bán trong nhiều năm. Do đó, hệ thống quản lý phải theo dõi chính xác hạn sử dụng của từng lô hàng, cảnh báo khi sản phẩm sắp hết hạn để tránh lãng phí và tổn thất tài chính. Với các sản phẩm có thể tiếp tục cải thiện chất lượng theo thời gian như rượu vang, doanh nghiệp cần một cơ chế quản lý lô hàng theo năm sản xuất và điều kiện bảo quản để tối ưu hóa chiến lược kinh doanh.

ERPNext hỗ trợ nhiều tính năng chuyên sâu gồm: 

• Tính năng Batch & Expiry Tracking cho phép theo dõi hạn sử dụng của từng lô nguyên liệu và sản phẩm một cách chính xác. Đặc biệt đối với các nguyên liệu như hoa bia, malt, men có hạn sử dụng ngắn và phải được sử dụng đúng thời điểm để tránh lãng phí. 
• Đối với các sản phẩm có thể tiếp tục cải thiện chất lượng theo thời gian như rượu vang và whiskey, ERPNext không chỉ quản lý hạn sử dụng mà còn cho phép quản lý lô hàng theo năm sản xuất.
• Với mỗi lô sản phẩm, đặc biệt là trong ngành đồ uống, việc kiểm tra chất lượng là yêu cầu bắt buộc. ERPNext cung cấp Quality Inspection Module cho phép tự động kiểm tra chất lượng của nguyên liệu và sản phẩm trong suốt quá trình sản xuất. 

3. Hệ thống phân phối đa kênh và phức tạp 

Ngành đồ uống có mô hình phân phối đa dạng, từ đại lý, siêu thị, nhà hàng, cửa hàng tiện lợi cho đến bán hàng trực tuyến. Điều này đòi hỏi hệ thống quản lý phải đảm bảo kiểm soát giá bán, chính sách chiết khấu, chương trình khuyến mãi theo từng kênh và từng nhóm khách hàng.

Việc quản lý tồn kho và điều phối hàng hóa cũng đóng vai trò quan trọng để đảm bảo hàng hóa được luân chuyển hợp lý, tránh tình trạng tồn kho quá lâu hoặc thiếu hàng đột xuất. Ngoài ra, hệ thống ERP cần tích hợp với các nền tảng thương mại điện tử để đồng bộ dữ liệu đơn hàng và tồn kho theo thời gian thực, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn tình trạng kinh doanh.

ERPNext hỗ trợ quản lý bán hàng đa kênh và tối ưu hóa hệ thống kênh phân phối, giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ đơn hàng tập trung tại một hệ thống, và xử lý các vấn đề tồn kho, lưu kho hiệu quả hơn. 

• Sales & Distribution Module: Tự động thiết lập chính sách giá và chiết khấu riêng cho từng đối tác, giúp tối ưu hóa doanh thu và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý đơn hàng tự động: Giảm thiểu sai sót trong việc xử lý đơn hàng, tăng tốc quy trình từ nhập đơn đến giao hàng.
• Tích hợp eCommerce & POS: Đồng bộ dữ liệu tồn kho và bán hàng trên nhiều kênh phân phối, giúp duy trì tính nhất quán và đảm bảo cung ứng sản phẩm đúng thời điểm.

ERPNext có khả năng tính hợp với mọi sàn thương mại điện tử trong và ngoài nước, đặc biệt với các doanh nghiệp có bán hàng quốc tế và phân phối trên các sàn E-com như Shopify, Amazon,… 

Bên cạnh đó, ERPNext cũng có khả năng tích hợp với các hệ thống DMS phổ biến như Mobiwork DMS nhằm tối ưu hóa hoạt động quản trị bán hàng từ kho tới đại lý, điểm bán và các kênh phân phối khác. 

4. Kiểm soát thuế tiêu thụ đặc biệt và các quy định pháp lý

Bia và rượu thuộc nhóm hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt cao, với mức thuế có thể lên đến 65% giá bán. Do đó, doanh nghiệp cần một hệ thống ERP có khả năng theo dõi chính xác lượng hàng hóa sản xuất, xuất kho và hỗ trợ kê khai thuế đúng quy định.

Bên cạnh đó, các quy định về quảng cáo, ghi nhãn, tem điện tử, truy xuất nguồn gốc đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống quản lý chặt chẽ, tránh vi phạm pháp luật. Một số thị trường quốc tế còn có yêu cầu khắt khe hơn về nguồn gốc nguyên liệu và phương thức sản xuất, buộc doanh nghiệp phải đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc từ trang trại đến thành phẩm.

• Tính toán thuế tiêu thụ đặc biệt tự động: ERPNext tự động tính toán thuế SST (Special Sales Tax), giúp doanh nghiệp kê khai chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình khai báo thuế.
• Tem điện tử & mã QR tích hợp: Tính năng tích hợp hệ thống tem điện tử và mã QR giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và truy xuất nguồn gốc sản phẩm, đảm bảo tuân thủ các yêu cầu về tem chống hàng giả, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng.
• Quản lý chính sách bán hàng theo quy định pháp lý: ERPNext cho phép thiết lập chính sách bán hàng chi tiết, bao gồm các yêu cầu về độ tuổi, ghi nhãn và quảng cáo sản phẩm, giúp doanh nghiệp tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp lý.

5. Quản lý nguyên vật liệu và tối ưu hóa sản xuất

Nguyên vật liệu trong ngành này có tính biến động cao về chất lượng do ảnh hưởng của thời tiết, mùa vụ, đặc biệt đối với ngành rượu vang và bia thủ công. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo kiểm soát chất lượng đầu vào, tránh sử dụng nguyên liệu kém chất lượng gây ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng.

Bên cạnh đó, quy trình sản xuất phải linh hoạt để thích ứng với sự thay đổi của nguyên liệu, cho phép điều chỉnh công thức sản xuất (BOM) nhanh chóng khi cần thiết. Đây là yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa chi phí sản xuất và duy trì chất lượng sản phẩm.

Với những đặc thù phức tạp này, doanh nghiệp cần một hệ thống ERP có khả năng quản lý toàn diện từ sản xuất, tồn kho, phân phối, tuân thủ pháp lý đến tài chính, giúp đảm bảo vận hành trơn tru, tăng hiệu quả sản xuất và tối ưu hóa lợi nhuận.

• HR: ERPNext giúp quản lý lịch làm việc và ca làm việc của nhân viên, đồng thời tính toán lương chính xác, giúp đảm bảo công bằng và minh bạch trong việc trả lương cho nhân viên.
• Workstation Performance Tracking: Tính năng này giúp theo dõi năng suất và hiệu suất làm việc của từng bộ phận trong nhà máy, giúp xác định điểm mạnh và điểm yếu trong quá trình sản xuất, từ đó đưa ra biện pháp cải thiện.

6. Quản lý hoạt động mua hàng, nhập khẩu & logistics

Trong ngành đồ uống, đặc biệt là Bia – Rượu – Nước Giải Khát, hoạt động mua hàng, nhập khẩu và logistics đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung ứng nguyên liệu và vận hành chuỗi cung ứng trơn tru. Việc nhập khẩu các nguyên liệu quan trọng như malt, hoa bia, men vi sinh, hoặc các loại rượu vang có quy trình vận chuyển phức tạp và yêu cầu kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt. Ngoài ra, quản lý chuỗi cung ứng hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, tránh gián đoạn sản xuất và đảm bảo hàng hóa đến tay người tiêu dùng đúng thời điểm.

• Tính năng Purchase Order Management hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tạo, theo dõi và kiểm soát đơn hàng một cách tập trung. Hệ thống đảm bảo từng hợp đồng mua hàng được giám sát chặt chẽ từ giai đoạn đặt cọc, thanh toán đến lịch giao hàng, giảm thiểu sai sót trong quá trình giao dịch.
• Quality Inspection tự động kiểm tra chất lượng nguyên liệu ngay khi nhập kho, giúp doanh nghiệp xác định các tiêu chí quan trọng như độ ẩm, màu sắc hay độ tinh khiết,… đảm bảo nguyên liệu đáp ứng tiêu chuẩn trước khi đưa vào sản xuất, giúp giảm nguy cơ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm đầu ra.
• ERPNext hỗ trợ đồng bộ dữ liệu giao nhận hàng hóa với các nền tảng logistics, cho phép theo dõi trạng thái đơn hàng theo thời gian thực.
• Shipment Management, doanh nghiệp có thể tự động tạo và theo dõi vận đơn.
• Route & Fleet Management tối ưu lộ trình vận chuyển bằng cách phân công phương tiện và tài xế hợp lý cho từng đơn hàng. Tính năng tích hợp GPS giúp doanh nghiệp theo dõi phương tiện theo thời gian thực, đảm bảo tuân thủ kế hoạch di chuyển và hạn chế các vấn đề phát sinh.
• Document Management giúp lưu trữ và quản lý chứng từ nhập khẩu một cách tập trung, đảm bảo truy xuất nhanh chóng khi cần thiết.
• Tính năng Customs & Compliance Management giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ hồ sơ quan trọng như hóa đơn, packing list, chứng nhận xuất xứ (CO), vận đơn và giấy phép nhập khẩu. Hệ thống tự động tính toán thuế nhập khẩu, các khoản phí liên quan và cập nhật tình trạng thông quan, hạn chế tối đa rủi ro do hồ sơ chưa hoàn tất.

7. Câu chuyện thành công – Rượu Thế Giới số hóa hoạt động quản trị trên ERPNext 

Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG) chuyên phân phối các sản phẩm rượu vang đến từ Chile, Pháp và Ý, cùng với các sản phẩm rượu Hàn Quốc, rượu mạnh và nước trái cây tại thị trường Việt Nam. Công ty đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh, đặc biệt là quản lý nhân sự, kho hàng và tài chính, như:

• Hệ thống quản lý chưa phân quyền hiệu quả: Trước kia, RTG sử dụng Google Sheet để quản lý thông tin giữa các phòng ban. Tuy nhiên, thiếu hệ thống phân quyền chặt chẽ dẫn đến tình trạng người không có quyền hạn có thể truy cập vào dữ liệu quan trọng.
• Quản lý khách hàng và công nợ chưa được tối ưu: Thiếu công cụ quản lý, công ty gặp khó khăn trong việc kiểm soát sát sao công nợ khách hàng, đặc biệt đối với các đơn hàng lớn và hóa đơn phải thu. 
• Quản lý kho hàng chưa hiệu quả: Dù đã hoạt động 2 năm, RTG vẫn chưa sử dụng phần mềm quản lý kho, gây ra việc mất kiểm soát về hàng tồn kho, không biết rõ tình trạng và vị trí của từng mặt hàng. 
• Hệ thống quản lý mua hàng còn hạn chế: RTG hiện chỉ sử dụng Misa để quản lý mua bán, tuy nhiên phần mềm này không linh hoạt và không có khả năng phát triển các tính năng mới, đồng thời thiếu ứng dụng di động để quản lý doanh thu và chi phí.
• Thông tin quản lý phân mảnh: Các phần mềm hiện tại mà RTG sử dụng chỉ giải quyết từng vấn đề riêng lẻ mà không kết nối liền mạch, dẫn đến việc thiếu đồng bộ và khó khăn trong việc truy vết thông tin.

Công ty Rượu Thế Giới (RTG) đối mặt với nhiều vấn đề trong việc quản lý quy trình kinh doanh hiện tại, bao gồm việc sử dụng các công cụ quản lý thủ công, thiếu phân quyền rõ ràng, và không có khả năng theo dõi tình hình công nợ, kho hàng một cách hiệu quả. Để giải quyết những thách thức này, RTG đã quyết định lựa chọn ERPNext như một giải pháp quản lý toàn diện với MBW Digital.

MBW Digital – Đối tác triển khai ERPNext chính thức duy nhất tại Việt Nam đã tiến hành quy trình làm việc chuyên nghiệp bao gồm các bước: Khảo sát, phân tích nghiệp vụ – Thiết kế giải pháp, thực hiện tùy chỉnh – Triển khai hệ thống & bàn giao, đào tạo sử dụng. 

Mục tiêu của dự án triển khai ERPNext là giải quyết triệt để những vấn đề tồn tại phía trên, với giải pháp ERPNext đóng vai trò là giải pháp trung tâm giúp kết nối và tối ưu hóa các quy trình, từ sản xuất đến quản lý tài chính, kho hàng và khách hàng, tích hợp dữ liệu với các phần mềm khác nhằm đưa thông tin quản trị về một nơi, hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định chính xác và kịp thời.

Căn cứ vào hiện trạng và mục tiêu chuyển đổi số của RTG, dự án triển khai ERPNext cho Rượu thế giới được chia làm 02 giai đoạn chính:

• Giai đoạn 1: Triển khai các module Selling, Buying, Stock, CRM
  RTG và MBW Digital thống nhất triển khai giai đoạn 1 tập trung vào các module mua – bán hàng – quản lý kho. Ưu tiên là số hóa thành công hoạt động kinh doanh cốt lõi của RTG lên trên hệ thống ERPNext. Giai đoạn này bao gồm sự tham gia của các Bộ phận thu mua; Bộ phận vật tư, kho hàng; Bộ phận kinh doanh; Bộ phận kế toán; Bộ phận Marketing, CSKH
• Giai đoạn 2: Triển khai module Tài chính – kế toán (Finance – Accounting)
  Giai đoạn 2 sau khi đã số hóa thành công hoạt động kinh doanh, MBW Digital và RTG tiếp tục phối hợp thực hiện triển khai các nghiệp vụ tài chính và kế toán, đảm bảo rằng mọi giao dịch được ghi nhận chính xác và minh bạch

Cụ thể:

• • Module Bán hàng: Tự động hóa quy trình bán hàng từ đơn hàng đến hóa đơn và công nợ, giúp cải thiện mối quan hệ với khách hàng và tăng cường khả năng kiểm soát tài chính.
  • Module Mua hàng: Giúp quản lý các đơn hàng mua, theo dõi tình trạng đơn hàng và tự động cập nhật tồn kho.
  • Module Quản lý kho: Tối ưu hóa việc theo dõi hàng tồn kho, đảm bảo rằng dữ liệu về hàng hóa luôn được cập nhật chính xác, giúp RTG giảm thiểu thất thoát và tối ưu hóa chi phí.
  • Module CRM: Hỗ trợ quản lý thông tin khách hàng, giúp xây dựng các chiến lược marketing và chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
  • Module Tài chính kế toán: Giúp RTG quản lý tài chính, ngân sách và báo cáo kế toán một cách chính xác và tự động.
  • Module Sản xuất: Cung cấp công cụ để lập kế hoạch và theo dõi sản xuất, giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí.

Đọc thêm: Triển khai ERPNext cho Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG)

Sau 7 tháng triển khai ERPNext, RTG đã đạt được những cải tiến quan trọng trong hoạt động kinh doanh:

• Tổ chức công ty được phân quyền chuyên biệt hóa
  • RTG áp dụng sơ đồ vận hành công ty theo mô hình cây giúp tối ưu hóa hoạt động quản lý và vận hành: Công ty ⇒ Chi nhánh ⇒ Kho hàng
  • Tài khoản nhân viên được phân quyền dựa theo hai tiêu chiếu là phân quyền theo dữ liệu và phân quyền theo thao tác 
  • Các chi nhánh có hoạt động quản lý riêng biệt theo từng phân quyền gồm: Tạo đơn hàng bán, Quản lý điểm giao hàng, Quản lý xuất – nhập – tồn kho, Quản lý đội ngũ giao hàng nội bộ, Công nợ.
• Hiệu quả quản lý kho vượt trội:

• • Kho hàng của RTG được phân tán ở ba miền Bắc – Trung – Nam nên việc kiểm soát thủ công gặp nhiều khó khăn nhưng từ khi sử dụng ERPNext, hệ thống quản lý kho hàng (WMS) mới được tích hợp, RTG có thể kiểm soát chặt chẽ số lượng và vị trí hàng tồn kho. 
  • Mọi thông tin về sản phẩm đều được phân loại theo mã vạch, mã nội bộ để theo dõi thời gian thực, giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa và sai sót khi kiểm kê.
  • Quy trình vận hành kho được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực.
• Quản lý bán hàng chuyên sâu hơn:
  • Có thể tích hợp bảng giá, chương trình khuyến mãi và quy tắc định giá linh hoạt.
  • Đội ngũ bán hàng có thể tùy chỉnh các mức giá phù hợp với từng nhóm khách hàng hoặc chiến dịch khuyến mãi, đảm bảo tính cạnh tranh và gia tăng doanh thu.
• Quản lý khách hàng và công nợ chính xác:
  • RTG đã xây dựng được một hệ thống dữ liệu khách hàng chi tiết, phân nhóm theo khu vực, ngành hàng, và các tiêu chí cụ thể khác.
  • Tính năng quản lý công nợ cho phép cập nhật và theo dõi trạng thái thanh toán trong thời gian thực, giảm thiểu rủi ro liên quan đến các khoản phải thu quá hạn.
• Liên thông dữ liệu và truy vết:
  • Một trong những điểm nổi bật của hệ thống ERPNext là khả năng liên kết dữ liệu giữa các bộ phận như bán hàng, kho vận, và tài chính.
  • Mỗi thay đổi trong hệ thống đều được lưu vết, cho phép truy ngược lại nguồn gốc dữ liệu, xem nguồn gốc bắt đầu từ đâu.
• Ứng dụng di động nâng cao hiệu quả: Hệ thống ERPNext tích hợp ứng dụng di động cho phép nhân viên bán hàng, thủ kho, và đội ngũ giao hàng truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi.

8. Kết luận

Trong một ngành đòi hỏi sự chính xác và kiểm soát chặt chẽ như Bia – Rượu – Nước Giải Khát, việc áp dụng một hệ thống ERP tiên tiến không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. ERPNext không chỉ là một phần mềm quản lý, mà còn là công cụ chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng thích ứng với biến động thị trường, đảm bảo chất lượng sản phẩm và tuân thủ các quy định pháp lý một cách dễ dàng. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí về cách ERPNext có thể giúp tối ưu quy trình sản xuất, phân phối và quản lý của bạn!