Các doanh nghiệp phân phối trên kênh GT (General Trade) thường gặp nhiều thách thức trong việc quản lý vận hành do đặc thù của mô hình phân phối này. Việc tiếp cận khách hàng chủ yếu qua hệ thống đại lý, cửa hàng bán lẻ truyền thống khiến quy trình quản lý trở nên phức tạp, đòi hỏi sự linh hoạt và chính xác cao. Vậy các doanh nghiệp này đã làm gì để khắc phục những hạn chế trên? Trong bài viết này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu câu chuyện thực tế từ Việt Hải Đăng.

1. Khó khăn trong quản lý phân phối trên kênh GT từ kinh nghiệm của Việt Hải Đăng

Công ty TNHH Thương Mại Việt Hải Đăng là doanh nghiệp chuyên phân phối các sản phẩm dầu nhớt, săm lốp xe và sơn tại Việt Nam. Công ty là nhà phân phối chính thức của dầu nhớt Caltex (Hoa Kỳ), vỏ ruột xe Sobek (Đài Loan) và sơn Samurai (Malaysia), phục vụ chủ yếu cho các đại lý phụ tùng ô tô, xe máy, các cơ sở bảo dưỡng và sửa chữa phương tiện giao thông.

Với quy mô từ 25-50 nhân sự, Việt Hải Đăng đang phát triển mạnh mẽ tại khu vực Cần Thơ và các tỉnh lân cận, mở rộng thị phần trong ngành bán buôn và phân phối. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh, bao gồm vận hành kho bãi, quản lý đơn hàng và chăm sóc khách hàng. Việc theo dõi dữ liệu chủ yếu vẫn dựa vào các công cụ thủ công như Google Sheet, dẫn đến những hạn chế trong việc kiểm soát tồn kho, quản lý công nợ và tối ưu hóa quy trình bán hàng. Cụ thể:

1.1 Quản lý đơn hàng phức tạp, dễ xảy ra sai sót

Trong mô hình phân phối GT, doanh nghiệp phải xử lý một lượng lớn đơn hàng mỗi ngày từ các đại lý và nhà phân phối. Tuy nhiên, quy trình hiện tại tại nhiều doanh nghiệp vẫn còn thủ công, dẫn đến nhiều vấn đề. Nhân viên kinh doanh phải ghi nhận đơn hàng bằng sổ tay hoặc nhập trên file Excel, sau đó gửi về văn phòng để nhập vào hệ thống. Điều này không chỉ mất thời gian mà còn dễ xảy ra sai sót khi nhập liệu.

Bên cạnh đó, bộ phận kho không có công cụ cập nhật tồn kho theo thời gian thực, dẫn đến tình trạng nhân viên kinh doanh chốt đơn nhưng kho không đủ hàng để giao, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín doanh nghiệp. Việc đối soát đơn hàng giữa các bộ phận bán hàng, kho và kế toán cũng mất nhiều thời gian, đặc biệt nếu có sai sót, doanh nghiệp phải kiểm tra lại toàn bộ quy trình, làm kéo dài thời gian xử lý đơn hàng.

1.2 Kiểm soát hàng tồn kho thiếu chính xác

Kho hàng là yếu tố cốt lõi trong hoạt động phân phối, tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn chưa có hệ thống quản lý kho hiệu quả. Nhiều công ty sử dụng Excel hoặc phần mềm quản lý kho riêng lẻ, không tích hợp với hệ thống bán hàng, khiến dữ liệu tồn kho không được cập nhật kịp thời. Điều này gây ra tình trạng nhân viên kinh doanh khi tiếp nhận đơn hàng phải gọi điện hoặc nhắn tin để kiểm tra tồn kho, làm chậm trễ quá trình bán hàng.

Hơn nữa, doanh nghiệp dễ xảy ra sai lệch giữa số liệu thực tế và số liệu báo cáo. Việc không có công cụ giám sát tồn kho theo thời gian thực có thể khiến hàng hóa không đáp ứng đủ nhu cầu hoặc dư thừa gây lãng phí.

1.3 Quản lý công nợ và tài chính gặp nhiều rủi ro

Quản lý công nợ là bài toán nan giải của doanh nghiệp phân phối GT do số lượng khách hàng lớn và thời gian thanh toán linh hoạt. Công nợ được theo dõi rời rạc trên nhiều file Excel hoặc phần mềm kế toán riêng lẻ, gây khó khăn trong việc kiểm soát các khoản phải thu.

Bên cạnh đó, quy trình đối soát công nợ mất nhiều thời gian, kế toán phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, dễ xảy ra sai sót khi kiểm tra số dư công nợ với khách hàng. Một vấn đề khác là doanh nghiệp không có hệ thống tự động nhắc nhở công nợ, dẫn đến việc phải liên hệ thủ công để thu hồi công nợ, mất nhiều nguồn lực và làm tăng nguy cơ bị chiếm dụng vốn.

1.4 Thiếu sự đồng bộ giữa các phòng ban

Việc mỗi phòng ban sử dụng một hệ thống riêng biệt khiến quá trình trao đổi thông tin bị gián đoạn, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành. Bộ phận kinh doanh, kế toán, kho vận hành trên các phần mềm khác nhau, không có sự liên kết dữ liệu, gây khó khăn trong việc quản lý tổng thể.

Ngoài ra, do không có hệ thống báo cáo tổng hợp, ban lãnh đạo không thể theo dõi chính xác tình hình kinh doanh theo thời gian thực, ảnh hưởng đến việc ra quyết định chiến lược. Hệ thống cũ cũng không linh hoạt khi mở rộng quy mô, nếu doanh nghiệp muốn mở rộng thị trường sang các khu vực khác hoặc tăng số lượng nhân sự, hệ thống quản lý hiện tại không thể đáp ứng được.

2. Việt Hải Đăng chọn giải pháp ERPNext để tối ưu vận hành kênh phân phối GT

Nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, từ ngày 1 tháng 8 năm 2024, Việt Hải Đăng đã hợp tác với MBW Digital – Đối tác chính thức của ERPNext tại Việt Nam, triển khai hệ thống ERPNext để chuẩn hóa quy trình quản trị doanh nghiệp. Việc áp dụng ERPNext nhằm mục tiêu giúp công ty tự động hóa các nghiệp vụ quan trọng như quản lý kho, bán hàng, tài chính và nhân sự, giảm thiểu sai sót trong quá trình vận hành và nâng cao khả năng mở rộng kinh doanh.

2.1 Hiện trạng vận hành của Công ty TNHH Thương mại Việt Hải Đăng

Với mạng lưới khách hàng chủ yếu là các đại lý phụ tùng ô tô, xe máy và các cơ sở bảo dưỡng phương tiện, Việt Hải Đăng mở rộng thị phần tại khu vực Cần Thơ và các tỉnh lân cận. Tuy nhiên, quá trình tăng trưởng cũng kéo theo nhiều thách thức trong quản lý vận hành, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của nhân sự và khả năng mở rộng kinh doanh.

• Chi phí vận hành cao do sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ: Công ty sử dụng nhiều phần mềm rời rạc để quản lý các bộ phận khác nhau. Quản lý bán hàng được theo dõi thông qua Google Sheet và một phần mềm quản lý đơn hàng riêng lẻ, trong khi việc quản lý kho được thực hiện bằng Excel để ghi nhận nhập – xuất – tồn, gây khó khăn trong việc kiểm soát chính xác lượng hàng. Bộ phận kế toán phải nhập dữ liệu thủ công để theo dõi công nợ. 
• Thiếu sự đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận: Mỗi phòng ban trong công ty đang vận hành theo quy trình riêng biệt mà không có hệ thống kết nối chung, dẫn đến nhiều bất cập trong quá trình làm việc. 
• Quy trình làm việc phức tạp, tốn thời gian: Nhân viên kinh doanh khi đi thị trường phải ghi nhận đơn hàng bằng tay hoặc trên file Excel, sau đó gửi về văn phòng để nhập liệu vào hệ thống. 
• Thiếu linh hoạt và khó mở rộng khi doanh nghiệp phát triển: Công ty đang mở rộng quy mô phân phối, nhưng hệ thống quản lý cũ không đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu phát triển. 

2.2 Mục tiêu hợp tác giữa Việt Hải Đăng và MBW Digital trong triển khai ERPNext

Để khắc phục những khó khăn trên, Việt Hải Đăng đã tìm kiếm một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện. Sau quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, Việt Hải Đăng quyết định hợp tác cùng MBW Digital để triển khai hệ thống ERPNext, hướng đến các mục tiêu sau:

• Giảm thiểu chi phí vận hành: Tích hợp tất cả các quy trình vào một hệ thống quản lý duy nhất, giúp cắt giảm chi phí cài đặt, bảo trì, và hỗ trợ hàng năm so với việc sử dụng nhiều hệ thống rời rạc.
• Đồng bộ hóa dữ liệu toàn diện: Tạo ra một hệ thống dữ liệu tập trung, giúp tích hợp thông tin giữa các bộ phận như bán hàng, tài chính, kho hàng, nhân sự, và kế toán. Đặc biệt là kết nối hoạt động bán hàng, phân phối dầu nhớt trên kênh GT với các phòng ban.
• Đơn giản hóa quy trình làm việc: Xây dựng quy trình liền mạch, giúp nhân viên Công ty từ đội ngũ văn phòng đến Sales thị trường làm việc trên một nền tảng duy nhất. Từ đó tăng cường năng suất, giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn trong công việc
• Tăng cường khả năng quản lý và mở rộng: Đảm bảo tính linh hoạt của hệ thống, hỗ trợ mở rộng quy mô khi doanh nghiệp phát triển, giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng thể, rõ ràng về tình hình kinh doanh để ra quyết định kịp thời và chính xác

2.3 Dự án chuyển giao ERPNext giữa MBW Digital và Việt Hải Đăng

Trong quá trình tìm kiếm giải pháp toàn diện, Việt Hải Đăng đã lựa chọn MBW Digital làm đối tác chiến lược, điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết thách thức hiện tại mà còn đặt nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Dự án triển khai ERPNext trọng tâm vào các module như: 

• Module Bán Hàng: ERPNext giúp công ty Việt Hải Đăng quản lý toàn bộ quy trình bán hàng một cách hiệu quả, từ khâu tạo đơn hàng đến khi hoàn tất thu tiền từ khách hàng. Nhân viên kinh doanh có thể dễ dàng theo dõi, xử lý đơn hàng và quản lý trạng thái giao hàng trong thời gian thực. Hệ thống cũng hỗ trợ tự động tính toán các chương trình khuyến mãi, chiết khấu và giá bán theo từng chính sách kinh doanh. Đồng thời, ERPNext cung cấp báo cáo chi tiết về tình trạng công nợ, hiệu suất bán hàng và doanh thu, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh chính xác.
• Module Kho Hàng: ERPNext giúp công ty Việt Hải Đăng quản lý toàn bộ hoạt động kho hàng từ các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho và theo dõi biến động tồn kho theo thời gian thực. Nhờ khả năng tự động cập nhật số liệu, doanh nghiệp có thể dễ dàng nắm bắt tình trạng hàng tồn kho, tối ưu hóa việc đặt hàng và tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa. Bên cạnh đó, các báo cáo tồn kho được tạo tự động, hỗ trợ quản lý trong việc ra quyết định và điều chỉnh kế hoạch kinh doanh.
• Module Tài Chính – Công Nợ: ERPNext giúp công ty Việt Hải Đăng quản lý toàn diện các giao dịch tài chính, bao gồm thu chi và công nợ với khách hàng cũng như nhà cung cấp. Hệ thống cho phép theo dõi chi tiết các khoản thu, đảm bảo doanh nghiệp luôn nắm rõ tình trạng tài chính. Ngoài ra, các khoản công nợ cũng được cập nhật tự động, từ đó hỗ trợ tạo báo cáo.

Việc triển khai một hệ thống toàn diện như ERPNext, ban lãnh đạo Việt Hải Đăng tin rằng đây là khoản đầu tư chi phí xứng đáng để giúp công ty không chỉ nâng cao hiệu quả quản lý mà còn tối ưu hóa quy trình bán hàng, từ việc quản lý đơn hàng cho đến thanh toán và xử lý kho hàng một cách linh hoạt và đồng bộ.

3. Kết luận

Việc triển khai ERPNext tại Công ty Việt Hải Đăng đánh dấu một bước tiến quan trọng trong quá trình chuyển đổi quy trình vận hành từ thủ công sang sử dụng các phần mềm quản lý tự động. Là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại và phân phối, Việt Hải Đăng luôn chú trọng đến việc nâng cao hiệu suất vận hành, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và cải thiện dịch vụ khách hàng. Với hệ thống ERPNext, công ty có thể quản lý toàn diện các quy trình mua hàng, bán hàng, kho bãi, tài chính – công nợ và quan hệ khách hàng, đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, minh bạch và chính xác hơn, từ đó nâng cao khả năng ra quyết định chiến lược.

Với kinh nghiệm triển khai ERPNext cho nhiều doanh nghiệp thương mại và phân phối, MBW Digital cam kết đồng hành cùng Việt Hải Đăng để đảm bảo dự án đạt hiệu quả cao nhất. Đội ngũ chuyên gia của MBW Digital đã cùng Việt Hải Đăng xây dựng một lộ trình triển khai bài bản, từ việc phân tích hiện trạng, xác định các điểm cần cải thiện đến triển khai hệ thống, đào tạo nhân sự và hỗ trợ vận hành sau khi hệ thống đi vào hoạt động.

MBW Digital – đơn vị tư vấn và triển khai ERPNext hàng đầu tại Việt Nam – sẵn sàng đồng hành cùng bạn trong hành trình chuyển đổi số! Liên hệ ngay tại đây để được tư vấn chi tiết.