Theo dõi đơn mua hàng và quản lý tiến độ mua hàng trên ERPNext

Đơn mua hàng không chỉ là văn bản hành chính – mà là cam kết về thời gian, chi phí và chất lượng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp. Trong một chuỗi cung ứng hiện đại, nếu không theo dõi chặt chẽ tiến độ đơn mua hàng, doanh nghiệp sẽ dễ rơi vào trạng thái bị động: trễ sản xuất, thiếu nguyên vật liệu, mất cơ hội kinh doanh.

Với ERPNext, quá trình theo dõi đơn hàng được số hóa toàn diện. Hệ thống không chỉ lưu trữ thông tin đặt hàng mà còn cập nhật tiến độ, hiển thị trạng thái theo thời gian thực, tự động nhắc hạn giao và hỗ trợ báo cáo giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác hơn.

Vì sao việc theo dõi đơn mua hàng lại quan trọng?

“Một đơn hàng trễ có thể gây gián đoạn cho cả hệ thống – đặc biệt trong doanh nghiệp sản xuất hoặc phân phối số lượng lớn.” Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn quản lý đơn mua hàng bằng email và bảng tính. Điều này dẫn đến:

Khó truy vết trạng thái từng đơn hàng
Không biết khi nào hàng đến – hoặc đã đến chưa
Không có dữ liệu thống kê tỷ lệ trễ hạn của nhà cung cấp
Giao tiếp giữa kho – mua hàng – kế toán bị rời rạc

ERPNext khắc phục tất cả các vấn đề trên bằng quy trình quản lý đơn hàng xuyên suốt, từ khâu tạo PO đến khi hàng về và hóa đơn được ghi nhận.

Quy trình chuẩn đặt và theo dõi đơn mua hàng trong ERPNext

Quy trình xử lý đơn hàng trên ERPNext bao gồm các bước:

Material Request (Đề xuất mua hàng từ bộ phận kho/sản xuất)
Supplier Quotation (Lưu báo giá nhà cung cấp)
Purchase Order (PO) (Tạo đơn mua chính thức)
Purchase Receipt (PR) (Ghi nhận hàng đã nhận)
Purchase Invoice (PI) (Hóa đơn đầu vào từ nhà cung cấp)

Mỗi đơn hàng được tự động chuyển trạng thái theo luồng xử lý thực tế, ví dụ:

Mới tạo: Draft
Đã gửi NCC: Submitted
Chờ nhận hàng: To Receive
Nhận một phần: Partially Received
Đã nhận đủ: Received
Giao dịch hoàn tất: Completed

Giao diện quản lý đơn hàng trực quan và linh hoạt

Tại module Buying > Purchase Order, người dùng có thể:

Lọc đơn hàng theo trạng thái, nhà cung cấp, ngày đặt, người phụ trách
Thêm cột “% đã nhận” để biết hàng về đến đâu
Hiển thị “Expected Delivery Date” để nắm được lịch trình giao hàng

Ưu điểm lớn của ERPNext là tính trực quan và khả năng tùy biến giao diện danh sách, giúp người quản lý không cần mở từng PO vẫn biết được tình trạng.

Cập nhật tiến độ và phản hồi từ nhà cung cấp

Khi nhà cung cấp giao hàng:

Bộ phận kho tạo Purchase Receipt (PR) trên hệ thống
ERPNext sẽ tự động cập nhật phần trăm đã nhận trong đơn hàng
Nếu nhận đủ → trạng thái đơn hàng chuyển sang “Received”
Nếu còn thiếu → giữ ở “Partially Received” và theo dõi tiếp

Lợi ích:

Giúp phòng mua hàng nắm rõ phần nào đã giao – phần nào chưa
Tránh thanh toán nhầm khi chưa nhận đủ hàng
Làm cơ sở để đánh giá hiệu suất giao hàng của từng nhà cung cấp

Tự động nhắc hạn giao hàng và cảnh báo trễ hạn

Bạn có thể thiết lập Email Alert trong ERPNext để:

Gửi email nhắc nhà cung cấp trước hạn giao 3–5 ngày
Gửi thông báo nội bộ nếu đơn hàng quá hạn chưa nhận
Tổng hợp báo cáo đơn trễ hàng tuần gửi CEO hoặc Trưởng phòng Mua hàng

Điều này giúp tăng sự chủ động và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp khi làm việc với đối tác.

Báo cáo theo dõi đơn hàng chi tiết

Một số báo cáo quan trọng trong việc theo dõi đơn hàng:

Purchase Order Summary: Tổng hợp trạng thái, số lượng đã nhận, còn lại
PO Aging Report: Xác định các đơn hàng đang bị trễ bao nhiêu ngày
Expected vs Actual Delivery: So sánh thời gian giao dự kiến và thực tế
Pending Items: Danh sách các mặt hàng chưa giao đủ theo đơn đặt

Các báo cáo có thể lọc theo nhà cung cấp, mặt hàng, thời gian, trạng thái… và xuất ra Excel hoặc gửi định kỳ qua email.

Mẹo giúp quản lý đơn mua hàng hiệu quả với ERPNext

Luôn nhập đầy đủ Ngày giao hàng dự kiến khi tạo PO
Thiết lập workflow phê duyệt đơn mua để tránh thiếu sót trước khi gửi
Gắn Preferred Supplier để ERPNext đề xuất đúng nhà cung cấp
Định kỳ kiểm tra và cập nhật trạng thái đơn hàng dựa trên phản hồi thực tế

“Hệ thống ERP chỉ phát huy hiệu quả nếu dữ liệu được cập nhật liên tục và phản ánh đúng thực trạng.” – Chuyên gia triển khai ERP tại MBW

Kết luận

Theo dõi đơn mua hàng bằng ERPNext không đơn thuần là “quản lý giấy tờ” – mà là cách để:

Chủ động giao tiếp với nhà cung cấp
Cảnh báo sớm rủi ro trong vận hành
Đánh giá hiệu suất hợp tác một cách công bằng và minh bạch

Nếu doanh nghiệp của bạn đang:

Giao hàng bị trễ thường xuyên
Không có báo cáo tổng hợp tiến độ
Mất nhiều thời gian tra cứu trạng thái đơn hàng

Hãy để ERPNext giúp bạn thay đổi điều đó.

❯❯ Bài tiếp theo nên đọc:

ERPNext là nền tảng lý tưởng cho doanh nghiệp triển khai bán hàng đa kênh, quản lý đồng bộ dữ liệu khách hàng, đơn hàng và doanh thu. MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe – đơn vị sở hữu ERPNext. Chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn, triển khai và tùy chỉnh ERPNext, giúp doanh nghiệp của bạn tối ưu hóa quy trình quản lý. Đăng ký ngay để nhận tư vấn miễn phí từ các chuyên gia của MBW Digital!