Hành vi của người tiêu dùng đang ngày càng thay đổi buộc các doanh nghiệp phải nhanh chóng thích nghi. Người tiêu dùng không chỉ bị giới hạn bởi một kênh mua sắm duy nhất; họ có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin trên sàn thương mại điện tử, lựa chọn sản phẩm tại siêu thị, trải nghiệm trực tiếp tại cửa hàng và thanh toán qua thiết bị POS. Chính vì vậy, quy trình bán hàng không còn đơn giản là một đường thẳng mà đã phát triển thành một mạng lưới đa điểm phức tạp, nơi sự kết nối và đồng bộ hóa giữa các kênh phân phối trở nên tối quan trọng.

Mặc dù vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay với việc vận hành các kênh một cách độc lập, mỗi nền tảng sử dụng một hệ thống riêng biệt, thậm chí còn dựa vào các phương pháp nhập liệu thủ công. Thực trạng này dẫn đến vô số vấn đề như dữ liệu sai lệch, đơn hàng bị bỏ sót, thông tin tồn kho không khớp, không thể theo dõi hiệu quả bán hàng theo thời gian thực và khó khăn trong việc kiểm soát công nợ một cách chính xác.

Khám phá ngay bài viết dưới đây để học hỏi kinh nghiệm của công ty Việt Hải Đăng – tháo gỡ khó khăn trong phân phối và bán hàng đa kênh nhờ triển khai Bộ giải pháp tích hợp ERPNext và Mobiwork DMS, cho phép doanh nghiệp đồng bộ dữ liệu từ kênh bán hàng, điểm bán lẻ truyền thống đến các nền tảng thương mại điện tử, vào một hệ thống quản lý tập trung duy nhất. 

1. Những thách thức trong quản trị vận hành đa kênh

Để mở rộng kinh doanh, nhiều doanh nghiệp Việt Nam triển khai đa dạng mô hình bán hàng đa kênh, bao gồm cửa hàng truyền thống, sàn thương mại điện tử, website, và đội ngũ nhân viên thị trường. Tuy nhiên, thay vì tạo ra lợi thế cạnh tranh, việc vận hành đa kênh không đồng bộ lại đang trở thành nguyên nhân chính gây rối loạn và thất thoát trong quản lý, ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh tổng thể.

1.1 Dữ liệu phân mảnh – sai lệch thông tin – mất cơ hội bán hàng

Một trong những thách thức lớn nhất là việc mỗi kênh bán hàng sử dụng một phần mềm khác nhau hoặc vận hành thủ công, không có khả năng đồng bộ. Hệ quả là dữ liệu bị phân tán, tồn kho không được cập nhật theo thời gian thực, đơn hàng không phản ánh chính xác trạng thái giao hàng hay thanh toán.

Việc quản lý dữ liệu không đồng bộ giữa các kênh bán hàng khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng hết hàng nhưng vẫn hiển thị có hàng, hoặc ngược lại tồn kho cao nhưng không được cập nhật đúng, dẫn đến lỡ mất cơ hội bán và ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng. Khi dữ liệu không nhất quán, mọi quyết định kinh doanh trở nên thiếu căn cứ và dễ sai lệch.

1.2 Giám sát nhân viên thị trường còn thủ công – thiếu minh bạch

Đối với các doanh nghiệp phân phối truyền thống qua kênh GT/MT, việc giám sát hoạt động của đội ngũ nhân viên thị trường gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý hành trình viếng thăm điểm bán bằng báo cáo giấy hoặc file Excel, dẫn đến tình trạng gian lận báo cáo, không xác thực được vị trí và thời gian thực tế viếng thăm. Điều này khiến doanh nghiệp khó phân tích doanh số, công nợ theo tuyến bán hoặc theo từng nhân viên. Các chỉ số quản trị như doanh thu trên mỗi chuyến viếng thăm, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch tuyến,… gần như không được khai thác, làm giảm khả năng tối ưu hiệu suất bán hàng trực tiếp.

1.3 Khó kiểm soát quy trình từ đơn hàng đến giao hàng

Một vấn đề phổ biến khác trong doanh nghiệp là quy trình xử lý đơn hàng rời rạc giữa các kênh. Khi đơn hàng đến từ Shopee, Lazada, Facebook, cửa hàng hoặc nhân viên thị trường, doanh nghiệp thường phải xử lý qua các bước thủ công như nhập liệu, kiểm tra tồn kho, tạo phiếu giao hàng, xác nhận thanh toán. Điều này khiến dữ liệu không được đồng bộ, từ đó làm quá trình thanh toán của khách hàng bị chậm trễ, dẫn đến sai lệch công nợ. Trong nhiều trường hợp, bộ phận bán hàng và kho vận hoạt động dễ xảy ra tình trạng không liên kết khiến khách hàng phải chờ đợi và gia tăng khiếu nại.

1.4 Tồn kho thiếu minh bạch – chi phí vận hành tăng cao

Quản lý tồn kho đa kênh đòi hỏi độ chính xác theo từng kho, lô hàng, hạn sử dụng (expiry date). Tuy nhiên, ở nhiều doanh nghiệp, tồn kho chỉ được ghi nhận tổng thể, không rõ ràng theo từng điểm bán hoặc không theo dõi được số lượng thực tế đã đặt hàng nhưng chưa giao. Tình trạng này khiến tỷ lệ huỷ đơn, trả hàng tăng cao, đặc biệt là với ngành hàng tiêu dùng nhanh hoặc mỹ phẩm, dược phẩm. Việc không có số liệu chính xác, doanh nghiệp sẽ khó điều phối hàng hóa linh hoạt giữa các kho, dẫn đến tồn kho cao tại một số điểm trong khi thiếu hụt ở nơi khác. Chi phí lưu kho, giao nhận và xử lý hàng trả vì vậy cũng tăng lên đáng kể – ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận.

Vận hành đa kênh là một bài toán quản trị dữ liệu, quy trình và con người. Nếu không có một hệ thống quản lý hợp nhất và thời gian thực, doanh nghiệp rất dễ rơi vào vòng xoáy rối loạn, sai lệch, và gia tăng chi phí.

Chính vì vậy, giải pháp tích hợp giữa ERPNext và Mobiwork DMS với khả năng tích hợp toàn bộ các kênh bán hàng trên một nền tảng là câu trả lời phù hợp cho các doanh nghiệp đang muốn chuyển đổi số toàn diện, đặc biệt trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

2. Case – Study của Việt Hải Đăng: Từ thủ công tới tự động hóa hoàn toàn

Công ty TNHH Thương Mại Việt Hải Đăng là nhà phân phối uy tín các sản phẩm dầu nhớt, phụ tùng xe và hóa chất kỹ thuật tại miền Tây Nam Bộ, phục vụ hàng trăm đại lý, gara và cơ sở bảo dưỡng xe. Trước khi áp dụng giải pháp ERPNext và Mobiwork DMS, Việt Hải Đăng cũng giống như rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, đối diện với hàng loạt rào cản trong quản lý vận hành và đồng bộ thông tin. 

Mỗi kênh một phần mềm, dữ liệu phân mảnh:

Nhân viên thị trường nhập đơn hàng trên ứng dụng riêng biệt, trong khi các cửa hàng truyền thống lại sử dụng phần mềm POS chuyên dụng. Đơn hàng từ website hoặc sàn thương mại điện tử cũng được quản lý bởi các hệ thống khác, không liên thông với phần mềm nội bộ. Mỗi lần tổng hợp, nhân viên phải nhập lại thủ công nhiều lần, mất thời gian, dễ nhầm lẫn hoặc bỏ sót, dẫn đến nguy cơ thất thoát và sai lệch số liệu.

Báo cáo thủ công, tổng hợp chậm trễ:

Việc tổng hợp dữ liệu doanh số, tồn kho, công nợ, hiệu suất bán hàng đòi hỏi phải trích xuất từ nhiều nguồn, rồi tổng hợp trên Excel hoặc các bảng biểu thủ công. Quy trình này không chỉ tốn kém thời gian mà còn dễ phát sinh lỗi. Báo cáo gửi lên lãnh đạo thường chậm trễ, không phản ánh chính xác tình hình thực tế, khiến việc ra quyết định bị động, thiếu căn cứ hoặc dựa vào số liệu đã lỗi thời.

Hiệu quả đội ngũ bán hàng khó kiểm soát:

Đội ngũ nhân viên bán hàng thị trường của Việt Hải Đăng hoạt động rộng khắp các khu vực, nhưng việc chấm công, xác thực lộ trình viếng thăm khách hàng hay kiểm tra kết quả chỉ tiêu KPI hầu hết dựa trên báo cáo tự kê khai hoặc niềm tin. Không có dữ liệu GPS, ảnh thực tế hay kiểm chứng tự động, nên rất khó phân tích đâu là tuyến bán hiệu quả, đâu là nhân viên đạt chỉ tiêu thực sự. 

Quy trình hỗ trợ khách hàng thường xuyên chậm trễ:

Khi khách hàng cần hỗ trợ, nhân viên chăm sóc phải mất thời gian tìm kiếm lịch sử đơn hàng, thông tin bảo hành, công nợ hay phản hồi trước đó trên nhiều hệ thống riêng biệt hoặc phải hỏi lại các bộ phận khác, từ đó gây lúng túng cho nhân viên, khách hàng phải chờ đợi lâu, không được phục vụ nhất quán, làm giảm sự hài lòng và uy tín thương hiệu.

Tất cả những hạn chế trên đã trở thành động lực lớn thúc đẩy Việt Hải Đăng tìm kiếm một giải pháp tổng thể – nơi mọi dữ liệu và quy trình được liên thông, tự động và minh bạch trên toàn bộ các kênh bán hàng.

Đọc thêm về: Dự án chuyển đổi số trên ERPNext của công ty Việt Hải Đăng

3. Bước chuyển mình: ERPNext tích hợp Mobiwork DMS – “Bộ não hợp nhất” cho mọi kênh bán hàng

Để giải quyết triệt để các vấn đề trên, Việt Hải Đăng quyết tâm chuyển đổi số toàn diện bằng nền tảng ERPNext tích hợp Mobiwork DMS dưới sự tư vấn, triển khai của MBW Digital. Quá trình này được thực hiện theo các bước logic, liên kết chặt chẽ:

3.1. Khảo sát hiện trạng – Chuẩn hóa nghiệp vụ

MBW Digital cùng ban lãnh đạo Việt Hải Đăng khảo sát chi tiết tất cả quy trình thực tế: cách nhân viên thị trường lên đơn, chính sách tuyến bán, chiết khấu, quy trình giao nhận, xử lý đơn hàng trả, nhập xuất tồn kho từng điểm bán. Từ đó xây dựng bộ dữ liệu chuẩn hóa (master data) gồm: danh sách sản phẩm, khách hàng, tuyến bán, kho hàng, nhân sự, chương trình khuyến mãi, chỉ tiêu KPI từng tuyến.

3.2. Xây dựng môi trường thử nghiệm & đào tạo nghiệp vụ

Hệ thống dùng thử được thiết lập dựa trên master data thực tế. Mỗi bộ phận được hướng dẫn thao tác trực tiếp trên phần mềm:

• Nhân viên bán hàng thị trường tạo đơn qua app DMS, thử nghiệm quy trình giao hàng, kiểm tra tồn kho, nhập/trả hàng.
• Bộ phận kho xác nhận xuất hàng, cập nhật tồn kho theo lô, hạn dùng, địa điểm từng kho.
• Kế toán xử lý duyệt đơn, đối soát công nợ, kiểm tra báo cáo thu chi.
• Quản lý tuyến kiểm soát lộ trình viếng thăm, KPI thực tế từng tuyến và từng nhân viên.

Qua đó, mọi lỗi quy trình, điểm chưa phù hợp sẽ được ghi nhận và điều chỉnh để đảm bảo hệ thống vận hành đúng thực tiễn doanh nghiệp.

3.3. Tích hợp đồng bộ dữ liệu mọi kênh – Hợp nhất bán hàng đa điểm

Dữ liệu được tự động đồng bộ trên các kênh:

• Đơn hàng phát sinh từ app bán hàng ngoài thị trường, POS cửa hàng, website, TMĐT đều chảy về ERPNext, tạo ra một hệ thống duy nhất cập nhật tồn kho, công nợ, trạng thái đơn, thông tin khách hàng.
• Không còn nhập lặp, không bỏ sót, không bị trùng hoặc mất đơn do lỗi thao tác.
• Dữ liệu kho được cập nhật theo thời gian thực, chia rõ từng kho, từng lô/series, từng trạng thái xuất/nhập.
• Chỉ tiêu KPI, hiệu quả viếng thăm, doanh số từng tuyến bán đều tự động đối chiếu, không còn “báo cáo khống” hoặc kê khai sai.

3.4. Tự động hóa quy trình – Đơn giản hóa vận hành, tối ưu nguồn lực

Quy trình nghiệp vụ từ lên đơn – duyệt – xuất kho – giao hàng – thu hồi công nợ – chăm sóc khách hàng đều được số hóa, chuẩn hóa và tự động hóa:

• Đơn hàng được duyệt tự động chuyển sang các bộ phận liên quan.
• Chương trình khuyến mãi, tặng hàng, trả hàng, chiết khấu… đều được cài đặt trước, phần mềm tự động áp dụng theo từng đối tượng khách hàng, từng đợt bán hàng.
• Việc đối soát công nợ, đối chiếu thanh toán cũng được tự động cập nhật theo từng giao dịch.

Sau giai đoạn thử nghiệm, toàn bộ doanh nghiệp đi vào vận hành chính thức trên hệ thống mới. MBW Digital đồng hành xử lý các phát sinh, điều chỉnh thêm các nghiệp vụ mới khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, thêm điểm bán hoặc tích hợp thêm các kênh TMĐT mới.

4. Quản trị bán hàng đa kênh – Vận hành thông minh, tăng trưởng bền vững

Đối với doanh nghiệp áp dụng quy trình quản trị bán hàng đa kênh, nhờ sự tích hợp giữa ERPNext và MobiWork DMS, quá trình truyền tải và đồng bộ dữ liệu diễn ra hoàn toàn tự động, liên tục và theo thời gian thực. Mỗi khi một đơn hàng được tạo mới trên bất kỳ kênh bán hàng nào — từ nhân viên bán hàng ngoài thị trường, điểm bán lẻ, đại lý, cho đến các kênh trực tuyến như website, app hay sàn TMĐT — toàn bộ thông tin đơn hàng sẽ lập tức được đồng bộ về hệ thống quản lý đơn hàng trung tâm trên ERPNext, bao gồm đầy đủ các trường thông tin: mã đơn hàng, danh sách sản phẩm, số lượng, giá bán, thông tin khách hàng, địa chỉ giao hàng, trạng thái đơn hàng và các chương trình khuyến mãi áp dụng.

Không chỉ dừng lại ở đơn hàng, toàn bộ dữ liệu tồn kho, hóa đơn, công nợ khách hàng, lịch sử thanh toán cũng được tự động cập nhật xuyên suốt giữa hai hệ thống. Khi có phát sinh xuất nhập kho, số liệu về tồn kho từng sản phẩm, từng lô tại từng chi nhánh sẽ được cập nhật tức thời trên cả ERPNext và MobiWork DMS, đảm bảo mọi bộ phận – từ bán hàng, kế toán, kho vận – đều nắm được số liệu chuẩn xác tại cùng một thời điểm. Các nghiệp vụ hậu mãi như bảo hành, trả hàng, đổi trả cũng được truyền tải liền mạch; lịch sử chăm sóc khách hàng, phản hồi, và thông tin bảo hành được lưu trữ đồng bộ giúp chăm sóc khách hàng hiệu quả, không sót dữ liệu.

Điểm nổi bật của việc truyền tải dữ liệu theo mô hình này chính là sự đồng bộ hai chiều, tự động hóa và liên tục. Doanh nghiệp không cần thao tác thủ công, không phải xuất nhập dữ liệu qua Excel hay email như cách làm truyền thống. Mọi thao tác phát sinh trên hệ thống DMS (như cập nhật khách hàng mới, xác nhận đơn hàng, thanh toán…) đều được phản ánh tức thì lên ERPNext và ngược lại. Nhờ đó, lãnh đạo chỉ cần đăng nhập một lần vào dashboard trung tâm là đã có thể giám sát toàn bộ chuỗi bán hàng, kiểm soát tồn kho, dòng tiền và kết quả kinh doanh theo thời gian thực, không bị gián đoạn hay sai lệch.

5. Kết luận: ERPNext và Mobiwork DMS – Lựa chọn chiến lược cho bán hàng đa kênh

Việc mở rộng kênh phân phối luôn đi kèm với những thách thức trong việc quản lý và đồng bộ thông tin. ERPNext và Mobiwork DMS không chỉ là phần mềm quản lý, mà là một nền tảng toàn diện giúp doanh nghiệp xây dựng hệ sinh thái vận hành hiện đại từ tự động hóa quy trình, quản lý linh hoạt đến cập nhật thông tin theo thời gian thực. 

Với Mobiwork DMS, doanh nghiệp có thể nhanh chóng quản lý kênh phân phối cực kỳ hiệu quả với nhiều tính năng nâng cao như e-routing, tự động áp dụng chiết khấu, phân tuyến thông minh, chụp ảnh trưng bày,v.v…

Với ERPNext, doanh nghiệp có thể số hóa quản lý mọi kênh bán hàng còn lại như:

• Bán hàng trên Website 
• Bán hàng TMĐT, tích hợp với cả Sàn TMĐT trong nước và quốc tế như Shopee, Lazada, Shopify, Woocommerce,…
• Bán hàng tại cửa hàng, showroom với POS
• Bán hàng hợp đông, đấu thầu dự án, B2B/B2C… 

Trong bối cảnh cạnh tranh đa kênh, doanh nghiệp thành công là doanh nghiệp kiểm soát tốt dữ liệu, tối ưu vận hành và phản ứng nhanh với nhu cầu thị trường. ERPNext không chỉ tích hợp với Mobiwork DMS mà còn tích hợp với nhiều hệ thống, mà còn đóng vai trò như một “trung tâm điều hành” hợp nhất toàn bộ quy trình kinh doanh từ bán hàng, kế toán đến tồn kho và chăm sóc khách hàng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý đơn hàng từ nhiều kênh, mất nhiều thời gian cho việc tổng hợp và đối chiếu số liệu thủ công mỗi ngày, thì ERPNext chính là nền tảng lý tưởng để bắt đầu hành trình chuyển đổi số đa kênh. Thay vì quản lý rời rạc, ERPNext giúp bạn kết nối mọi kênh bán hàng vào một nền tảng duy nhất, tạo ra dòng dữ liệu xuyên suốt, giảm thiểu sai sót, tối ưu vận hành và tạo đà tăng trưởng bền vững. Liên hệ ngay với MBW Digital – đối tác chính thức triển khai ERPNext tại Việt Nam – qua Zalo/Hotline 0983 492 716 để được tư vấn và demo miễn phí giải pháp phù hợp với nhu cầu thực tế của bạn.