Quản lý chất lượng sản phẩm là một yếu tố then chốt trong việc đảm bảo sản phẩm đạt tiêu chuẩn trước khi đưa ra thị trường. Trong hệ thống ERPNext, tính năng Quality Alert giúp tự động cảnh báo ngay lập tức khi phát hiện vấn đề về chất lượng. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu rủi ro sản phẩm lỗi mà còn đảm bảo tính hiệu quả trong quy trình sản xuất. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập và sử dụng tính năng Quality Alert để cải thiện quy trình kiểm tra chất lượng trong doanh nghiệp.

❯❯ Đọc thêm về Phân hệ quản lý chất lượng ERPNext

Tại sao cần tính năng Quality Alert trong ERPNext?

Kiểm tra chất lượng luôn là một phần quan trọng trong quy trình sản xuất của bất kỳ doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, để phát hiện các sự cố chất lượng một cách nhanh chóng và hiệu quả, nhiều công ty vẫn gặp phải khó khăn trong việc theo dõi và xử lý các vấn đề này. Chính vì vậy, Quality Alert trong ERPNext là một tính năng mạnh mẽ giúp tự động cảnh báo ngay khi sản phẩm không đạt chất lượng.

Việc sử dụng Quality Alert giúp doanh nghiệp có thể chủ động hơn trong việc kiểm tra chất lượng và giảm thiểu các sai sót trong sản phẩm cuối cùng. Khi vấn đề chất lượng được phát hiện và cảnh báo kịp thời, đội ngũ sản xuất có thể xử lý nhanh chóng, từ đó tiết kiệm chi phí và thời gian, đồng thời nâng cao chất lượng sản phẩm.

“Chúng tôi có thể phát hiện sự cố chất lượng ngay khi chúng phát sinh, điều này giúp giảm thiểu các rủi ro và chi phí phát sinh từ việc sản xuất lại các lô sản phẩm.” – Khách hàng 

Hướng dẫn thiết lập Quality Alert trong ERPNext

Để thiết lập tính năng Quality Alert trong ERPNext, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1. Kích hoạt phân hệ Quality

Truy cập Module Setup > Quality Management, đảm bảo rằng các quyền truy cập và vai trò liên quan đến chất lượng đã được bật cho người dùng phù hợp.

Nếu bạn chưa thấy module Quality, hãy kiểm tra tại:
Settings > Domain Settings và đảm bảo đã bật Manufacturing hoặc Quality domain.

Bước 2. Tạo Quality Inspection Template (Mẫu kiểm tra chất lượng)

Đi tới: Quality > Quality Inspection Template
Tạo mới một template để định nghĩa các tiêu chí đánh giá như thông số kỹ thuật, giới hạn chấp nhận (acceptance limits), đơn vị đo, v.v.

• Mỗi template có thể áp dụng cho Item cụ thể hoặc nhóm hàng.

• Bạn có thể tạo nhiều template cho từng tình huống kiểm tra: Before Purchase, Before Delivery, hoặc In Process.

Bước 3. Cấu hình điều kiện sinh cảnh báo chất lượng (Quality Alert)

Khi một đợt kiểm tra chất lượng (Quality Inspection) không đạt yêu cầu (status = Failed), hệ thống sẽ cho phép bạn tạo một Quality Alert để xử lý vấn đề.

Đi tới: Quality > Quality Alert
Nhấn New và điền các trường sau:

• Item: Sản phẩm phát sinh lỗi

• Reference Type: Chọn loại tài liệu liên quan (ví dụ: Purchase Receipt, Work Order…)

• Reference Name: Tài liệu cụ thể liên quan đến vấn đề

• Description: Mô tả lỗi

• Raised By: Người phát hiện vấn đề

Bạn có thể gắn Tag hoặc gán cho Department để theo dõi xử lý cảnh báo theo nhóm.

Bước 4. Tự động gửi thông báo khi có Quality Alert

ERPNext hỗ trợ tự động thông báo qua email khi phát sinh Quality Alert, bằng cách sử dụng:

• Email Alert (Notification):
  Vào Settings > Notification, tạo thông báo mới với điều kiện:

  • Document Type: Quality Alert

  • Condition: doc.status == 'Open' hoặc theo doc.workflow_state

  • Thiết lập người nhận: qua Rule, Role hoặc Email cụ thể

Bạn có thể tích hợp với SMS Gateway, hoặc kích hoạt Slack/Webhook notification nếu cần cảnh báo theo thời gian thực.

Bước 5. Thiết lập quy trình xử lý cảnh báo

Sau khi Quality Alert được tạo, bạn có thể:

• Giao cho một nhân sự phụ trách xử lý (Assign To)

• Gắn trạng thái xử lý theo Workflow: Open → Under Review → Resolved

• Ghi chú nguyên nhân, hành động khắc phục và phòng ngừa (CAPA – Corrective and Preventive Action)

Việc xử lý đầy đủ từng Quality Alert sẽ giúp doanh nghiệp duy trì hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn ISO.

Cách cấu hình các loại cảnh báo chất lượng trong ERPNext

Tính năng Quality Alert trong ERPNext cung cấp một số loại cảnh báo có thể cấu hình tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp:

1. Cảnh báo tự động:
   Khi sản phẩm không đạt yêu cầu kiểm tra chất lượng, hệ thống sẽ tự động gửi cảnh báo cho các bộ phận liên quan, bao gồm bộ phận sản xuất và quản lý chất lượng.

2. Cảnh báo theo nhóm:
   Bạn có thể cấu hình hệ thống để gửi cảnh báo cho một nhóm người dùng nhất định, chẳng hạn như nhóm kiểm soát chất lượng hoặc nhóm sản xuất.

3. Cảnh báo theo mức độ nghiêm trọng:
   ERPNext cho phép bạn thiết lập cảnh báo theo mức độ nghiêm trọng, từ cảnh báo nhẹ đến cảnh báo khẩn cấp, giúp người nhận biết được mức độ cần thiết của hành động.

4. Cảnh báo về lỗi ngoài tiêu chuẩn:
   Cảnh báo sẽ được kích hoạt khi phát hiện sản phẩm không đạt yêu cầu về một hoặc nhiều tiêu chí chất lượng, giúp doanh nghiệp nhanh chóng xử lý vấn đề.

Quy trình kích hoạt và xử lý cảnh báo chất lượng

Khi hệ thống gửi cảnh báo, quy trình xử lý sẽ như sau:

1. Nhận cảnh báo:
   Các bộ phận liên quan sẽ nhận được cảnh báo qua email hoặc thông báo trực tiếp trên hệ thống ERPNext.

2. Đánh giá và xác nhận:
   Đội ngũ kiểm tra chất lượng sẽ đánh giá cảnh báo và xác nhận xem lỗi có thực sự xảy ra hay không, và nếu có, đánh giá mức độ nghiêm trọng.

3. Xử lý và khắc phục:
   Sau khi xác nhận lỗi, các bộ phận cần thiết sẽ triển khai các biện pháp để xử lý vấn đề, bao gồm việc tái kiểm tra sản phẩm, thay đổi quy trình sản xuất hoặc thông báo cho nhà cung cấp.

4. Ghi nhận và báo cáo kết quả:
   Sau khi xử lý xong, kết quả sẽ được ghi nhận trong hệ thống để theo dõi và phân tích trong các báo cáo sau này.

Báo cáo và phân tích kết quả cảnh báo chất lượng

ERPNext cung cấp các báo cáo chi tiết về các cảnh báo chất lượng, giúp doanh nghiệp phân tích các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất. Các báo cáo này giúp các nhà quản lý:

• Theo dõi tần suất và loại lỗi:
  Nhờ vào các báo cáo này, bạn có thể xác định được tần suất xuất hiện của các lỗi chất lượng và loại lỗi thường gặp.

• Phân tích nguyên nhân:
  Các báo cáo cung cấp cái nhìn rõ ràng về nguyên nhân gây ra các lỗi chất lượng, từ đó giúp bạn có những điều chỉnh cần thiết trong quy trình sản xuất.

• Cải tiến quy trình:
  Dựa trên phân tích báo cáo, bạn có thể tối ưu hóa quy trình sản xuất để giảm thiểu lỗi chất lượng trong tương lai.

Lưu ý trong việc sử dụng Quality Alert ERPNext

Dưới đây là một số best practices khi sử dụng tính năng Quality Alert trong ERPNext:

• Thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng:
  Đảm bảo rằng các tiêu chuẩn chất lượng được xác định rõ ràng ngay từ đầu để tránh sai sót trong quá trình kiểm tra.

• Đào tạo nhân viên về cảnh báo chất lượng:
  Cung cấp đào tạo cho nhân viên về cách nhận và xử lý cảnh báo chất lượng để tối ưu hóa quy trình xử lý.

• Liên tục theo dõi và cải tiến:
  Dựa trên các báo cáo phân tích, liên tục theo dõi và cải tiến quy trình kiểm tra chất lượng để đảm bảo sản phẩm luôn đạt tiêu chuẩn.

Kết luận và bước tiếp theo

Tính năng Quality Alert ERPNext mang lại nhiều lợi ích trong việc nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng. Việc tự động hóa cảnh báo chất lượng giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu chi phí và rủi ro sản phẩm lỗi. Để triển khai hiệu quả tính năng này, hãy đảm bảo rằng các bước thiết lập và xử lý cảnh báo được thực hiện một cách hợp lý và hiệu quả.

Để triển khai hiệu quả tính năng này, MBW Digital – đối tác được chứng nhận của Frappe – sẽ hỗ trợ bạn thiết lập và tối ưu hóa quy trình. Đăng ký tư vấn 1-1 ngay hôm nay để khám phá cách ERPNext có thể giúp doanh nghiệp bạn quản lý chất lượng hiệu quả hơn!

Đọc thêm về module ERPNext quality

• ERPNext Quality – Giải pháp quản lý chất lượng tối ưu trên hệ thống ERPNext

• Hướng dẫn kiểm tra chất lượng ERPNext: Quy trình Quality Inspection chi tiết

• Quy trình kiểm soát chất lượng ERPNext: Thiết lập & vận hành toàn diện

• Quản lý chất lượng nhà cung cấp với ERPNext: Thiết lập Supplier Quality đầu vào

• Báo cáo và phân tích KPI chất lượng trong ERPNext

Bài viết này đã cung cấp một cái nhìn chi tiết về tính năng Quality Alert ERPNext, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kiểm soát chất lượng và nâng cao hiệu quả sản xuất.