Trong bối cảnh thị trường phân phối ngày càng cạnh tranh, việc nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều công ty – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ – vẫn đang loay hoay với bài toán dữ liệu phân tán, quy trình chăm sóc khách hàng rời rạc, thiếu sự liên thông giữa các phòng ban và hệ thống công nghệ.
Câu chuyện chuyển đổi số tại Công ty TNHH Thương Mại Việt Hải Đăng là một ví dụ tiêu biểu cho quá trình giải quyết bài toán này. Từ một doanh nghiệp sử dụng tổng đài Callio độc lập để phục vụ chăm sóc khách hàng, Việt Hải Đăng đã từng bước nhận ra giới hạn của mô hình vận hành cũ và mạnh dạn lựa chọn giải pháp số hóa tổng thể với ERPNext. Đặc biệt, việc tích hợp sâu Callio vào hệ thống ERPNext đã mang lại bước tiến đột phá trong tối ưu hóa quy trình, đồng bộ dữ liệu và nâng cao trải nghiệm khách hàng toàn diện.
Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết hành trình của Việt Hải Đăng – từ bối cảnh thực tế, những thách thức khi tăng trưởng nhanh, cho tới giải pháp tích hợp công nghệ và những giá trị vượt trội đạt được sau khi ứng dụng ERPNext kết hợp tổng đài Callio.
1. Việt Hải Đăng và bài toán CSKH khi tăng trưởng nóng quy mô
Công ty TNHH Thương Mại Việt Hải Đăng là một trong những đơn vị phân phối uy tín hàng đầu trong lĩnh vực dầu nhớt, săm lốp và phụ tùng xe tại miền Tây Nam Bộ. Doanh nghiệp hiện là nhà phân phối chính thức của nhiều thương hiệu nổi tiếng quốc tế như Caltex – thương hiệu dầu nhớt cao cấp thuộc sở hữu của tập đoàn Chevron (Hoa Kỳ), Sobek – sản phẩm của Omexey Industrial Rubber Corporation (Đài Loan), cùng dòng sơn chất lượng cao Samurai từ Malaysia. Ngoài ra, để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của khách hàng, Việt Hải Đăng còn mở rộng danh mục sản phẩm sang các dòng hóa chất, phụ kiện và chất trám đa năng từ thương hiệu Selleys – nổi bật trong ngành phụ kiện và hóa chất xây dựng.
Trải qua hơn 5 năm phát triển, Việt Hải Đăng đã xây dựng được vị thế vững chắc tại khu vực Cần Thơ và các tỉnh miền Tây lân cận, trở thành đối tác đáng tin cậy của hàng trăm đại lý phụ tùng ô tô – xe máy, các trung tâm bảo dưỡng, gara sửa chữa phương tiện và cửa hàng bán lẻ phụ tùng. Sự đa dạng về sản phẩm giúp công ty có khả năng phục vụ nhiều phân khúc khách hàng khác nhau – từ các đại lý cấp lớn, các cửa hàng khu vực đến các xưởng dịch vụ và người tiêu dùng cá nhân, góp phần gia tăng độ phủ và nâng cao giá trị thương hiệu trên thị trường.
Với quy mô đội ngũ khoảng 25–50 nhân sự, Việt Hải Đăng hoạt động theo mô hình doanh nghiệp phân phối vừa và nhỏ nhưng liên tục đạt tốc độ tăng trưởng mạnh mẽ, buộc doanh nghiệp phải thường xuyên mở rộng kho bãi, tăng số lượng mã hàng (SKU) và đa dạng hóa các kênh phân phối. Tuy nhiên, tốc độ phát triển nhanh lại đi kèm nhiều thách thức nội tại – đặc biệt là về quản trị vận hành và kiểm soát dữ liệu.
Trước khi chuyển đổi số, Việt Hải Đăng quản lý hoạt động kinh doanh chủ yếu qua Google Sheet – mỗi bộ phận tự tổng hợp, lưu trữ dữ liệu riêng về bán hàng, kho vận, tài chính, chăm sóc khách hàng. Điều này dẫn đến tình trạng dữ liệu bị phân mảnh, thiếu nhất quán, dễ xảy ra sai sót hoặc trùng lặp, đồng thời gây khó khăn lớn cho việc tổng hợp báo cáo và kiểm tra đối chiếu giữa các bộ phận. Đặc biệt, dù đã ứng dụng Callio – nền tảng tổng đài số cho phép ghi âm và lưu trữ lịch sử cuộc gọi với khách hàng – nhưng hệ thống này lại hoạt động độc lập, không được kết nối với các phần mềm quản lý đơn hàng, tồn kho hay công nợ.
Điều này dẫn đến một số vấn đề trong thực tế:
- Khi khách hàng gọi đến, nhân viên chăm sóc phải mất nhiều thời gian tìm kiếm thủ công thông tin đơn hàng, công nợ, lịch sử bảo hành trên nhiều file hoặc hệ thống khác nhau, khiến trải nghiệm khách hàng bị gián đoạn.
- Không thể theo dõi đầy đủ hành trình khách hàng – từ khi tiếp cận, đặt hàng, giao hàng, bảo trì, xử lý khiếu nại cho đến các chương trình chăm sóc tái mua hoặc tri ân khách hàng thân thiết.
- Ban lãnh đạo không có dữ liệu tổng hợp tức thời để đánh giá hiệu quả hoạt động chăm sóc khách hàng, nhận diện các điểm chạm then chốt trên hành trình mua sắm hoặc kịp thời phát hiện các vấn đề phát sinh trong quy trình dịch vụ.
Ngoài ra, quy trình phối hợp giữa các bộ phận như bán hàng, kho vận, kế toán, chăm sóc khách hàng… vẫn còn dựa nhiều vào các thao tác thủ công, gửi email, trao đổi qua Zalo hoặc điện thoại, dẫn tới chậm trễ trong xử lý yêu cầu, dễ xảy ra nhầm lẫn, bỏ sót thông tin hoặc giao tiếp không nhất quán với khách hàng. Sự thiếu đồng bộ này không chỉ làm giảm hiệu quả vận hành mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường ngày càng khốc liệt.
2. Tháo gỡ khó khăn với Giải pháp ERPNext tích hợp Callio
Để giải quyết vấn đề trên, MBW Digital đã triển khai mô hình tích hợp theo hướng “push-pull” giữa Callio và ERPNext. Đây là giải pháp kết nối hai hệ thống độc lập thành một quy trình chăm sóc và quản lý khách hàng liền mạch, hiện đại.
Về mặt kỹ thuật, Callio đóng vai trò là “điểm khởi phát” của mọi tương tác qua điện thoại. Cụ thể, mỗi khi có cuộc gọi đến, gọi đi, bị nhỡ hoặc kết thúc trên Callio, sự kiện này sẽ được tự động “đẩy” (push) sang ERPNext. Hệ thống ERPNext ngay lập tức tiếp nhận thông tin về cuộc gọi, kiểm tra số điện thoại trên cơ sở dữ liệu khách hàng (Customer/Lead/Opportunity) hiện có, từ đó:
- Nếu số điện thoại đã tồn tại trong hệ thống: Cuộc gọi và toàn bộ thông tin liên quan sẽ được tự động đính kèm vào hồ sơ khách hàng tương ứng. Nhân viên chăm sóc hoặc kinh doanh chỉ cần mở hồ sơ khách hàng trên ERPNext là có thể xem toàn bộ lịch sử đơn hàng gần nhất, các giao dịch đã thực hiện, trạng thái bảo hành, công nợ… mà không phải tra cứu thủ công trên nhiều phần mềm.
- Nếu số điện thoại chưa từng xuất hiện: Hệ thống ERPNext sẽ đề xuất tự động tạo mới một khách hàng tiềm năng (lead) hoặc cập nhật vào danh sách khách hàng để theo dõi và chăm sóc sau này. Việc này giúp doanh nghiệp không bỏ sót bất kỳ liên hệ nào có giá trị, đồng thời mở rộng tệp khách hàng một cách chủ động, chính xác.
Ngoài ra, tất cả các thông tin phát sinh trong quá trình chăm sóc khách hàng, như ghi chú trao đổi, trạng thái giao dịch, lịch sử bảo trì, các vấn đề bảo hành hoặc tình hình công nợ, đều được cập nhật và hiển thị trực quan trên một giao diện duy nhất. Điều này tạo ra sự liền mạch trong quá trình chăm sóc, giúp doanh nghiệp theo dõi chế độ hậu mãi, nắm bắt kịp thời các vấn đề phát sinh và hạn chế tình trạng khách hàng phải lặp lại thông tin khi liên hệ nhiều lần – một điểm cộng rất lớn trong trải nghiệm dịch vụ.
Mô hình tích hợp này không chỉ giải quyết bài toán kết nối dữ liệu khách hàng, mà còn là bước chuyển hóa quan trọng đưa Việt Hải Đăng từ vận hành phân mảnh sang mô hình quản trị tích hợp hiện đại. Nhờ dữ liệu liên thông, quy trình chăm sóc khách hàng trở nên chủ động, minh bạch, đồng bộ giữa các bộ phận bán hàng, kế toán, bảo hành và chăm sóc sau bán hàng.
Về lâu dài, giải pháp này còn tạo nền tảng để doanh nghiệp mở rộng khả năng tích hợp với các module khác trong ERPNext như Helpdesk (quản lý ticket hỗ trợ khách hàng), Project (theo dõi dự án triển khai hoặc bảo trì cho khách), Subscription (quản lý dịch vụ định kỳ, nhắc bảo trì, gia hạn hợp đồng…). Ngoài ra, việc kết hợp dữ liệu cuộc gọi sẽ giúp Việt Hải Đăng khai thác tối đa nguồn dữ liệu tương tác đa kênh, nâng cao năng lực cá nhân hóa dịch vụ và tối ưu hiệu quả chăm sóc khách hàng toàn diện.
3. ERPNext chuyển đổi mô hình phân phối toàn diện cho Việt Hải Đăng
Trong quá trình chuyển đổi số, ERPNext không chỉ tích hợp với tổng đài Callio nhằm hợp nhất toàn bộ dữ liệu chăm sóc khách hàng, mà còn hỗ trợ quản trị tổng thể cho toàn bộ hoạt động doanh nghiệp. Việc triển khai ERPNext đã giúp Việt Hải Đăng đồng bộ các khâu từ quản lý kho, bán hàng đa kênh, kế toán – công nợ, quản trị nhân sự, quản lý chương trình khuyến mãi và báo cáo điều hành doanh nghiệp theo thời gian thực. Điểm đặc biệt của dự án là ERPNext còn liên thông trực tiếp với hệ thống DMS chuyên sâu cho phân phối, tạo thành một chuỗi luồng dữ liệu khép kín từ khâu nhập hàng – quản lý tồn kho – đặt hàng đa kênh – giao nhận – thu tiền – quản trị khách hàng và hậu mãi.
Cụ thể:
3.1 Quản lý kho & phân phối:
Việt Hải Đăng quản lý hàng chục kho ở nhiều địa điểm, số lượng SKU lớn, luân chuyển liên tục. Với ERPNext và DMS, toàn bộ nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê được số hóa, minh bạch từ lúc hàng về đến khi phân phối tới từng đại lý/khách hàng. Hệ thống không chỉ cho phép theo dõi tồn kho thực tế mà còn tính được tồn kho dự kiến – luôn biết chính xác còn bao nhiêu hàng “có thể bán” trên tất cả các kênh. Tính năng này giúp doanh nghiệp tránh được hiện tượng “bán nhầm hàng hết”, hoặc giữ hàng tồn kho quá lớn, đồng thời cung cấp dữ liệu real-time cho bộ phận mua hàng chủ động tái đặt hàng đúng lúc.
3.2 Quản lý bán hàng đa kênh
Trước đây, mỗi kênh bán đều vận hành tách biệt, khiến đơn hàng trùng lặp, khó kiểm soát công nợ và chính sách giá. Sau triển khai ERPNext – DMS, tất cả đơn hàng dù xuất phát từ đâu đều quy về một “cơ sở dữ liệu” tập trung, tự động kiểm tra tồn kho, áp chính sách giá/chiết khấu riêng từng khách, đồng bộ với lịch sử giao dịch và công nợ của khách hàng. Nhân viên ngoài thị trường dùng app di động để lên đơn, check-in, ghi chú, chụp ảnh điểm bán. Đơn hàng đổ thẳng vào hệ thống, không cần nhập lại thủ công, vừa tiết kiệm thời gian, vừa giảm sai sót.
||Đọc thêm: Việt Hải Đăng – Số hóa bán hàng đa kênh với bộ đôi ERPNext & Mobiwork DMS
3.3 Tự động hóa áp dụng chương trình khuyến mãi, chiết khấu
ERPNext giúp Việt Hải Đăng dễ dàng thiết lập hàng loạt chương trình khuyến mãi như mua x tặng y, chiết khấu theo sản lượng/tháng, ưu đãi riêng cho từng đại lý lớn… Mỗi đơn hàng lên hệ thống đều được tự động áp dụng đúng chương trình, không còn tình trạng nhầm lẫn hay “mất ưu đãi” do lỗi con người. Các đợt “kích cầu” thị trường được triển khai nhanh, đo hiệu quả tức thời bằng các báo cáo động.
3.4 Quản lý nhân sự & đội ngũ bán hàng tuyến
Không chỉ quản lý nhân sự văn phòng, ERPNext cho phép kiểm soát đội ngũ nhân viên thị trường: từ phân quyền, giao tuyến bán, chấm công di động, quản lý lộ trình, đến giám sát hiệu suất thực tế qua KPI, số lần viếng thăm, doanh số từng tuyến/ngày/tháng. Nhờ vậy, Việt Hải Đăng xây dựng được đội ngũ bán hàng năng động, đo lường được hiệu quả thực tế, chủ động khen thưởng hoặc điều chỉnh chỉ tiêu phù hợp
3.5 Kế toán, công nợ, báo cáo tài chính:
Dữ liệu đơn hàng, giao nhận, bán hàng, thu tiền… đều “chảy” xuyên suốt về hệ thống kế toán. Kế toán chỉ cần kiểm tra, duyệt hóa đơn, hạch toán tự động, theo dõi công nợ theo từng khách hàng, từng đơn, từng nhóm đại lý. Các báo cáo doanh thu, công nợ, lợi nhuận, tồn kho, KPI từng nhân viên được cập nhật theo thời gian thực, hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh và chính xác.
4. Về dự án quản trị vận hành doanh nghiệp Việt hải Đăng trên ERPNext
Dự án chuyển đổi số tại Việt Hải Đăng được thực hiện theo mô hình “cuốn chiếu” sát thực tiễn và phù hợp với tốc độ vận hành của doanh nghiệp. Giai đoạn đầu tiên, đội ngũ MBW Digital tiến hành khảo sát toàn diện thực trạng hoạt động của Việt Hải Đăng, từ mô hình tổ chức, quy trình quản lý kho, bán hàng, nhân sự, đến cách các phòng ban phối hợp và sử dụng dữ liệu. Đây là bước quan trọng để nhận diện rõ những điểm nghẽn, vấn đề đặc thù và những yêu cầu riêng biệt của ngành phân phối dầu nhớt, phụ tùng xe.
Sau khảo sát, MBW Digital cùng doanh nghiệp xây dựng bộ master data chuẩn hóa – bao gồm danh mục sản phẩm, hồ sơ khách hàng, danh sách nhân sự, thông tin các kho hàng và chi nhánh. Tiếp đó, quá trình đào tạo nhân viên từng phòng ban được tổ chức sát với nghiệp vụ thực tế. Các cán bộ bán hàng, kho, kế toán, chăm sóc khách hàng… đều được thực hành các thao tác trực tiếp trên hệ thống mới, từ khâu nhập đơn, xuất kho, xử lý trả hàng đến quản lý công nợ, kiểm soát khuyến mãi và các nghiệp vụ đặc thù như nhập – xuất theo series, hoặc quản lý mã hàng thay thế. Trong suốt giai đoạn này, đội ngũ tư vấn và kỹ thuật ghi nhận các khó khăn, điều chỉnh quy trình cho phù hợp, bổ sung các tính năng đặc thù ngành mà phần mềm chuẩn không đáp ứng hoàn toàn.
Đọc thêm: Tổng quan về dự án ERPNext triển khai tại công ty Việt Hải Đăng
Khi toàn bộ quy trình đã vận hành ổn định ở quy mô dùng thử, MBW Digital bắt đầu thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ các hệ thống cũ, đồng bộ hóa và tích hợp toàn bộ các kênh – từ Webshop, Callio, DMS, cho đến app mobile bán hàng. Việc này giúp Việt Hải Đăng sở hữu một “bức tranh tổng thể” dữ liệu toàn doanh nghiệp mà trước đây chưa từng có.
Giai đoạn Go-live đánh dấu bước chuyển sang vận hành thực tế trên hệ thống mới. MBW Digital duy trì hỗ trợ sát cánh cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình, nhanh chóng xử lý các vướng mắc, nâng cấp bổ sung tính năng khi phát sinh yêu cầu thực tế, đảm bảo vận hành liên tục và hiệu quả.
Đặc biệt, sự tích hợp giữa DMS và ERPNext mang lại cho Việt Hải Đăng những lợi thế rõ rệt. DMS phát huy thế mạnh quản lý bán hàng phân phối, kiểm soát tuyến, giám sát lộ trình và viếng thăm khách hàng ngoài thị trường – những yếu tố cốt lõi với ngành phân phối. Trong khi đó, ERPNext giữ vai trò “hệ thần kinh trung ương”, tích hợp tổng thể các nghiệp vụ kế toán, kho vận, nhân sự, quản trị khách hàng, và dễ dàng mở rộng thêm các module khi doanh nghiệp phát triển.
5. Lợi ích triển khai ERPNext nói chung và tích hợp Callio nói riêng
Sau một thời gian vận hành thực tế, bộ giải pháp ERPNext & DMS tích hợp đã mang lại loạt giá trị chuyển đổi mạnh mẽ cho Việt Hải Đăng. Dữ liệu của doanh nghiệp được tập trung, liên thông xuyên suốt giữa các phòng ban; lãnh đạo dễ dàng kiểm soát toàn bộ hoạt động trong chuỗi giá trị – từ nhập hàng, bán hàng, thu hồi công nợ đến chăm sóc khách hàng. Đơn hàng từ nhiều kênh được đồng bộ tức thời, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian xử lý đơn và nâng cao chất lượng phục vụ.
Doanh nghiệp chủ động kiểm soát tồn kho, giảm thiểu rủi ro hết hàng hoặc tồn kho ảo, từ đó tối ưu hóa vốn lưu động. Đội ngũ bán hàng được quản lý và hỗ trợ hiệu quả, doanh số tăng trưởng rõ rệt nhờ kiểm soát tuyến, tăng số lần viếng thăm và khai thác thị trường thực địa tốt hơn. Báo cáo realtime cung cấp cho ban lãnh đạo công cụ ra quyết định linh hoạt, nhanh nhạy với diễn biến thị trường và kịp thời điều chỉnh chiến lược kinh doanh.
Và trên hết, trải nghiệm khách hàng được nâng tầm rõ rệt: mọi thông tin giao dịch, chăm sóc, lịch sử mua hàng đều đầy đủ, phản hồi tức thì, giúp củng cố niềm tin và giữ chân khách hàng trung thành. Từ một doanh nghiệp phân phối truyền thống, Việt Hải Đăng đã chuyển mình mạnh mẽ sang mô hình quản trị tích hợp, dữ liệu xuyên suốt – tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô, phát triển đa kênh và chinh phục thành công trên thị trường hiện đại.
6. Kết luận
Triển khai giải pháp ERPNext tích hợp với Callio không chỉ đơn thuần là một bước tiến quan trọng về mặt kỹ thuật, mà còn là chiến lược tái cấu trúc cách doanh nghiệp vận hành và phục vụ khách hàng tại Việt Hải Đăng, cũng như bất kỳ công ty nào khác đang gặp vấn đề tương tự.
Thay vì để thông tin khách hàng rải rác ở nhiều hệ thống, việc kết nối các nền tảng lại với nhau giúp doanh nghiệp nắm bắt dữ liệu theo thời gian thực, cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng hơn – chính xác hơn và mang đến trải nghiệm nhất quán, liền mạch cho khách hàng ở mọi điểm chạm.
Từ câu chuyện của Việt Hải Đăng có thể thấy ERPNext không chỉ là phần mềm quản trị mà còn là trung tâm tích hợp dữ liệu và điều phối toàn bộ chuỗi hoạt động của doanh nghiệp từ trước bán hàng, trong bán hàng đến sau bán hàng. Trong bối cảnh thị trường liên tục biến động, một nền tảng ERP mở, linh hoạt và dễ mở rộng như ERPNext trở thành giải pháp không thể thiếu đối với những doanh nghiệp muốn phát triển bền vững và thích ứng nhanh với thay đổi.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn vì quy trình rời rạc, dữ liệu phân tán, và không có cái nhìn tổng thể về khách hàng — ERPNext chính là giải pháp. Hãy liên hệ ngay với MBW Digital – Đối tác triển khai ERPNext chính thức và duy nhất tại Việt Nam để được hỗ trợ tư vấn và triển khai theo Zalo/Hotline 0983 492 716.
