Nhằm đáp ứng yêu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp Việt Nam, MBW Digital đã phát triển, lập trình nâng cấp phân hệ Mua hàng nguyên bản của ERPNext bao gồm: bổ sung doctype Chứng từ Mua hàng (Purchase Voucher) làm trung gian tính thuế và phân bổ giá vốn, liên kết với module Kế toán để hạch toán tự động, đáp ứng các quy định về mua hàng dịch vụ – trong nước – nhập khẩu và tuân thủ  chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).

1. Bổ sung doctype Purchase voucher làm trung gian hạch toán, tính thuế, phân bổ giá vốn

Chứng từ Mua hàng (Purchase Voucher) là doctype được bổ sung trên hệ thống MBW Next – Phiên bản ERPNext Vietnam Localization do MBW Digital phát triển. 

Purchase Voucher được sử dụng như doctype trung gian giữa Purchase order – Purchase invoice, nhằm chuẩn hóa và hoàn thiện quy trình xử lý nghiệp vụ mua hàng trên hệ thống. Tính năng này được thiết kế để hỗ trợ các nghiệp vụ có cấu trúc phức tạp như tính thuế, hạch toán tự động theo hệ thống tài khoản VAS và phân bổ chi phí phục vụ xác định giá vốn theo đúng quy định tại Việt Nam. Cụ thể:

• Bổ sung và quản lý đầy đủ thông tin về thuế trong nghiệp vụ mua hàng, bao gồm thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan như thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế chống bán phá giá. Hệ thống cho phép xác định rõ tài khoản thuế (3331, 3333, 133…) và tách riêng các khoản thuế này khỏi giá trị phải trả nhà cung cấp, đảm bảo hạch toán đúng bản chất.
• Hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng linh hoạt như chi phí trước hải quan, chi phí đưa hàng về kho, chiết khấu mua hàng… theo số lượng hoặc giá trị hàng hóa, phù hợp với từng loại hàng và từng lô mua cụ thể.
• Tự động tạo hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice): Sau khi tạo thành công Chứng từ mua hàng, hệ thống tự động sinh Hóa đơn mua hàng tương ứng, đảm bảo dữ liệu xuyên suốt giữa nghiệp vụ mua hàng và kế toán.

Chi tiết: Tính năng Chứng từ mua hàng (Purchase Voucher) trên MBW Next – Phân bổ chi phí & giá vốn đúng chuẩn VAS

2. Chuẩn hóa luồng quy trình nghiệp vụ mua hàng

Trong thực tế, doanh nghiệp cần phân biệt nhiều loại hình mua hàng khác nhau để xử lý kế toán phù hợp. Tuy nhiên, ERPNext chưa hỗ trợ phân loại rõ ràng các nghiệp vụ như:

• Mua dịch vụ: Bao gồm dịch vụ sử dụng trực tiếp (quảng cáo, bảo trì…) và dịch vụ cấu thành giá vốn hàng hóa (vận chuyển, bốc xếp…).
• Mua hàng hóa trong nước: Luồng nghiệp vụ tiêu chuẩn từ đặt hàng đến thanh toán và ghi nhận công nợ.
• Mua hàng hóa nhập khẩu: Bao gồm xử lý ngoại tệ, thuế nhập khẩu, chi phí trước và sau hải quan, cùng việc xác định giá vốn thực tế.

Khi tạo Purchase Invoice (Hóa đơn mua hàng), hệ thống ERPNext không có trường xác định bản chất nghiệp vụ, dẫn đến việc không thể tự động sinh các chứng từ và bút toán phù hợp với từng loại giao dịch. 

Với tính năng Purchase Voucher, người dùng có thể chọn lọai hóa đơn mua hàng tương ứng với 1 trong 5 nghiệp vụ mua hàng theo quy định ở Việt Nam:

• Mua trong nước có nhập kho
• Mua trong nước không qua kho
• Mua nhập khẩu nhập kho
• Mua nhập khẩu không qua kho
• Mua dịch vụ

Sau khi chọn loại hình mua hàng, hệ thống sẽ tự động hiển thị template thuế đã được cấu hình sẵn, tương ứng với loại hình mua hàng đã chọn.  

3. Nâng cấp cơ chế phân bổ giá vốn  

ERPNext chỉ hỗ trợ mặc định phân bổ chi phí mua hàng theo tỷ lệ giá trị sản phẩm. 

Tính năng Purchase voucher đã nâng cấp thêm hình thức phân bổ giá vốn theo:  

• Phân bổ theo số lượng hàng hóa
• Phân bổ theo lô nhập
• Phân bổ theo chi phí phát sinh từng giai đoạn

4. Tự động hạch toán theo chứng từ kế toán

Nghiệp vụ nhập khẩu tại Việt Nam phát sinh nhiều thông tin cần quản lý chặt chẽ, nhưng cấu hình mặc định của ERPNext hiện chưa đáp ứng:

• Thiếu trường thông tin cho các loại thuế đặc thù như thuế Bảo vệ môi trường, tiêu thụ đặc biệt, chống bán phá giá
• Chưa quản lý dữ liệu tờ khai hải quan như giá FOB, tỷ giá khai báo
• Chưa hỗ trợ phân bổ chi phí trước hải quan vào giá trị tính thuế nhập khẩu
• Chưa tách bạch rõ nghĩa vụ thuế với giá trị thanh toán nhà cung cấp

Điều này khiến giá trị hàng nhập và nghĩa vụ thuế chưa phản ánh đúng bản chất kế toán.

Tính năng Purchase Voucher giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động mua hàng, tính giá vốn, hạch toán kế toán chính xác, tuân thủ VAS. Cụ thể:

• Bổ sung các loại thuế như Thuế nhập khẩu, Thuế tiêu thụ đặc biệt, Thuế bảo vệ môi trường, Thuế chống bán phá giá
• Cấu hình hạch toán tự động: hệ thống tự động hạch toán chi phí vào các đầu tài khoản tương ứng để ra báo cáo tài chính chính xác theo quy định 

• Phân bổ chi phí mua hàng bằng Landed Cost Voucher: Hệ thống cho phép tạo Landed Cost Voucher để phân bổ chi phí mua hàng vào giá vốn từng mặt hàng, đảm bảo phản ánh đúng giá trị tồn kho
• Tự động tạo hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice): Sau khi tạo thành công Chứng từ mua hàng, hệ thống tự động sinh Hóa đơn mua hàng tương ứng, đảm bảo dữ liệu xuyên suốt giữa nghiệp vụ mua hàng và kế toán.
• Khai báo chi phí trước hải quan và chi phí mua hàng: Bổ sung trường khai báo ngoại tệ, tỷ giá khai báo hải quan để tính toán chi phí hàng về kho bằng tiền hạch toán.

5. Nâng cấp báo cáo sổ nhật ký kho và Sổ cái kế toán tổng hợp

Một trong những giá trị quan trọng nhất của Purchase Voucher là khả năng đóng vai trò trung tâm liên kết dữ liệu giữa các chứng từ:

• Purchase Order (Đơn đặt hàng mua)
• Purchase Invoice (Hóa đơn mua hàng)
• Purchase Receipt (Phiếu nhập mua hàng)
• Landed Cost Voucher (Chứng từ phân bổ chi phí mua hàng)

Nhờ cơ chế liên kết này, toàn bộ dữ liệu từ đặt hàng, ghi nhận chi phí, nhập kho đến phân bổ giá vốn được theo dõi xuyên suốt trên cùng một luồng nghiệp vụ.

Các chứng từ không còn tồn tại rời rạc mà được kết nối logic theo trình tự phát sinh, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy vết chi phí, đối chiếu số liệu và kiểm soát tính nhất quán giữa kho và kế toán, đặc biệt quan trọng trong các nghiệp vụ nhập khẩu phức tạp.

Sau khi hoàn tất quy trình mua hàng trên phần mềm, hệ thống ngay lập tức cập nhật số liệu vào Báo cáo Sổ nhật ký kho và Sổ cái kế toán tổng hợp mà không cần kế toán phải nhập liệu 2 lần hay xử lý thủ công. 

Kết luận

Purchase Voucher (Chứng từ mua hàng) là bước nâng cấp quan trọng của phân hệ Mua hàng được phát triển từ nền tảng ERPNext được đội ngũ MBW Digital trực tiếp triển khai. Tính năng giúp hệ thống xử lý nghiệp vụ mua hàng phù hợp hơn với thực tế vận hành tại Việt Nam. Thông qua cơ chế ghi nhận tập trung, liên kết dữ liệu xuyên suốt và kiểm soát chặt chẽ chi phí – thuế – giá vốn, tính năng này giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình mua hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), đồng thời nâng cao tính chính xác, minh bạch và khả năng kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp.

Tại Việt Nam, MBW Digital là đối tác triển khai ERPNext chính thức với đầy đủ năng lực tư vấn, lập trình và triển khai hệ thống. Năng lực chuyên môn của đội ngũ được chứng nhận trực tiếp bởi Frappe.

Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu ERPNext và cần đơn vị tư vấn triển khai chuyên nghiệp, bạn có thể:

• Tham khảo dịch vụ tư vấn và triển khai ERPNext trọn gói của MBW Digital.
• Tìm hiểu phiên bản ERPNext đã được bản địa hóa theo tiêu chuẩn thuế, luật kế toán VAS và yêu cầu vận hành tại Việt Nam – MBW Next tại mbwnext.com