Giải pháp ERPNext áp dụng cho ngành Sản xuất thời trang – may mặc

Đối với ngành Thời trang – May mặc việc phải linh hoạt thích ứng với xu hướng thị trường đóng vai trò vô cùng quan trọng, từ tốc độ ra mắt bộ sưu tập mới, kiểm soát chất lượng nguyên liệu, đến quản lý đa kênh phân phối và tối ưu chi phí sản xuất. Các hệ thống rời rạc như thiết kế mẫu thủ công, quản lý kho hàng, bán hàng và kế toán tách biệt tuy giải quyết được các bài toán cục bộ, nhưng khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, đa dạng kênh bán hàng, đa dạng sản phẩm và đòi hỏi tính minh bạch xuyên suốt, dữ liệu phân mảnh sẽ trở thành điểm nghẽn lớn cản trở tăng trưởng.

Đó là lý do nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới và tại Việt Nam đã chuyển dịch sang các hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể (ERP) chuyên sâu cho ngành may mặc. Bài viết này sẽ giới thiệu chi tiết về hệ thống ERPNext may mặc như thế nào? Việc tích hợp quy trình từ thiết kế – sản xuất – kinh doanh ra sao? Lợi ích và case-study thành công để CEO tham khảo.

1. Quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp ngành may mặc hiện đại là gì?

Doanh nghiệp Thời trang – May mặc ngày nay phải quản lý chặt chẽ chuỗi giá trị từ khâu ý tưởng thiết kế cho đến khi sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối. Bên cạnh áp lực về thời gian và chi phí, họ còn phải đáp ứng các yêu cầu về nguồn gốc nguyên liệu, tiêu chuẩn chất lượng và trải nghiệm khách hàng. Đa số các doanh nghiệp may mặc hiện đại tại Việt Nam đang áp dụng quy trình vận hành như thế nào nhằm tối ưu hóa hiệu quả sản xuất – kinh doanh và đảm bảo chất lượng sản phẩm?

Trọng điểm 1: Thiết kế bộ sưu tập & dự báo nhu cầu

Bước đầu để tạo ra một sản phẩm chất lượng là công tác thiết kế sản phẩm mới và dự báo nhu cầu thị trường. Dựa trên xu hướng thời trang, dữ liệu bán hàng lịch sử và phân tích mùa vụ, doanh nghiệp hoạch định số lượng mẫu mã, quy cách size màu sẽ sản xuất, cũng như dự báo nhu cầu nguyên vật liệu cho từng bộ sưu tập. Kế hoạch chuẩn xác giúp vừa đảm bảo đủ hàng bán đúng mùa vụ, vừa tránh tồn kho dư thừa hoặc lỗi mốt.

Trọng điểm 2: Mua nguyên liệu & kiểm soát chất lượng đầu vào

Tiếp theo là quá trình tìm nguồn và mua sắm nguyên phụ liệu (vải, chỉ, nút, phụ kiện…). Doanh nghiệp phải theo dõi chặt chẽ hồ sơ nhà cung cấp, chứng từ xuất xứ, kết quả kiểm định chất lượng vải và phụ liệu đầu vào. Việc phê duyệt nhà cung cấp uy tín, thương lượng giá tối ưu và kiểm soát lô vải nhập kho (màu sắc, mã lô nhuộm, định lượng vải) đóng vai trò quan trọng, đảm bảo nguyên liệu đạt chuẩn chất lượng và tối ưu chi phí.

Trọng điểm 3: Sản xuất & quản lý công đoạn (kể cả gia công ngoài)

Khâu sản xuất may mặc thường bao gồm nhiều công đoạn liên tiếp như cắt vải, may, in/thêu trang trí, hoàn thiện và đóng gói. Doanh nghiệp cần quản lý chi tiết từng công đoạn, kể cả những công đoạn thuê gia công bên ngoài, để đảm bảo tiến độ và chất lượng đồng nhất. Hiệu suất của từng chuyền may, tỉ lệ lỗi từng công đoạn cần được giám sát nghiêm ngặt nhằm kịp thời điều chỉnh, tránh làm chậm tiến độ giao hàng.

Trọng điểm 4: Kiểm tra chất lượng (QC)

Chất lượng sản phẩm là yếu tố sống còn với doanh nghiệp thời trang, ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín thương hiệu. Từng lô vải nhập, bán thành phẩm sau khi cắt may, cho đến thành phẩm cuối cùng trước khi đóng gói đều phải qua khâu kiểm tra chất lượng. Mọi thông số đo kiểm (độ co rút, độ bền màu, lỗi may, kích cỡ…) cần được ghi nhận và lưu vết đầy đủ, phục vụ cho việc kiểm soát nội bộ cũng như đối chứng khi có phản hồi khách hàng.

Trọng điểm 5: Quản lý kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm

Hệ thống kho của doanh nghiệp may mặc không chỉ đơn thuần là nơi lưu trữ mà còn là mắt xích quan trọng giúp tối ưu vốn lưu động và hạn chế rủi ro hàng lỗi mốt. Doanh nghiệp phải theo dõi nhập – xuất – tồn chi tiết cho từng mã hàng (SKU theo size, màu) và theo từng lô vải, phụ liệu. Việc áp dụng chiến lược xuất kho hợp lý (FIFO, ưu tiên dùng trước vải thuộc lô cũ) giúp giảm thiểu tồn kho lâu ngày, tránh tình trạng nguyên liệu hư hỏng hoặc sản phẩm lỗi thời.

Trọng điểm 6: Quản lý mã SKU và truy xuất nguồn gốc lô nguyên liệu

Trước yêu cầu về tính minh bạch và uy tín thương hiệu, doanh nghiệp cần quản lý được nguồn gốc của từng lô nguyên liệu sử dụng cho mỗi mã sản phẩm. Mỗi mã hàng thành phẩm có thể truy ngược về lô vải, nhà cung cấp, ngày nhập kho, điều này không chỉ đáp ứng đòi hỏi của đối tác phân phối hay người tiêu dùng về nguồn gốc sản phẩm, mà còn giúp doanh nghiệp chủ động xử lý khi cần thu hồi hoặc cải tiến chất lượng sản phẩm.

Trọng điểm 7: Phân phối đa kênh, quản lý đơn hàng & công nợ

Sau sản xuất, sản phẩm may mặc được phân phối qua nhiều kênh như chuỗi cửa hàng/showroom, đại lý bán buôn, kênh thương mại điện tử trong và ngoài nước, hoặc xuất khẩu trực tiếp. Việc quản lý logistic, giao nhận, theo dõi đơn hàng đa kênh và kiểm soát công nợ khách hàng một cách chính xác sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao dòng tiền, giảm rủi ro nợ xấu và nâng cao trải nghiệm khách hàng (giao hàng đúng hẹn, đúng mẫu mã đã đặt).

Trọng điểm 8: Phân tích dữ liệu – báo cáo quản trị – ra quyết định

Cuối cùng, toàn bộ dữ liệu từ thiết kế, sản xuất đến bán hàng được tổng hợp theo thời gian thực, hỗ trợ ban lãnh đạo hoạch định chiến lược và dự báo thị trường. Chỉ khi có dữ liệu minh bạch, kịp thời và nhất quán, doanh nghiệp mới đưa ra được quyết định chính xác, nắm bắt đúng xu hướng và duy trì lợi thế cạnh tranh trong ngành thời trang biến động nhanh.

Nếu dữ liệu từ tất cả các bước trên không được kết nối tự động trên một nền tảng thống nhất như ERPNext cho ngành may mặc, doanh nghiệp sẽ đối mặt với nguy cơ sai lệch thông tin, lãng phí nguồn lực, mất kiểm soát chi phí. Không loại trừ khả năng thất thoát hàng hóa, gian lận hoặc bỏ lỡ cơ hội tăng trưởng trong kỷ nguyên số hiện nay.

2. Thực trạng và nhu cầu số hóa đối với doanh nghiệp ngành Thời trang – May mặc

Do đặc thù sản phẩm đa dạng mẫu mã, vòng đời sản phẩm ngắn và kênh phân phối đa dạng, mô hình vận hành của doanh nghiệp thời trang – may mặc vốn đã phức tạp lại càng khó khăn hơn khi mở rộng quy mô, đặc biệt là với doanh nghiệp SMEs. Từ khâu nhập nguyên liệu, quản lý sản xuất theo đơn hàng cho đến phân phối và tài chính, các bất cập về dữ liệu và quy trình ngày càng bộc lộ rõ nếu doanh nghiệp vẫn quản lý thủ công hoặc dùng các phần mềm rời rạc.

Thiếu đồng bộ dữ liệu giữa thiết kế, sản xuất, kho và bán hàng: Thông tin bị chia cắt trên nhiều file Excel hoặc phần mềm riêng lẻ (ví dụ: phần mềm kế toán riêng, quản lý kho riêng, bán hàng qua POS đơn giản), buộc nhân viên nhập liệu lặp lại nhiều lần. Cách làm này không chỉ gia tăng nguy cơ sai sót, thiếu minh bạch trong kiểm toán, mà còn khiến quy trình xử lý đơn hàng chậm chạp, doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa nguồn lực và phản ứng chậm trước diễn biến thị trường.
Khó kiểm soát tồn kho thực tế theo SKU: Việc không nắm rõ tồn kho theo từng size, màu, theo từng kho cửa hàng dẫn đến hai trạng thái như tồn kho chết, lỗi mốt (do hàng không bán được ở kênh này nhưng lại dư thừa ở kho khác) hoặc thiếu hụt hàng hóa (stockout) khi nhu cầu tăng đột biến. Hậu quả là chi phí lưu kho tăng, hàng hóa lỗi thời phải xả hàng giảm giá gây thất thu, trong khi nhiều cơ hội bán hàng lại bị bỏ lỡ do không có hàng kịp thời.
Chính sách giá, chiết khấu, khuyến mãi phức tạp: Đặc thù ngành thời trang là thường xuyên có khuyến mãi theo mùa, thay đổi giá cho hàng tồn kho cũ,… Nếu vẫn quản lý thủ công hoặc bằng bảng tính, doanh nghiệp dễ nhầm lẫn trong việc áp dụng chính sách giá, dẫn đến thất thoát doanh thu hoặc phải giải quyết khiếu nại từ khách hàng không đáng có.
Công nợ khách hàng lớn, đối soát chậm: Để mở rộng kênh phân phối, doanh nghiệp thời trang thường bán chịu cho các đại lý, cửa hàng liên kết với hạn mức công nợ cao. Tuy nhiên, nếu không có công cụ theo dõi công nợ tự động và cảnh báo nợ quá hạn, doanh nghiệp sẽ thu hồi tiền chậm, ảnh hưởng dòng tiền và tăng rủi ro tài chính.
Khó quản lý chi phí và giá thành sản xuất: Khi vận hành thiếu một hệ thống tổng thể, việc tính toán chi phí nguyên liệu, nhân công, chi phí gia công thuê ngoài cho từng đơn hàng sản xuất thường không chính xác hoặc bị bỏ sót. Doanh nghiệp không biết rõ đâu là sản phẩm lợi nhuận cao, đâu là đơn hàng bị lỗ do đội chi phí, đây là điểm mù nguy hiểm khiến nhà quản trị đưa ra quyết định giá bán hay chiến lược sản phẩm thiếu căn cứ, giảm sức cạnh tranh.
Thiếu công cụ truy xuất nguồn gốc nguyên liệu & sản phẩm: Trước xu hướng thời trang bền vững và yêu cầu từ khách hàng về nguồn gốc chất liệu (ví dụ: vải hữu cơ, da thuộc nhân đạo…), nếu doanh nghiệp không có hệ thống quản lý hiện đại thì rất khó đáp ứng các đợt đánh giá, kiểm tra của đối tác hoặc chứng minh cam kết về sản phẩm của mình. Ngoài ra, khi có lỗi sản xuất hoặc phản ánh chất lượng, việc truy tìm nguyên nhân (từ lô vải nào, ca sản xuất nào) để xử lý triệt để sẽ mất rất nhiều thời gian nếu dữ liệu rời rạc.
Giao hàng & logistics thiếu tối ưu: Khi mở rộng nhiều cửa hàng và kho hàng, nếu thiếu sự liên kết dữ liệu, việc điều phối hàng hóa sẽ kém hiệu quả. Doanh nghiệp không nắm được chính xác tồn kho từng nơi để điều chuyển nội bộ, dẫn đến chỗ thừa vẫn thừa, chỗ thiếu vẫn thiếu.
Khó phân tích dữ liệu – ra quyết định thiếu chính xác: Việc thiếu một hệ thống báo cáo tập trung, realtime, lãnh đạo doanh nghiệp thời trang phải dựa nhiều vào kinh nghiệm cảm tính hoặc báo cáo chậm trễ để đưa ra quyết định. Điều này khiến doanh nghiệp bị động trước biến động nhu cầu (ví dụ: xu hướng thời trang mới nổi) và bỏ lỡ lợi thế người dẫn đầu.

Giải pháp ERPNext may mặc ra đời chính là để giải quyết những bài toán trên, hợp nhất toàn bộ quy trình và dữ liệu trên một nền tảng duy nhất, đồng thời đảm bảo khả năng tùy chỉnh sâu – “may đo” theo từng đặc thù vận hành. Từ đó, doanh nghiệp có thể đáp ứng đồng thời yêu cầu quản trị hiện đại và các tiêu chuẩn pháp lý – chất lượng ngày càng chặt chẽ, giúp ban lãnh đạo kiểm soát doanh nghiệp từ gốc đến ngọn và chủ động tăng trưởng bền vững trong thị trường đầy biến động.

3. ERPNext – Giải pháp tổng thể, tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp ngành may mặc

ERPNext là hệ thống quản trị doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở hàng đầu thế giới, được phát triển và liên tục hoàn thiện bởi Frappe Technologies (Ấn Độ). Đây là giải pháp ERP “open-source” cung cấp đầy đủ mô hình vận hành của doanh nghiệp từ thiết kế, sản xuất, mua hàng, quản lý kho, bán hàng đa kênh, kế toán – tài chính, chăm sóc khách hàng, đến kiểm soát chất lượng, bảo trì thiết bị và phân tích dữ liệu. ERPNext đã được Việt hóa toàn diện và bổ sung nhiều tính năng phù hợp với môi trường kinh doanh tại Việt Nam.

Vì sao ERPNext là bước tiến vượt bậc so với phần mềm đóng gói hoặc giải pháp riêng lẻ?

Mã nguồn mở – Tự do phát triển và tùy chỉnh theo nhu cầu: Khác biệt cốt lõi của ERPNext là mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp chủ động sở hữu hệ thống và tự do bổ sung, chỉnh sửa hoặc mở rộng mọi tính năng theo đúng thực tế vận hành, mà không phụ thuộc vào bất kỳ nhà cung cấp độc quyền nào. Các quy trình, mẫu báo cáo, biểu mẫu nghiệp vụ, giao diện, phân quyền người dùng – tất cả đều có thể “may đo” linh hoạt, đảm bảo phù hợp với mô hình kinh doanh, yêu cầu pháp lý và đặc thù ngành của từng doanh nghiệp may mặc Việt Nam.
Tối ưu chi phí, minh bạch đầu tư: Với ERPNext, doanh nghiệp không phải đối mặt với các khoản phí license đắt đỏ hay chi phí ẩn trong quá trình sử dụng. Toàn bộ ngân sách sẽ tập trung cho triển khai thực tế và đào tạo vận hành, giúp doanh nghiệp vừa và lớn tối ưu chi phí chuyển đổi số. Đồng thời, do không bị khóa bởi hợp đồng bản quyền phần mềm, doanh nghiệp hoàn toàn kiểm soát lộ trình mở rộng hệ thống khi quy mô phát triển hơn (mở thêm nhà máy, cửa hàng, kênh bán mới…).
Tùy biến linh hoạt, bám sát đặc thù Việt Nam: Từ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), tích hợp hóa đơn điện tử, đối chiếu công nợ ngân hàng, cho đến các quy trình quản trị nội bộ “may đo” (như quản lý bộ sưu tập, định mức nguyên liệu, tính lương theo sản phẩm…) – ERPNext đều đáp ứng linh hoạt. Hệ thống cho phép điều chỉnh, mở rộng nghiệp vụ cho từng phòng ban, từng lĩnh vực mà không cần can thiệp code phức tạp – rất phù hợp cho doanh nghiệp luôn cần đổi mới hoặc tích hợp thêm các ứng dụng số hóa mới (POS, sàn thương mại điện tử, hệ thống thiết kế CAD/CAM, phần mềm nhân sự…).

4. Tổng quan Các phân hệ ERPNext may mặc

ERPNext cho ngành may mặc được thiết kế để đáp ứng mọi nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp, bao gồm: thiết kế & kỹ thuật sản phẩm, lập kế hoạch và quản lý sản xuất, mua hàng & chuỗi cung ứng, quản lý kho, bán hàng & phân phối đa kênh, tài chính – kế toán, chăm sóc khách hàng, kiểm soát chất lượng, bảo trì thiết bị, và phân tích dữ liệu quản trị. Cụ thể:

Phân hệ Sản xuất (Manufacturing): ERPNext quản lý sản xuất may mặc tối ưu và kiểm soát chi phí

Định mức nguyên vật liệu đa cấp (Multi-level BOM) & phiên bản hóa: Cho phép xây dựng BOM (Bill of Materials) nhiều cấp cho từng sản phẩm thời trang, từ nguyên liệu thô (vải, phụ liệu) đến bán thành phẩm và thành phẩm cuối cùng. Mỗi thiết kế hoặc mẫu mã có thể quản lý nhiều phiên bản BOM, lưu lại lịch sử thay đổi định mức qua các mùa vụ hoặc khi có cải tiến kỹ thuật. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp cần điều chỉnh định mức vải, phụ liệu cho phù hợp thực tế (ví dụ thay đổi định mức vải khi có size mới, hoặc đổi chất liệu vải). Việc phiên bản hóa BOM giúp áp dụng nhanh các thay đổi vào sản xuất, tối ưu chi phí và giảm sai sót.
Lập kế hoạch nguyên vật liệu & lịch sản xuất (MRP & Production Planning): Phân hệ sản xuất của ERPNext hỗ trợ MRP để tính toán nhu cầu nguyên vật liệu cần thiết dựa trên đơn hàng và kế hoạch bán. Nhờ đó, doanh nghiệp chủ động xây dựng lịch sản xuất tối ưu, đảm bảo có đủ nguyên liệu cho từng đơn hàng, tránh gián đoạn dây chuyền may do thiếu vải hoặc phụ liệu. Đồng thời, kế hoạch sản xuất được điều phối linh hoạt theo thứ tự ưu tiên (đơn hàng gấp, mẫu chiến lược), tối đa hóa công suất máy móc và nhân công, hạn chế tồn bán thành phẩm bán dở.
Quản lý lệnh sản xuất & tiến độ (Work Order Management): Mỗi Work Order tương ứng với một đơn hàng sản xuất hoặc một lô sản phẩm. ERPNext cho phép theo dõi chi tiết tiến độ thực hiện của từng lệnh, gắn với thông tin về chuyền may, tổ cắt, nhân sự, máy móc sử dụng cũng như trạng thái nguyên vật liệu (đã xuất vải chưa, đang may công đoạn nào…). Nhờ đó, quản đốc xưởng và phòng kế hoạch có cái nhìn tức thì về tiến độ sản xuất, kịp thời phát hiện nút thắt (bottleneck) nếu có công đoạn chậm, từ đó điều phối lại nhân lực hoặc máy móc hợp lý.
Theo dõi chi phí và hiệu suất sản xuất: ERPNext tự động tổng hợp chi phí sản xuất theo từng lệnh (nguyên vật liệu đã sử dụng, hao hụt, nhân công, chi phí vận hành máy móc…) giúp doanh nghiệp tính toán giá thành sản phẩm một cách chính xác. Các chỉ số hiệu suất như năng suất lao động theo chuyền, tỷ lệ thành phẩm/lỗi theo lô, hiệu suất máy (OEE) có thể được đo lường, làm cơ sở cho quyết định đầu tư hoặc cải tiến quy trình trong tương lai.
Tích hợp kiểm soát chất lượng (QA/QC): Ngay trong quy trình sản xuất, ERPNext cho phép thiết lập các điểm kiểm tra chất lượng ở từng công đoạn (kiểm vải trước khi cắt, kiểm bán thành phẩm sau khi may, kiểm thành phẩm trước đóng gói…). Hệ thống tự động thông báo thực hiện kiểm tra theo kế hoạch, ghi nhận kết quả kiểm tra (đạt/không đạt, lỗi loại gì, tỷ lệ lỗi bao nhiêu phần trăm) gắn với từng lô sản xuất hoặc số serial sản phẩm. Chỉ những bán thành phẩm, thành phẩm đạt chuẩn mới được phép chuyển sang công đoạn tiếp theo hoặc nhập kho thành phẩm, nhờ vậy đảm bảo chất lượng đồng đều cho toàn bộ lô hàng.
Tối ưu sử dụng nguyên liệu, quản lý phế liệu: Trong ngành may, tối ưu cắt vải là khâu quan trọng để giảm hao phí. ERPNext hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi định mức vải cắt thực tế so với định mức lý thuyết, qua đó tính toán tỷ lệ phế liệu (đầu thừa đuôi vải) của từng lần trải cắt. Hệ thống có thể lưu trữ thông tin về khổ vải, số lớp cắt, sơ đồ giác sơ bộ… để hỗ trợ công tác tối ưu sử dụng vải. Những phế liệu hay vải thừa sau cắt sẽ được quản lý tách biệt (theo mã hàng hoặc lô), giúp doanh nghiệp có phương án tận dụng hoặc thanh lý hiệu quả, tránh thất thoát nguyên liệu.

Phân hệ Quản lý kho (Inventory/Warehouse): Quản trị tồn kho đa kho, đa SKU chặt chẽ, chống thất thoát

Quản lý đa kho, đa vị trí: ERPNext cho phép doanh nghiệp thiết lập và quản lý đồng thời nhiều kho hàng: ví dụ kho nguyên liệu, kho bán thành phẩm tại xưởng, kho thành phẩm tổng, kho thành phẩm tại từng cửa hàng chi nhánh. Mỗi kho có thể phân chia thành các vị trí kệ, ngăn cụ thể, giúp việc sắp xếp và tìm kiếm hàng hóa nhanh chóng, chính xác. Phân hệ kho còn hỗ trợ theo dõi luồng chuyển hàng giữa các kho (transfer order) một cách minh bạch, phục vụ điều phối hàng nội bộ liên chi nhánh hiệu quả.
Theo dõi tồn kho theo SKU (size, màu) và lô hàng: Với doanh nghiệp may mặc, mỗi sản phẩm thường có nhiều phiên bản size, màu sắc. ERPNext quản lý tồn kho chi tiết đến từng mã SKU (kết hợp mẫu mã, size, màu) giúp doanh nghiệp biết chính xác số lượng từng phiên bản đang có ở kho nào. Bên cạnh đó, hệ thống còn cho phép theo dõi theo lô/batch – đặc biệt hữu ích nếu doanh nghiệp sản xuất theo lô hoặc nhập nguyên liệu theo lô màu nhuộm: ví dụ có thể quản lý vải cây theo số lô nhuộm, số cuộn (bolt) để đảm bảo sản phẩm trong cùng một lô không bị lệch màu.
Quy tắc xuất kho tự động (FIFO): Hệ thống hỗ trợ các quy tắc xuất kho như FIFO (nhập trước – xuất trước), giúp ưu tiên sử dụng những nguyên liệu nhập trước hoặc sản phẩm sản xuất trước. Điều này giảm thiểu tình trạng nguyên liệu lưu kho quá lâu gây xuống cấp chất lượng, cũng như tránh để hàng thành phẩm bị lỗi mốt do tồn kho quá mùa. Đặc biệt, với nguyên liệu có thời hạn sử dụng như hóa chất nhuộm, keo, ERPNext có thể cảnh báo để ưu tiên xuất dùng trước theo hạn (FEFO).
Cảnh báo tồn kho và điều chuyển tự động: Nhờ dữ liệu tồn kho real-time, ERPNext may mặc sẽ đưa ra cảnh báo khi mức tồn kho xuống thấp dưới định mức hoặc khi hàng hóa ở kho này dư thừa trong khi kho khác thiếu hụt. Người quản lý có thể thiết lập để hệ thống đề xuất kế hoạch điều chuyển hàng hợp lý giữa các kho/kênh bán nhằm tối ưu lượng tồn ở mỗi nơi. Ví dụ: tự động gợi ý chuyển hàng từ kho tổng về các cửa hàng bán lẻ khi thấy cửa hàng sắp hết size M, hoặc ngược lại chuyển hàng tồn nhiều ở cửa hàng về kho outlet để xả bán.
Tích hợp với sản xuất, bán hàng, mua hàng: Phân hệ kho của ERPNext may mặc liên thông chặt chẽ với các phân hệ khác: mọi biến động tồn kho (nhập vải về, xuất vải cho sản xuất, nhập thành phẩm, xuất bán, trả hàng…) đều được cập nhật tức thì trên hệ thống. Nhờ đó, số liệu tồn kho luôn chính xác, tránh chênh lệch số liệu giữa kế toán và thủ kho, đồng thời hỗ trợ phòng mua hàng và sản xuất lên kế hoạch chính xác (vì luôn biết còn tồn bao nhiêu nguyên liệu, cần mua bao nhiêu thêm).

Phân hệ Mua hàng (Purchasing): Tối ưu chuỗi cung ứng, kiểm soát nhà cung cấp đầu vào

Quy trình mua hàng tự động, minh bạch: ERPNext may mặc hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập quy trình mua hàng bài bản từ khâu yêu cầu mua (Material Request), báo giá nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng (Purchase Order) đến nhận hàng và hóa đơn mua. Mọi bước đều có thể cài đặt phê duyệt điện tử theo hạn mức, đảm bảo đơn mua hàng được kiểm soát chặt chẽ, tránh gian lận hoặc mua vượt nhu cầu. Hệ thống cũng tự động đối chiếu số lượng đặt mua và số nhận thực tế, cảnh báo nếu có sai lệch hoặc giao thiếu.
Quản lý & đánh giá nhà cung cấp: Toàn bộ thông tin giao dịch với từng nhà cung cấp (NCC) được lưu trữ tập trung: từ lịch sử đơn hàng, thời gian giao hàng, chất lượng nguyên liệu (dựa trên kết quả kiểm định), cho đến các cam kết bảo hành/chính sách hỗ trợ. Dựa trên dữ liệu này, doanh nghiệp có thể thiết lập các tiêu chí đánh giá NCC (đúng hạn, chất lượng đạt, giá cả cạnh tranh…) và xếp hạng NCC định kỳ. Đây là cơ sở khách quan giúp bộ phận thu mua ra quyết định lựa chọn NCC tốt nhất cho mỗi loại nguyên liệu, hoặc thương thảo điều khoản có lợi hơn qua mỗi lần hợp tác.
Tích hợp kiểm soát chất lượng đầu vào: Phân hệ mua hàng liên kết với module Quality cho phép tự động tạo phiếu kiểm tra chất lượng khi lô hàng về đến kho. Nhân viên QC sẽ thực hiện kiểm tra (ví dụ đo định lượng vải, test màu, độ bền đường may mẫu…) và nhập kết quả lên hệ thống. Chỉ khi lô hàng đạt chất lượng thì phiếu nhập kho mới được duyệt hoàn tất. Toàn bộ kết quả kiểm tra được lưu cùng chứng từ nhập kho, giúp doanh nghiệp vừa đảm bảo nguyên liệu đầu vào luôn đạt chuẩn, vừa có bằng chứng để khiếu nại nhà cung cấp nếu phát hiện lỗi sau này.
Lưu trữ hồ sơ nhập khẩu, chứng từ mua hàng đầy đủ: Đối với nguyên phụ liệu nhập khẩu, ERPNext may mặc cho phép lưu trữ toàn bộ tài liệu như hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn, CO, CQ, tờ khai hải quan… gắn liền với từng đơn mua hàng. Nhờ đó, phòng mua và kế toán có thể dễ dàng tra cứu khi cần làm thủ tục thông quan, khai báo thuế hoặc báo cáo quyết toán nguyên liệu nhập khẩu theo quy định. Việc quản lý tập trung cũng tăng tính minh bạch, tránh thất lạc chứng từ giấy tờ.
Đồng bộ với tồn kho và kế hoạch sản xuất: Ngay khi một đơn mua được xác nhận, dữ liệu dự kiến nhập kho sẽ hiển thị trên hệ thống, giúp bộ phận kho chuẩn bị sẵn không gian lưu trữ, phòng kế hoạch theo dõi để điều phối sản xuất phù hợp. Ngược lại, khi phòng kế hoạch tạo lệnh sản xuất mới, nếu thiếu nguyên liệu, hệ thống sẽ hỗ trợ tạo yêu cầu mua hàng ngay, giảm tối đa nguy cơ sản xuất đình trệ do chậm mua nguyên liệu.

Phân hệ Bán hàng & Phân phối (Sales & Distribution): Quản lý đơn hàng may mặc đa kênh, tự động hóa doanh thu

Quản lý báo giá, hợp đồng và đơn hàng: ERPNext may mặc lưu trữ toàn bộ quá trình bán hàng từ khi báo giá cho khách (đặc biệt khách sỉ, khách đặt may đồng phục số lượng lớn), đến khi ký hợp đồng, xuất đơn bán hàng và hóa đơn. Mỗi đơn hàng bán lẻ (từ showroom hoặc website) cũng được ghi nhận với mã khách, danh sách sản phẩm (theo mã SKU) đặt mua, kênh bán, tình trạng thanh toán… Tất cả đều quy về một nơi, giúp lãnh đạo nắm rõ doanh thu từng kênh, từng nhóm khách hàng mà không phải tổng hợp thủ công.
Bán hàng đa kênh, đồng bộ kho & đơn: Doanh nghiệp thời trang có thể tích hợp nhiều kênh bán vào ERPNext: POS tại cửa hàng, website thương mại điện tử, các sàn TMĐT trong và ngoài nước (Shopee, Lazada, Shopify, Amazon…). Mỗi đơn hàng từ các kênh này sẽ tự động đồng bộ về hệ thống ERPNext, trừ tồn kho tương ứng theo thời gian thực, tránh tình trạng bán trùng (oversell) khi sản phẩm đã hết ở kho. Đồng thời, hệ thống hợp nhất thông tin để bộ phận giao vận xử lý tập trung, giúp đơn hàng online được xử lý nhanh chóng như đơn tại cửa hàng.
Chính sách giá động, khuyến mãi đa dạng: ERPNext may mặc cho phép thiết lập linh hoạt các bảng giá (Price List) khác nhau cho từng kênh (bán lẻ, bán buôn, online quốc tế…) hoặc từng nhóm khách hàng (VIP, đại lý cấp 1, cấp 2…). Đi kèm với đó là công cụ tạo chương trình khuyến mãi, chiết khấu đa dạng: giảm giá theo phần trăm hoặc số tiền, mua X tặng Y, chiết khấu hậu mãi theo doanh số v.v. Các chương trình này có thể áp dụng tự động theo điều kiện cài sẵn (đúng thời gian, đúng đối tượng khách, đúng sản phẩm). Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng triển khai các chiến dịch bán hàng theo mùa, xả hàng tồn kho, hay ưu đãi cho khách hàng thân thiết mà không lo nhân viên áp dụng sai hoặc bỏ sót ưu đãi của khách.
Quản lý trạng thái đơn hàng & giao nhận: Đối với các đơn hàng cần giao vận chuyển (ví dụ đơn online, đơn đại lý tỉnh), ERPNext cho phép cập nhật trạng thái giao hàng theo thời gian thực: đã đóng gói, đang vận chuyển, đã giao thành công hay bị hoàn trả. Hệ thống cũng có thể tích hợp với các đơn vị vận chuyển để tự động đẩy thông tin giao hàng và lấy mã vận đơn. Nhờ theo dõi tập trung, bộ phận bán hàng chủ động xử lý các rủi ro như giao trễ, giao nhầm hoặc hàng bị hư hại, tránh ảnh hưởng đến uy tín với khách.
Tự động đối soát chiết khấu, hoa hồng: Với ERPNext, việc tính hoa hồng cho nhân viên bán hàng hoặc chiết khấu thương mại cho đại lý được thực hiện tự động dựa trên doanh số ghi nhận trên hệ thống. Cuối mỗi kỳ, doanh nghiệp có thể trích xuất báo cáo hoa hồng/chiết khấu chi tiết theo từng nhân viên, từng đại lý, kèm đầy đủ căn cứ (doanh số, mục tiêu đạt…). Điều này đảm bảo tính công bằng, minh bạch, tránh sai sót so với cách tính thủ công, đồng thời tiết kiệm hàng giờ làm việc của bộ phận quản lý kinh doanh.
Liên kết quản lý công nợ & hạn mức tín dụng: Mỗi đơn hàng hay hợp đồng bán sỉ khi ghi nhận trên hệ thống sẽ tự động cập nhật vào công nợ phải thu của khách hàng tương ứng. ERPNext may mặc cho phép thiết lập hạn mức tín dụng cho từng khách hàng/đại lý; nếu công nợ vượt hạn mức hoặc quá hạn thanh toán, hệ thống sẽ cảnh báo để nhân viên kinh doanh xử lý (tạm dừng đơn mới, nhắc nhở khách thanh toán…). Nhờ cơ chế này, doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền, giảm thiểu nợ xấu và xây dựng văn hóa tín dụng lành mạnh với đối tác phân phối.

Phân hệ Kế toán & Tài chính (Accounting & Finance): Chuẩn hóa, minh bạch và chủ động dòng tiền

Khác với việc dùng nhiều phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận, ERPNext may mặc đồng bộ dữ liệu với tất cả các phân hệ vận hành, nhờ đó phần hành kế toán – tài chính luôn nhận được số liệu chính xác, kịp thời mà không cần nhập thủ công lại. Điều này giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian đáng kể. ERPNext cũng đã được địa phương hóa theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), đáp ứng các yêu cầu về thuế và báo cáo tài chính trong nước. Những lợi ích nổi bật ERPNext mang lại trong quản trị tài chính gồm:

Tự động ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ: Mọi giao dịch bán hàng, mua hàng khi thực hiện trên ERPNext đều tự động sinh ra bút toán kế toán tương ứng (ghi nhận doanh thu, giá vốn, công nợ phải thu, công nợ phải trả…). Phiếu thu, phiếu chi hoặc giao dịch ngân hàng khi được nhập vào cũng tự động đối soát với công nợ liên quan, đảm bảo không bỏ sót hóa đơn chưa thu hoặc chưa trả. Nhờ tự động hóa, kế toán viên không phải nhập liệu lặp lại, vừa nhanh chóng đối chiếu sổ sách, vừa loại bỏ các sai lệch số liệu giữa phòng kế toán với các phòng ban khác.
Quản lý hóa đơn điện tử đầu ra/đầu vào: ERPNext may mặc tích hợp sẵn với hệ thống hóa đơn điện tử, cho phép kế toán phát hành hóa đơn bán hàng ngay trên phần mềm (theo đúng định dạng và thông lệ của cơ quan thuế). Hệ thống cũng lưu trữ các hóa đơn mua vào (nhận từ nhà cung cấp) để phục vụ đối chiếu, khấu trừ thuế. Tất cả hóa đơn điện tử được quản lý tập trung, giúp việc tra cứu, báo cáo thuế của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và chính xác.
Báo cáo tài chính và quản trị đa chiều: Từ dữ liệu kế toán được ghi nhận đầy đủ, ERPNext may mặc có sẵn bộ báo cáo tài chính (Bảng cân đối, Kết quả kinh doanh, Lưu chuyển tiền tệ…) đáp ứng chế độ kế toán Việt Nam. Bên cạnh đó là các báo cáo quản trị tùy chỉnh theo nhu cầu: doanh thu theo kênh bán, lãi lỗ theo từng bộ sưu tập, phân tích chi phí theo từng nhà máy… Ban lãnh đạo dễ dàng khai thác số liệu tài chính dưới nhiều góc độ để đánh giá hiệu quả kinh doanh của từng mảng, từ đó đưa ra quyết định chiến lược phù hợp (ví dụ: nên tập trung dòng sản phẩm nào, cắt giảm chi phí ở đâu).
Chuẩn hóa 100% theo VAS: Mọi nghiệp vụ kế toán trên ERPNext may mặc (hệ thống tài khoản, sổ cái, sổ chi tiết, quy trình khóa sổ, bút toán kết chuyển…) đều được thiết kế theo đúng Chuẩn mực kế toán Việt Nam và thông tư hướng dẫn hiện hành. Doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm về tính đúng luật của báo cáo tài chính, thuận lợi khi kiểm toán hoặc quyết toán thuế. Ngoài ra, hệ thống còn hỗ trợ xuất khẩu dữ liệu sang định dạng phổ biến (Excel, PDF) để nộp cho cơ quan chức năng khi cần.
Kết nối tự động với ngân hàng, thuế điện tử: ERPNext có khả năng tích hợp API với các ngân hàng để đối chiếu giao dịch ngân hàng hằng ngày (bank reconciliation), giúp kế toán phát hiện kịp thời chênh lệch hoặc khoản chưa hạch toán. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể tích hợp nộp thuế điện tử qua hệ thống, rút ngắn thời gian thực hiện nghĩa vụ thuế và giảm thiểu sai sót do nhập liệu nhiều nơi.

Phân hệ CRM / Chăm sóc khách hàng (Customer Relationship Management): Hiểu khách hàng, nâng tầm dịch vụ

Trong ngành thời trang, trải nghiệm khách hàng là yếu tố then chốt giữ chân người mua bên cạnh chất lượng sản phẩm. ERPNext may mặc cung cấp phân hệ CRM giúp doanh nghiệp quản lý tập trung mọi thông tin và tương tác với khách hàng, từ đó chăm sóc hiệu quả và xây dựng mối quan hệ lâu dài:

Lưu trữ và phân tích lịch sử khách hàng: Hệ thống tạo một hồ sơ khách hàng chi tiết cho từng cá nhân hoặc đại lý: bao gồm thông tin liên hệ, sở thích, lịch sử mua sắm, các phản hồi hoặc khiếu nại từng có. Đối với khách lẻ, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân nhóm (theo độ tuổi, khu vực, giá trị mua hàng…) để có chiến lược marketing phù hợp. Đối với khách sỉ, có thể quản lý lịch sử đơn hàng, công nợ, hạn mức tín dụng… Tất cả dữ liệu này giúp doanh nghiệp thấu hiểu hành vi và giá trị của từng nhóm khách, từ đó cá nhân hóa dịch vụ.
Tự động hóa chăm sóc sau bán: ERPNext may mặc cho phép thiết lập các nhắc nhở và quy trình chăm sóc định kỳ. Ví dụ: tự động gửi email/SMS chúc mừng sinh nhật khách hàng VIP kèm voucher, nhắc khách quay lại mua sắm khi đến mùa sale, hoặc chủ động gọi điện hỏi thăm đại lý lâu không nhập hàng. Những tương tác kịp thời và đúng đối tượng này sẽ nâng cao sự hài lòng, tăng tỷ lệ khách hàng quay lại cũng như doanh thu dài hạn.
Phân tích hiệu quả chiến dịch marketing: Mọi chiến dịch marketing (ra mắt bộ sưu tập mới, tuần lễ giảm giá, tham gia hội chợ…) đều có thể gắn mã theo dõi trên ERPNext. Hệ thống sẽ thống kê doanh số, số lượng đơn hàng, lượng khách hàng mới… phát sinh từ từng chiến dịch. Nhờ đó, phòng marketing đánh giá được hiệu quả (ROI) của mỗi chương trình, giúp tối ưu ngân sách marketing bằng cách tập trung vào những kênh mang lại kết quả cao.

Phân hệ Chất lượng (Quality Management): Đảm bảo tiêu chuẩn, giữ vững uy tín thương hiệu

Với lĩnh vực may mặc, uy tín thương hiệu gắn liền với chất lượng sản phẩm và sự an tâm của khách hàng khi sử dụng. ERPNext tích hợp module Quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp thiết lập một hệ thống kiểm soát chất lượng xuyên suốt, từ đầu vào đến đầu ra:

Kiểm tra chất lượng nguyên liệu, bán thành phẩm, thành phẩm: Doanh nghiệp có thể định nghĩa các tiêu chí kiểm tra cho từng loại nguyên liệu (ví dụ: vải phải đạt độ bền kéo đứt, đúng thành phần sợi; nút, khoá kéo phải qua test kéo/trượt…), từng công đoạn sản xuất (mẫu may đúng thông số, in thêu đúng vị trí, không lem màu…) và thành phẩm cuối (kích thước, đường may, đóng gói đúng chuẩn…). ERPNext sẽ nhắc nhở kiểm tra theo lô, ghi nhận kết quả PASS/FAIL và lý do không đạt của từng mục kiểm tra, đính kèm hình ảnh hoặc biên bản nếu cần.
Đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng quốc tế: Với những doanh nghiệp xuất khẩu hoặc làm hàng cho thương hiệu quốc tế, việc tuân thủ các tiêu chuẩn như ISO 9001, SA8000, Oeko-Tex… là bắt buộc. ERPNext may mặc hỗ trợ lưu trữ toàn bộ dữ liệu chất lượng để phục vụ đánh giá định kỳ: từ hồ sơ kiểm tra, hiệu chuẩn thiết bị, đến phân tích nguyên nhân lỗi (CAPA). Nhờ hệ thống hóa, doanh nghiệp dễ dàng truy xuất minh chứng khi khách hàng hoặc cơ quan kiểm định yêu cầu, rút ngắn thời gian chứng nhận và kiểm toán chất lượng.
Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc, thu hồi sản phẩm khi cần: Mặc dù ngành may mặc ít khi phải “thu hồi sản phẩm” như ngành thực phẩm, nhưng việc có khả năng truy vết từng lô hàng vẫn rất quan trọng khi xảy ra lỗi diện rộng. ERPNext may mặc cho phép doanh nghiệp truy ngược từ một sản phẩm lỗi về các thông tin: thuộc lô sản xuất nào, sử dụng vải từ lô nào, ai là nhà cung cấp, trải qua những công đoạn nào, đã bán cho khách hàng/đại lý nào… Nhờ đó, nếu có sự cố nghiêm trọng, doanh nghiệp chủ động khoanh vùng và xử lý nhanh chóng (thu hồi, đổi trả sản phẩm), giảm thiểu thiệt hại và bảo vệ uy tín thương hiệu.

Tính minh bạch trong vận hành là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp thời trang hiện đại, nhất là khi người tiêu dùng và đối tác ngày càng quan tâm đến sustainability (tính bền vững) và truy xuất nguồn gốc sản phẩm. Với ERPNext, doanh nghiệp có thể theo dõi xuyên suốt dòng chảy của nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến khi thành phẩm lên kệ: mỗi cây vải, mỗi phụ liệu, mỗi mã hàng thành phẩm đều được ghi nhận hành trình qua các khâu – từ lúc nhập kho, phân chia cho từng lệnh sản xuất, qua các công đoạn cắt may, cho đến khi nhập kho thành phẩm và phân phối đến từng cửa hàng. Nhờ vậy, khi cần, doanh nghiệp có thể truy xuất tức thời mọi thông tin liên quan đến một sản phẩm cụ thể (được sản xuất khi nào, sử dụng vải từ nguồn nào, qua tay những bộ phận nào xử lý…). Khả năng này không chỉ giúp giải quyết nhanh gọn các phản hồi về chất lượng, mà còn chứng minh cho khách hàng thấy sự minh bạch và chuyên nghiệp, từ đó củng cố niềm tin và thiện cảm với thương hiệu.

Triển khai ERPNext may mặc đồng nghĩa với việc xây dựng một nền tảng quản trị toàn diện – nơi dữ liệu, quy trình, con người và quyết định luôn đồng bộ, chính xác và minh bạch. Đây chính là nền móng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững, tự tin cạnh tranh ở bất cứ thị trường nào, kể cả thị trường quốc tế đòi hỏi tiêu chuẩn cao.

5. Các tính năng nổi bật của ERPNext theo ngành Thời trang – May mặc

Bên cạnh các chức năng tiêu chuẩn, ERPNext còn nổi bật với nhiều tính năng nâng cao giúp giải quyết triệt để bài toán đặc thù của doanh nghiệp may mặc:

Quản lý BOM đa tầng, phiên bản hóa linh hoạt: ERPNext may mặc cho phép tạo BOM nhiều cấp cho các sản phẩm phức tạp (ví dụ: bộ vest gồm áo, quần, phụ kiện; mỗi item có BOM riêng) và quản lý nhiều phiên bản BOM khi sản phẩm được thiết kế lại hoặc thay đổi nguyên liệu. Lịch sử BOM được lưu vết giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh định mức cũ – mới, cũng như nhanh chóng áp dụng BOM mới cho các đơn hàng sản xuất tiếp theo. Tính năng này giúp tối ưu chi phí và đảm bảo tính nhất quán khi có thay đổi kỹ thuật.
Theo dõi nguyên phụ liệu và thành phẩm theo lô, mã màu, size: ERPNext cho phép gán mã lô hoặc batch cho các nguyên liệu như vải (theo lô nhuộm, lô nhập) và cho thành phẩm (theo lô sản xuất). Kết hợp với quản lý SKU (size, màu), doanh nghiệp có bức tranh chi tiết về từng mã hàng, biết được lô vải nào đã dùng cho sản phẩm nào, còn tồn bao nhiêu. Điều này đặc biệt hữu ích để kiểm soát sự đồng bộ màu sắc giữa các lô sản xuất, cũng như truy tìm nguyên nhân khi có sản phẩm lỗi chất lượng.
Quản lý chất lượng tích hợp mọi khâu: Tính năng Quality Inspection có mặt ở mọi quy trình quan trọng: kiểm vải đầu vào, kiểm bán thành phẩm chuyền may, kiểm thành phẩm đầu ra. Mọi dữ liệu kiểm tra (tiêu chí nào, kết quả ra sao, người kiểm tra, ngày giờ) đều được lưu lại ngay trên phiếu kho hoặc phiếu sản xuất liên quan. Nhờ tích hợp chặt chẽ, hệ thống có thể chặn tự động việc nhập kho hoặc xuất xưởng những lô không đạt chất lượng, tránh lọt sản phẩm lỗi ra thị trường. Doanh nghiệp cũng dễ dàng tổng hợp báo cáo chất lượng theo thời gian, so sánh tỷ lệ lỗi giữa các nhà cung cấp vải hoặc giữa các chuyền may, từ đó có biện pháp nâng cao chất lượng.
Quản lý tồn kho theo FIFO, tự động điều phối giữa các kênh: Với ERPNext, bài toán tồn kho tối ưu được giải quyết nhờ bộ công cụ thông minh. Hệ thống tuân thủ nguyên tắc FIFO để sử dụng hiệu quả nguyên liệu và thành phẩm. Đồng thời, dựa trên dữ liệu bán hàng real-time, ERPNext có thể gợi ý doanh nghiệp điều chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng/kho để đáp ứng nhu cầu tốt hơn. Ví dụ: sản phẩm A đang bán chạy online nhưng tồn kho ở kho online thấp, trong khi tại cửa hàng X còn dư nhiều – hệ thống sẽ cảnh báo và đề xuất chuyển bớt hàng từ cửa hàng X về kho online. Qua đó, giảm thiểu tồn đọng, tránh ứ hàng chỗ này, thiếu hàng chỗ kia.
Tích hợp quản lý khuyến mãi, chiết khấu, hoa hồng đa kênh: ERPNext may mặc cho phép doanh nghiệp thiết lập hàng trăm quy tắc giá, chương trình khuyến mãi và chính sách chiết khấu khác nhau mà vẫn vận hành trơn tru. Mọi quy tắc ưu đãi được hệ thống tự động nhận diện và áp dụng cho đúng đối tượng, đúng thời điểm – loại bỏ hoàn toàn nguy cơ nhầm lẫn hoặc gian lận từ việc nhập tay. Không những vậy, việc tổng hợp số liệu chiết khấu, hoa hồng cho từng đại lý, nhân viên cũng được thực hiện chỉ bằng vài cú click, thay vì mất nhiều giờ đối soát sổ sách như trước.
Tự động hóa báo cáo, cảnh báo và phân tích xu hướng: Ban lãnh đạo không cần chờ đến cuối tháng mới có báo cáo, bởi ERPNext cung cấp dashboard theo thời gian thực về mọi mặt: doanh số theo ngày, tồn kho tức thời, tiến độ sản xuất hiện tại, công nợ đến hạn… Hệ thống cũng tích hợp các cảnh báo thông minh: cảnh báo hàng tồn dưới định mức, cảnh báo đơn hàng trễ hạn giao, hay thậm chí cảnh báo khi chi phí sản xuất một sản phẩm vượt định mức cho phép. Nhờ dữ liệu kịp thời và cảnh báo sớm, doanh nghiệp chủ động điều chỉnh kế hoạch (ví dụ: tăng sản xuất mặt hàng bán chạy, giảm giá xả hàng tồn kho lâu ngày) và ra quyết định chính xác, thay vì chạy theo vấn đề khi đã muộn.
Khả năng tích hợp và mở rộng không giới hạn: Là một nền tảng mở với API linh hoạt, ERPNext dễ dàng kết nối với các hệ thống khác để tạo thành hệ sinh thái số hóa hoàn chỉnh. Doanh nghiệp may mặc có thể tích hợp ERPNext với phần mềm thiết kế (CAD) để tự động lấy định mức vải, với hệ thống bán lẻ POS để hợp nhất dữ liệu khách hàng và tồn kho, với các sàn TMĐT để đồng bộ đơn hàng, hay thậm chí kết nối với hệ thống của hãng vận chuyển để theo dõi hành trình đơn hàng. Mọi luồng dữ liệu đều được trao đổi tức thời, loại bỏ việc nhập liệu lặp lại hay chậm trễ cập nhật. Điều này giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng thích ứng với mô hình kinh doanh mới (như bán hàng đa kênh, bán hàng xuyên biên giới) mà không phải thay đổi hệ thống cốt lõi.
Tùy chỉnh quy trình nhanh chóng với Low-code/No-code: Một ưu điểm vượt trội của ERPNext là khả năng tùy biến quy trình và bổ sung tính năng mới mà không cần lập trình phức tạp. Giao diện cấu hình trực quan cho phép người dùng nội bộ (có đào tạo) tự thiết lập workflow phê duyệt, thêm trường dữ liệu mới (ví dụ: mã bộ sưu tập, mùa sản xuất), hay thiết kế mẫu báo cáo quản trị riêng chỉ trong vài giờ. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể liên tục cải tiến, thử nghiệm các ý tưởng kinh doanh mới (như mô hình pre-order, sản xuất cá nhân hóa theo số đo khách hàng) một cách linh hoạt mà không tốn chi phí thuê ngoài. Khả năng mở rộng linh hoạt này đảm bảo hệ thống ERP luôn theo kịp sự phát triển của doanh nghiệp, thậm chí đi trước hỗ trợ doanh nghiệp dẫn đầu xu hướng.

Nhờ loạt tính năng chuyên sâu và khả năng mở rộng không giới hạn, ERPNext may mặc đang giúp các doanh nghiệp thời trang – may mặc kiểm soát chặt chẽ mọi mắt xích vận hành, chủ động trước mọi biến động thị trường. Doanh nghiệp sẵn sàng mở rộng quy mô, đa dạng hóa mô hình kinh doanh (từ bán lẻ truyền thống sang online, từ nội địa vươn ra xuất khẩu) mà vẫn giữ vững hiệu quả quản trị, khẳng định vị thế dẫn đầu trong kỷ nguyên quản trị số của ngành công nghiệp thời trang.

6. Tại sao ERPNext là TOP 1 lựa chọn của doanh nghiệp ngành May mặc?

Hợp nhất mọi dữ liệu trên một nền tảng duy nhất – “Một sự thật” cho toàn doanh nghiệp: Một trong những giá trị cốt lõi mà ERPNext mang lại là khả năng hợp nhất toàn bộ dữ liệu doanh nghiệp lên một hệ thống. Từ thiết kế sản phẩm, nguyên liệu, sản xuất, tồn kho đến bán hàng, tài chính, khách hàng – mọi quy trình đều được kết nối chặt chẽ và chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực. Điều này loại bỏ hoàn toàn cảnh nhập liệu lặp lại giữa các bộ phận, chấm dứt tình trạng “mỗi phòng ban một phần mềm, một file riêng”, qua đó giảm thiểu rủi ro sai sót do chuyển nhập thủ công hoặc mất mát thông tin khi chuyển giao giữa các khâu. Giờ đây, ban lãnh đạo chỉ cần một bảng dashboard là có thể nắm bắt tức thì mọi hoạt động từ tiến độ sản xuất ở xưởng, số tồn kho từng cửa hàng, đến doanh số bán hàng theo ngày và dòng tiền thu chi. Toàn bộ bức tranh vận hành hiển thị minh bạch, đồng bộ, giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh và chính xác trước mọi quyết định.

Dễ dàng mở rộng, tùy biến sâu – Quy trình “may đo” theo từng mô hình kinh doanh: ERPNext được thiết kế với triết lý mở – luôn sẵn sàng tùy biến và mở rộng linh hoạt theo sự phát triển của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp tăng trưởng, mở thêm kênh bán mới, đa dạng hóa sản phẩm hay tái cấu trúc quy trình nội bộ, hệ thống cho phép bổ sung, chỉnh sửa nghiệp vụ nhanh chóng mà không bị gò bó như các phần mềm đóng gói truyền thống. Ví dụ: doanh nghiệp có thể dễ dàng thêm module quản lý thuê ngoài gia công, tích hợp thêm tính năng theo dõi đơn hàng online hay bất kỳ quy trình đặc thù nào khi cần. Nhờ vậy, doanh nghiệp luôn chủ động thích ứng với biến động thị trường hoặc chiến lược mới mà không phải đầu tư lại từ đầu cho phần mềm khác.
Chi phí hợp lý, không phí ẩn – Đầu tư bền vững cho chuyển đổi số: ERPNext mang lại hiệu quả tối ưu về chi phí so với nhiều phần mềm ERP quốc tế đắt đỏ. Doanh nghiệp không tốn chi phí license người dùng, không lo các khoản phí gia hạn hằng năm cắt cổ, cũng không bị phụ thuộc vào nhà cung cấp nước ngoài với chi phí tùy chỉnh, hỗ trợ rất cao. Tất cả ngân sách có thể tập trung cho việc triển khai thực tiễn: phân tích quy trình, đào tạo nhân viên, tinh chỉnh hệ thống cho phù hợp nhất với doanh nghiệp. Khoản đầu tư vì thế vừa hợp lý, vừa tạo ra giá trị lâu dài khi doanh nghiệp làm chủ được công nghệ và có thể tự vận hành, mở rộng sau này.
Cộng đồng phát triển lớn, cập nhật công nghệ liên tục – Không ngừng đổi mới cùng thế giới: ERPNext sở hữu cộng đồng người dùng và nhà phát triển toàn cầu vô cùng sôi động. Hiện có hơn 30.000 doanh nghiệp tại 130+ quốc gia sử dụng ERPNext; hàng chục nghìn lập trình viên tham gia đóng góp cải tiến; và hàng trăm đối tác triển khai trên khắp thế giới. Nhờ cộng đồng lớn, ERPNext được cập nhật thường xuyên theo những xu hướng công nghệ mới nhất: từ tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) hỗ trợ dự báo xu hướng bán hàng, đến ứng dụng trên di động, kết nối IoT trong nhà máy thông minh, hay các tính năng cho thương mại điện tử hiện đại. Doanh nghiệp sử dụng ERPNext sẽ không lo hệ thống bị lỗi thời hay lạc hậu; trái lại luôn được nâng cấp, làm mới để bắt kịp và đón đầu xu hướng quản trị tiên tiến trên thế giới.
Dễ sử dụng, giao diện tiếng Việt – Đào tạo nhanh, vận hành trơn tru: ERPNext được Việt hóa hoàn chỉnh về ngôn ngữ, có giao diện thân thiện, trực quan tương tự các ứng dụng web hiện đại nên nhân viên rất dễ làm quen. Với sự hỗ trợ đào tạo bài bản, hầu hết nhân sự có thể thao tác thành thạo các chức năng liên quan chỉ sau vài tuần. Việc không gặp rào cản ngôn ngữ, cộng thêm hệ thống tài liệu và cộng đồng hỗ trợ tiếng Việt, giúp quá trình triển khai ERPNext tiết kiệm thời gian và chi phí hơn hẳn. Doanh nghiệp có thể nhanh chóng đưa hệ thống vào vận hành, rút ngắn thời gian thu lợi từ dự án chuyển đổi số.
Bảo mật và phân quyền chặt chẽ – Đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu doanh nghiệp: ERPNext tích hợp các lớp bảo mật tiên tiến, hỗ trợ phân quyền chi tiết đến từng vai trò, từng phòng ban. Doanh nghiệp dễ dàng thiết lập ai được xem/sửa những phần hành nào, ai chỉ có quyền báo cáo… Mọi thao tác quan trọng (như xóa chứng từ, sửa đơn hàng, đổi giá bán) đều có thể yêu cầu xác nhận hoặc lưu vết người thực hiện. Nhờ cơ chế này, dữ liệu nhạy cảm như công thức thiết kế, chi phí sản xuất, số liệu doanh thu… luôn được bảo vệ, giảm thiểu tối đa nguy cơ rò rỉ hoặc lạm dụng. Đồng thời, việc phân quyền rõ ràng cũng tạo sự chuyên nghiệp và trách nhiệm trong nội bộ, khi mỗi nhân viên chỉ truy cập đúng phần việc của mình.

ERPNext ngành Thời trang – May mặc không chỉ là một phần mềm quản trị, mà là một nền tảng chuyển đổi số toàn diện đồng hành cùng doanh nghiệp trên con đường phát triển, mở rộng và hội nhập. Với ERPNext, doanh nghiệp may mặc có trong tay công cụ để tối ưu vận hành từ gốc rễ, nâng cao năng suất và chất lượng, đồng thời bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro vận hành trong môi trường kinh doanh đầy thách thức.

7. Case Study: Triển khai hệ thống ERPNext tại Công ty GoBross – Thương hiệu thời trang Montsand

Để minh họa rõ hơn giá trị thực tiễn của ERPNext đối với ngành may mặc, chúng ta cùng nhìn vào hành trình chuyển đổi số tại Công ty TNHH GoBross – chủ sở hữu thương hiệu thời trang cao cấp Montsand. Từ chỗ vận hành rời rạc và gặp nhiều bất cập (dữ liệu phân tán, kiểm soát kho kém, quản lý đơn hàng thủ công…), GoBross đã quyết định triển khai ERPNext may mặc như một nền tảng tổng thể để tái cấu trúc quy trình quản trị. Những kết quả đạt được sau dự án không chỉ thể hiện ở hiệu quả vận hành và tối ưu chi phí, mà còn khẳng định vai trò của ERPNext trong việc nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng tốc phát triển bền vững cho doanh nghiệp thời trang trong môi trường kinh doanh hiện đại.

||Đọc thêm về dự án Triển khai Giải pháp Quản trị tổng thể ERPNext cho Gobross (Montsand)

7.1 Trước khi triển khai ERPNext – Hệ thống rời rạc kìm hãm sự phát triển

Trước khi ứng dụng ERPNext, Montsand (GoBross) gặp nhiều hạn chế do chưa có hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể. Cụ thể:

Dữ liệu rời rạc, phân quyền không chặt: Thông tin về sản phẩm, tồn kho, đơn hàng, khách hàng… bị lưu trữ phân tán trên nhiều file và phần mềm nhỏ lẻ. Nhiều bộ phận phải nhập lại dữ liệu giống nhau ở các nơi khác nhau (ví dụ: bộ phận bán hàng lập đơn trên Excel, sau đó kế toán lại gõ lại hóa đơn). Việc này vừa tốn thời gian, vừa dễ sai sót. Mặt khác, do không có công cụ ERP chuẩn, doanh nghiệp cũng chưa có chế độ phân quyền rõ ràng – nhân viên có thể truy cập/sửa file dữ liệu chung một cách tự do, tiềm ẩn rủi ro mất mát hoặc thay đổi thông tin quan trọng mà quản lý không hay biết.
CRM & quản lý khách hàng thủ công: Montsand phục vụ cả khách lẻ cao cấp lẫn các đối tác đại lý, nhưng trước đây không có hệ thống CRM bài bản. Thông tin khách VIP, lịch sử mua hàng, size số ưu thích… chưa được thu thập đầy đủ; việc chăm sóc sau bán chủ yếu dựa vào ghi nhớ của nhân viên. Đối với khách sỉ, công ty cũng chưa kiểm soát chặt hạn mức công nợ, dẫn đến tình trạng giao hàng cho đại lý vượt quá hạn mức nhưng không được cảnh báo, gặp rủi ro thu hồi nợ chậm. Dịch vụ hỗ trợ khách hàng còn thiếu tính chuyên nghiệp do thiếu thông tin, khiến Montsand đôi lúc đánh mất khách hàng tiềm năng vào tay đối thủ.
Quản lý kho chưa khoa học, thiếu chính xác: Do chưa có hệ thống kho tập trung, Montsand thường xuyên gặp khó khăn trong việc nắm bắt tồn kho thực tế. Không nắm rõ từng cửa hàng còn bao nhiêu hàng, kho tổng còn bao nhiêu size, màu khiến công ty mất kiểm soát: có lúc sản phẩm đã hết ở cửa hàng nhưng trên website vẫn bán, hoặc ngược lại hàng tồn đầy kho nhưng không biết để luân chuyển kịp thời. Việc kiểm kê kho định kỳ mất rất nhiều thời gian do phải đếm thủ công và tổng hợp bằng Excel, nhưng kết quả vẫn không khớp với sổ sách. Tình trạng thất thoát hàng hóa do sai sót thủ công hoặc quản lý lỏng lẻo tại cửa hàng cũng xảy ra nhưng khó xác định nguyên nhân.
Mua – bán hàng kém linh hoạt, thiếu tính hiện đại: Hệ thống phần mềm cũ của GoBross rất hạn chế, không hỗ trợ mở rộng tính năng theo nhu cầu kinh doanh. Ví dụ: khi Montsand muốn triển khai chương trình khuyến mãi combo hoặc bán hàng đa kênh tích hợp (omni-channel), hệ thống hiện tại không đáp ứng được, buộc nhân viên phải xử lý ngoài hệ thống (bằng tay hoặc công cụ phụ trợ). Do phần mềm cũ là dạng on-premise chỉ dùng được tại văn phòng, đội ngũ quản lý không thể truy cập từ xa qua web hay mobile, gây bất tiện khi giám sát hoạt động các chi nhánh từ xa. Những hạn chế này làm Montsand khó thích ứng nhanh với xu hướng mới (ví dụ: bán hàng online mạnh mẽ thời kỳ dịch bệnh) và giảm hiệu suất vận hành khi mở rộng.
Quản lý công nợ thủ công, dễ sai sót: Trước khi có ERPNext, kế toán Montsand theo dõi công nợ khách hàng chủ yếu trên Excel và đối chiếu thủ công với sổ phụ ngân hàng. Hàng tháng, việc so khớp hàng trăm hóa đơn phải thu từ các đại lý, đối tác mất rất nhiều thời gian và dễ bỏ sót hóa đơn chưa thanh toán. Nhiều trường hợp đến khi phát hiện nợ quá hạn đã khá muộn, ảnh hưởng đến dòng tiền. Đồng thời, do không có cảnh báo tự động, công ty chịu rủi ro cao với những khoản nợ xấu khó đòi mà không có biện pháp ngăn chặn sớm.
Thiếu tích hợp, dữ liệu bị “đóng băng” theo phòng ban: Các phòng ban của Montsand trước đây hoạt động gần như tách biệt trên phạm vi dữ liệu của mình: thiết kế có file thiết kế, xưởng có file theo dõi sản xuất, kho có file tồn kho, bán hàng có file doanh số… Những file này ít được chia sẻ liên thông, dẫn đến mỗi bộ phận chỉ nhìn thấy một phần bức tranh, khó phối hợp nhịp nhàng. Ví dụ: phòng kinh doanh muốn chạy chương trình khuyến mãi một mẫu áo nhưng không biết tồn kho vải cho mẫu đó còn đủ không; hay phòng kho nhận quá nhiều hàng mới trong khi cửa hàng bán chậm, do kinh doanh chưa báo tình hình tiêu thụ. Sự thiếu tích hợp làm giảm hiệu quả làm việc và quyết định đưa ra không tối ưu.
Khó mở rộng và phát triển mô hình mới: GoBross đặt mục tiêu mở thêm cửa hàng và kênh bán online, cũng như phát triển thêm dòng sản phẩm mới. Tuy nhiên, với hệ thống quản lý cũ manh mún, mỗi lần mở rộng là mỗi lần đối mặt rủi ro: thêm cửa hàng thì nguy cơ sai lệch tồn kho càng cao, thêm kênh bán thì tốn nhân lực nhập liệu gấp đôi… Công ty đứng trước lựa chọn hoặc phải chấp nhận chi phí nhân sự quản lý tăng mạnh, hoặc đầu tư một giải pháp quản trị mới.

7.2 Kết quả đạt được – Bứt phá hiệu quả nhờ ERPNext may mặc

Sau khi ứng dụng giải pháp ERPNext cho ngành thời trang – may mặc, GoBross (Montsand) đã hợp nhất dữ liệu của toàn bộ các hoạt động từ thiết kế, sản xuất, kho vận cho đến kinh doanh và tài chính lên một nền tảng duy nhất. Nhờ đó, mọi thông tin quan trọng về sản phẩm, nguyên liệu, đơn hàng, tồn kho hay công nợ đều được cập nhật real-time và hiển thị trực quan trên các bảng điều khiển (dashboard) tổng hợp. Ban lãnh đạo Montsand giờ chỉ mất vài phút để nắm bắt toàn cảnh hoạt động doanh nghiệp, thay vì phải tổng hợp thủ công hàng chục file Excel hoặc gọi điện từng bộ phận như trước. Dưới đây là những cải thiện nổi bật:

Phân quyền chuẩn xác, giám sát chặt chẽ hơn: Với ERPNext, Montsand đã thiết lập hệ thống phân quyền người dùng chi tiết cho từng vị trí công việc. Mỗi nhân viên từ thiết kế, kho, bán hàng đến kế toán chỉ được truy cập những chức năng và dữ liệu cần thiết cho vai trò của mình. Mọi thao tác quan trọng như sửa giá bán, xóa đơn hàng, duyệt chi đều được kiểm soát qua các workflow phê duyệt và lưu vết người thực hiện. Nhờ đó, tình trạng nhân viên tự ý thay đổi thông tin nhạy cảm không còn xảy ra, dữ liệu kinh doanh của công ty được bảo mật và quản lý chặt chẽ hơn hẳn. Ban giám đốc có thể theo dõi lịch sử cập nhật dữ liệu bất cứ lúc nào để nhanh chóng phát hiện và xử lý các sai lệch (nếu có).
CRM nâng cao trải nghiệm khách hàng: Nhờ tích hợp module CRM, Montsand đã xây dựng được hồ sơ 360° cho từng khách hàng. Toàn bộ lịch sử mua sắm, kích cỡ, màu sắc ưa thích, cùng những lần tương tác (feedback, khiếu nại) của khách đều được hệ thống ghi nhận đầy đủ. Trên cơ sở đó, Montsand triển khai các chương trình chăm sóc riêng cho từng phân khúc: tặng quà sinh nhật khách VIP, gửi ưu đãi đặc biệt cho khách lâu năm, ưu đãi riêng cho khách hay mua online… Kết quả là sự hài lòng và trung thành của khách hàng tăng đáng kể – doanh thu từ nhóm khách hàng thân thiết đã tăng 20% sau 6 tháng, và số lượt mua lại bình quân của khách lẻ cũng cao hơn trước. Đối với kênh bán sỉ, ERPNext giúp Montsand kiểm soát tốt hạn mức công nợ từng đại lý: hệ thống tự động chặn đơn mới nếu đại lý nợ vượt mức cho phép, đồng thời gửi thông báo nhắc nhở thanh toán. Nhờ cách làm chuyên nghiệp này, Montsand vừa bảo vệ được dòng tiền, vừa tạo niềm tin với đối tác phân phối.
Kho vận chuẩn xác, tồn kho minh bạch theo từng SKU: Sau khi triển khai ERPNext, Montsand lần đầu tiên có cái nhìn chính xác về tồn kho theo từng mã SKU ở tất cả các kho và cửa hàng. Hệ thống cập nhật tức thời mỗi khi có nhập xuất, vì vậy lãnh đạo có thể biết ngay sản phẩm nào còn bao nhiêu chiếc ở cửa hàng A, sản phẩm nào sắp hết tại cửa hàng B… Nhờ dữ liệu này, Montsand đã xây dựng được quy trình điều chuyển nội bộ nhanh: hàng tuần, hệ thống gợi ý chuyển hàng tồn nhiều ở nơi bán chậm sang nơi bán chạy. Kết quả là tỷ lệ hàng tồn kho lâu (trên 60 ngày) giảm 30% so với trước, trong khi tình trạng hết size, hết màu ở các cửa hàng giảm hẳn. Việc kiểm kê kho cũng trở nên nhẹ nhàng hơn – hệ thống hỗ trợ kiểm kê bằng mã vạch và đối chiếu ngay với số liệu sổ sách, giúp rút ngắn 70% thời gian kiểm kê. Đặc biệt, Montsand đã phát hiện và xử lý triệt để các lỗ hổng gây thất thoát hàng hóa: so sánh lịch sử bán hàng và tồn kho qua ERPNext cho thấy chính xác thời điểm và địa điểm chênh lệch, từ đó công ty nhanh chóng khoanh vùng và chấn chỉnh hoạt động tại một số cửa hàng.
Tự động hóa quy trình sản xuất – giao hàng liền mạch: ERPNext đã giúp Montsand số hóa hoàn toàn quy trình sản xuất – từ lập kế hoạch cắt may cho mỗi bộ sưu tập, theo dõi tiến độ may từng mã hàng, cho đến quản lý thuê ngoài (in/thêu, xử lý hoàn tất). Tất cả đều vận hành trên hệ thống, tránh phụ thuộc vào sổ tay hay trí nhớ của quản đốc như trước. Nhờ đó, Montsand chủ động hơn trong sản xuất: luôn biết cần sản xuất bao nhiêu cái áo/quần cho kịp lịch ra mắt bộ sưu tập mới, điều phối gia công ngoài hợp lý để không bị dồn việc cận ngày giao hàng. Hiệu suất sản xuất tăng lên, thể hiện ở chỗ tỷ lệ đơn hàng giao đúng hạn đã đạt 98% (trước kia chỉ khoảng 85%). Bên cạnh đó, quy trình xuất hàng và giao vận cho kênh online cũng được ERPNext hỗ trợ chặt chẽ: khi có đơn hàng web, hệ thống tự động tạo phiếu xuất, nhân viên kho chỉ việc đóng gói theo picklist ERPNext cung cấp, dán mã vận đơn tích hợp và xác nhận là xong. Toàn bộ quá trình xử lý đơn online nhanh hơn trước 50% thời gian, đồng thời tỷ lệ giao nhầm/thiếu hàng gần như bằng 0 nhờ hạn chế thao tác thủ công.
Tối ưu quản lý công nợ – dòng tiền cải thiện: Với ERPNext, bộ phận tài chính Montsand giờ đây theo dõi công nợ phải thu từng khách hàng/đại lý hoàn toàn trên hệ thống, không cần Excel rời. Mọi hóa đơn bán chịu đều được phần mềm tự động ghi nhận ngày đến hạn, gửi email nhắc thanh toán trước và cảnh báo khi quá hạn. Nhờ đó, Montsand đã giảm đáng kể số ngày thu tiền bình quân (DSO) – từ 60 ngày xuống còn 45 ngày. Tính đến quý vừa rồi, không còn trường hợp công nợ nào quá hạn trên 90 ngày, đảm bảo dòng tiền ổn định cho công ty tái đầu tư kinh doanh. Đối với kênh bán lẻ, ERPNext cũng tích hợp trực tiếp với cổng thanh toán, giúp kế toán ghi nhận doanh thu online tức thì và đối soát với ngân hàng mỗi ngày, chứ không chờ đến cuối tháng như trước.
Áp dụng chính sách giá và khuyến mãi nhanh chóng, chính xác: Trước đây Montsand gặp khó khăn mỗi khi chạy khuyến mãi lớn (Sale cuối mùa, Black Friday…) do phải thay đổi giá trên nhiều kênh và kiểm soát thủ công việc giảm giá. Sau khi có ERPNext, toàn bộ chính sách giá, chiết khấu, mã coupon được cài đặt một lần trên hệ thống rồi áp dụng đồng loạt cho tất cả kênh. Hệ thống cũng tự động ngừng áp dụng khi hết thời gian khuyến mãi. Nhờ đó, Montsand triển khai các chương trình marketing dễ dàng hơn nhiều – số lượng chương trình tăng 1.5 lần so với trước, doanh số mùa cao điểm nhờ thế tăng trưởng trên 20%. Quan trọng hơn, không còn sai sót nào về giá bán: khách hàng tại cửa hàng và online đều hưởng đúng ưu đãi, kế toán không còn phải xử lý các trường hợp giảm giá nhầm lẫn như trước.
Báo cáo thông minh, quyết định nhanh và chuẩn xác: Ban lãnh đạo Montsand đặc biệt ấn tượng với hệ thống báo cáo và dashboard ERPNext mang lại. Giờ đây, chỉ với vài cú nhấp chuột, công ty đã có ngay các báo cáo quản trị quan trọng: bán chạy nhất tuần này là những sản phẩm nào, tỷ suất lợi nhuận của từng dòng sản phẩm, chi phí sản xuất thực tế so với kế hoạch, hiệu quả doanh thu trên từng mét vuông cửa hàng… Trước đây phải cuối mỗi quý Montsand mới tổng kết được những con số này, nhưng hiện tại dữ liệu có sẵn realtime hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định nhanh hơn. Chẳng hạn, dựa vào dashboard tồn kho theo thời gian thực, công ty đã cắt giảm được 15% lượng hàng tồn kho bình quân mà vẫn đảm bảo đủ hàng bán – một kết quả của việc tối ưu danh mục sản phẩm và lịch sản xuất nhờ dữ liệu kịp thời.

Tại buổi hội thảo trực tuyến “Ứng dụng ERPNext trong doanh nghiệp thời trang – Case-study: Montsand” do MBW Digital tổ chức mới đây, đại diện ban dự án phía Montsand đã chia sẻ rằng: từ khi ứng dụng giải pháp ERPNext, doanh nghiệp đã rút ngắn đến 50% thời gian xử lý đơn hàng online, tiết kiệm khoảng 30% chi phí nhân sự quản lý kho và gần như loại bỏ hoàn toàn rủi ro sai lệch số liệu do nhập thủ công. Đặc biệt, việc đồng bộ dữ liệu từ xưởng sản xuất đến cửa hàng và quản lý chặt chẽ tồn kho theo SKU đã giúp Montsand nâng cao uy tín trong mắt đối tác và khách hàng – luôn giao hàng đúng cam kết, sản phẩm đạt chất lượng đồng đều. Ban lãnh đạo Montsand cũng đánh giá cao tính linh hoạt của ERPNext: khi doanh nghiệp muốn mở thêm cửa hàng hay ra mắt dòng sản phẩm mới, hệ thống dễ dàng tùy chỉnh để hỗ trợ, không cần đầu tư thêm phần mềm hoặc phụ thuộc nhà cung cấp khác. Tất cả những lợi ích này khẳng định quyết định chọn ERPNext là đúng đắn, đặt nền móng vững chắc cho Montsand sẵn sàng bứt phá trong giai đoạn tới.

8. Kết luận

Trong bối cảnh ngành Thời trang – May mặc đòi hỏi tốc độ và sự chính xác cao, ERPNext nổi lên như một giải pháp quản trị tổng thể giúp các doanh nghiệp chủ động thích ứng trước mọi biến động thị trường, đồng thời xây dựng nền tảng quản trị hiện đại, vững chắc cho tăng trưởng dài hạn.

Điểm nổi bật nhất của ERPNext may mặc là khả năng “may đo” các quy trình nghiệp vụ để phù hợp tuyệt đối với đặc thù thực tế tại Việt Nam. Hệ thống giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi mắt xích – từ thiết kế, dự báo nhu cầu, hoạch định nguyên vật liệu, quản lý sản xuất theo đơn hàng, kiểm soát chất lượng chặt chẽ, tối ưu tồn kho nguyên phụ liệu & thành phẩm, cho đến quản lý bán hàng đa kênh, giá bán linh hoạt, chiết khấu và chăm sóc khách hàng sau bán. Tất cả dữ liệu được kết nối liền mạch, minh bạch theo thời gian thực, hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác, nâng cao sức cạnh tranh.

Bên cạnh đó, giải pháp ERPNext cho ngành may mặc còn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý và thông lệ kế toán tại Việt Nam (VAS). Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế báo cáo quản trị riêng (theo dõi doanh thu theo bộ sưu tập, hiệu quả từng cửa hàng, tồn kho theo SKU…) cũng như tích hợp trực tiếp với hệ thống ngân hàng và thuế điện tử, giúp tự động hóa các giao dịch thu/chi, thanh toán hoặc kê khai thuế, từ đó giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian cho bộ phận văn phòng.

ERPNext đã được Việt hóa toàn diện, giao diện thân thiện và có hệ thống tài liệu hướng dẫn chi tiết, giúp các doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận và làm chủ hệ thống trong thời gian ngắn. Đặc biệt, trong trường hợp doanh nghiệp chưa có đội ngũ kỹ thuật mạnh, MBW Digital – đối tác chính thức và duy nhất của ERPNext tại Việt Nam – với đội ngũ tư vấn, triển khai giàu kinh nghiệm, am hiểu sâu sắc đặc thù ngành may mặc – thời trang, luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số một cách thực tiễn và hiệu quả nhất. Liên hệ ngay với chúng tôi hoặc qua hotline 0983-492-716 để được khảo sát quy trình miễn phí cùng MBW Digital – nhận giải pháp ERPNext may mặc tối ưu, “đo ni đóng giày” theo mô hình doanh nghiệp của bạn.