Trong ngành sản xuất, bao bì đóng vai trò quan trọng không chỉ trong việc bảo vệ sản phẩm mà còn đảm bảo các yêu cầu về ghi nhãn, an toàn và truy xuất nguồn gốc. Vì đặc thù riêng của từng ngành, bao bì thường phải đáp ứng các tiêu chuẩn cao về chất liệu, độ bền, khả năng chống ăn mòn và độ kín. Bên cạnh đó, mỗi loại sản phẩm đều có yêu cầu bao bì riêng biệt với thông tin chi tiết về thành phần, hướng dẫn sử dụng, mã vạch và các cảnh báo an toàn. Để cụ thể hóa vấn đề, chúng ta sẽ cùng phân tích chi tiết ở Công ty TNHH Thương mại Nông nghiệp Kiên Thịnh và cách mà Nông nghiệp Kiên Thịnh đã áp dụng ERPNext giải quyết bài toán trên.

1. Tổng quan về Nông nghiệp Kiên Thịnh

Công ty TNHH Thương mại Nông nghiệp Kiên Thịnh hoạt động chủ yếu trong ngành nông sản, phân phối phân bón hữu cơ, chế phẩm vi sinh vật, thuốc bảo vệ thực vật, phân hữu cơ dạng lỏng. 

Tại các doanh nghiệp như Kiên Thịnh, bao bì không được sản xuất trực tiếp tại nhà máy mà được đặt mua từ các nhà cung cấp bên ngoài. Điều này đòi hỏi một hệ thống quản lý nghiêm ngặt để kiểm soát chất lượng, đảm bảo tiến độ giao hàng, theo dõi số lượng tồn kho và giảm thiểu rủi ro thất thoát hoặc lỗi in ấn. 

Việc quản lý trục in cũng là một yếu tố quan trọng, bởi trục in ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng in ấn trên bao bì. Một trục in bị mòn hoặc sử dụng quá số lần quy định có thể làm mờ thông tin trên sản phẩm, gây ảnh hưởng lớn đến thương hiệu và tính pháp lý.

2. Hoạt động quản lý bao bì, trục in của doanh nghiệp Kiên Thịnh

Kiên Thịnh hiện đang sản xuất nhiều dòng sản phẩm thuốc trừ sâu khác nhau, mỗi loại có thiết kế bao bì riêng. Việc lên kế hoạch và tiến hành nhập bao bì từ các nhà cung cấp đòi hỏi sự theo dõi chặt chẽ để đảm bảo rằng mỗi sản phẩm có đủ số lượng bao bì phù hợp trước khi bước vào giai đoạn sản xuất. 

Do số lượng sản phẩm sản xuất rất nhiều nên các đơn vị sản xuất phân bón nông nghiệp như Kiên Thịnh, hoặc các đơn vị sản xuất khác cũng rất dễ gặp phải các vấn đề trong quản lý bao bì, trục tin như thiếu hụt hoặc dư thừa số lượng, sai thông tin in ấn,… kéo theo hậu quả chậm tiến độ và đội kinh phí sản xuất. 

Qua quá trình khảo sát trước khi đưa ra giải pháp triển khai ERPNext cho Kiên Thịnh, MBW Digital đã có buổi làm việc trực tiếp tại nhà máy của Kiên Thịnh để tiếp xúc với dây chuyền sản xuất và hiểu rõ hơn các vấn đề mà Kiên Thịnh đang gặp phải trong công tác quản lý bao bì và trục in. 

Cụ thể:  

• Việc kiểm soát nhập kho bao bì gặp nhiều khó khăn, do mỗi lô hàng từ nhà cung cấp có thể có sai sót về số lượng hoặc chất lượng. Nếu không có hệ thống theo dõi chính xác, có thể dẫn đến tình trạng thiếu bao bì hoặc sử dụng bao bì kém chất lượng trong sản xuất.
• Quá trình theo dõi sử dụng trục in chưa được tự động hóa, dẫn đến khó kiểm soát số lần sử dụng và thời điểm cần thay thế. Điều này gây ra nguy cơ in ấn sai thông tin sản phẩm, ảnh hưởng đến thương hiệu cũng như tuân thủ pháp lý.
• Việc tối ưu tồn kho bao bì chưa được thực hiện hiệu quả, dẫn đến tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt không cân đối. Khi bao bì dư thừa quá nhiều, chi phí lưu kho tăng lên, trong khi thiếu hụt sẽ làm gián đoạn sản xuất.

3. ERPNext Giải Quyết Các Vấn Đề Quản Lý Bao Bì và Trục In Như Thế Nào?

Để giải quyết những thách thức trên, ERPNext cung cấp một bộ công cụ toàn diện trong Module Stock (Kho hàng) để hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi chặt chẽ trục in, nguyên vật liệu và tồn kho bao bì thành phẩm.

| Xem thêm: ERPNext – Giải pháp ERP mã nguồn mở tốt nhất cho doanh nghiệp Sản xuất 

3.1 Quản lý trục in (Printing Cylinder Management)

Trục in là một thiết bị quan trọng trong quá trình in ấn, dùng để tạo ra hình ảnh trên các vật liệu như nhựa, giấy, màng nhôm… Tuy nhiên, trục in có giới hạn số lần sử dụng trước khi cần bảo trì hoặc thay thế. Nếu không có hệ thống theo dõi hiệu quả, doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng hao mòn trục in dẫn đến chất lượng in kém, gây lãng phí nguyên vật liệu và làm gián đoạn sản xuất.

ERPNext giúp quản lý danh mục trục in bằng cách cho phép tạo vật tư riêng biệt cho từng loại trục in (flexo, offset, ống đồng…), đồng thời lưu trữ đầy đủ thông số kỹ thuật như kích thước, chất liệu và tuổi thọ trục in. Mỗi trục in có thể được gán Serial Number để theo dõi số lần sử dụng và lịch sử bảo trì.

Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ kiểm tra chất lượng trục in định kỳ, cảnh báo khi đến hạn thay thế hoặc cần bảo trì. Nhờ vào tính năng này, doanh nghiệp có thể đảm bảo trục in luôn trong tình trạng tốt nhất, giúp giảm thiểu lỗi in và tối ưu hiệu suất sản xuất.

3.2 Quản lý tồn kho bao bì (Packaging Inventory Management)

ERPNext cho phép doanh nghiệp quản lý nguyên vật liệu bao bì bằng cách theo dõi số lượng, vị trí lưu trữ và tình trạng tồn kho. Hệ thống có thể tự động cảnh báo khi nguyên vật liệu sắp hết, giúp đảm bảo nguồn cung ổn định. Đối với bao bì thành phẩm, ERPNext hỗ trợ theo dõi theo Serial Number hoặc Batch Number, giúp truy xuất nguồn gốc từng lô hàng và đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi xuất kho.

3.3 Xuất – nhập kho trục in & bao bì (Stock Transactions)

Việc kiểm soát xuất – nhập kho trục in và bao bì là một phần quan trọng trong quản lý sản xuất. Với ERPNext, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác quá trình xuất kho nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm theo từng Lệnh sản xuất (Work Order).

Trong quá trình sản xuất, hệ thống sẽ ghi nhận việc xuất trục in ra xưởng, xuất nguyên vật liệu như mực, giấy, màng nhựa để in ấn và theo dõi số lần sử dụng của từng trục in. Sau khi quá trình sản xuất hoàn tất, bao bì thành phẩm sẽ được nhập kho và chuẩn bị cho khâu phân phối.

ERPNext cũng hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát kho chặt chẽ bằng các tính năng như Stock Transfer (Chuyển kho) giữa các kho khác nhau, Stock Issue (Xuất kho cho sản xuất) và Delivery Note (Xuất kho để giao hàng cho khách). Điều này giúp đảm bảo nguyên vật liệu và thành phẩm được luân chuyển hiệu quả, tránh thất thoát hoặc tồn kho quá lâu gây lãng phí.

3.4 Kiểm soát chất lượng (Quality Control)

ERPNext cung cấp công cụ hỗ trợ kiểm tra chất lượng trục in và bao bì thành phẩm nhằm phát hiện sớm các lỗi sản xuất, tránh lãng phí nguyên vật liệu và giảm thiểu khiếu nại từ khách hàng. Hệ thống cho phép thiết lập check-list kiểm tra chất lượng với các tiêu chí như độ bền trục in, độ sắc nét của hình ảnh in, độ bám dính của mực và màu sắc in ấn. Dựa trên kết quả kiểm tra, hệ thống sẽ gán trạng thái Pass (Đạt yêu cầu) hoặc Fail (Không đạt yêu cầu), từ đó quyết định sản phẩm có được phép xuất kho hay không. Việc tự động hóa quy trình kiểm tra chất lượng giúp doanh nghiệp duy trì tiêu chuẩn cao, hạn chế tỷ lệ hàng lỗi và nâng cao uy tín thương hiệu trong mắt khách hàng.

3.5 Báo cáo & phân tích dữ liệu

Một trong những lợi thế lớn của ERPNext là khả năng cung cấp báo cáo trực quan và phân tích dữ liệu kho hàng giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn.

Các báo cáo quan trọng bao gồm:

• Stock Balance Report (Báo cáo Tồn kho): Hiển thị tổng số lượng trục in và bao bì trong kho theo từng thời điểm.
• Item-wise Usage Report (Báo cáo Sử dụng Vật tư): Phân tích mức tiêu hao nguyên liệu in và số lần sử dụng trục in, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí sản xuất.
• Stock Aging Report (Báo cáo Tuổi kho hàng hóa): Theo dõi hàng hóa tồn kho lâu ngày, giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt vòng đời sản phẩm và tránh hao hụt tài nguyên.

Nhờ vào những báo cáo này, doanh nghiệp có thể chủ động điều chỉnh kế hoạch sản xuất, tối ưu hóa mức tồn kho và cải thiện hiệu quả vận hành.

Ông Cao Văn Hiền – Giám đốc Công ty Nông nghiệp Kiên Thịnh cho biết: “Chúng tôi tin rằng việc triển khai hệ thống ERPNext sẽ mang đến những thay đổi tích cực cho Công ty Nông nghiệp Kiên Thịnh. Toàn bộ hoạt động vận hành và dữ liệu từ văn phòng đến nhà máy sản xuất đều sẽ được quản lý trên cùng một nền tảng, giúp chuẩn hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và tăng độ chính xác, nâng cao năng suất làm việc cho toàn thể cán bộ công nhân viên.”

Xem thêm: Thông tin đầy đủ về Dự án triển khai hệ thống ERPNEXT cho công ty Nông nghiệp Kiên Thịnh

Có thể nói, việc ứng dụng ERPNext vào quản lý trục in và bao bì không chỉ giúp tối ưu chi phí, mà còn đảm bảo chất lượng sản phẩm, giảm thiểu hao hụt và nâng cao hiệu quả vận hành. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý kho hàng chuyên sâu, ERPNext là một lựa chọn mạnh mẽ và linh hoạt.

MBW Digital hiện là đối tác chính thức và duy nhất được cấp chứng chỉ năng lực triển khai ERPNext tại Việt Nam. Để đăng ký triển khai ERPNext cho lĩnh vực Sản xuất, quý doanh nghiệp có thể nhập thông tin tại đây hoặc liên hệ Hotline/Zalo: 0983 492 716