Khi công nghệ ngày càng phát triển, doanh nghiệp không chỉ đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt mà còn phải tìm kiếm những giải pháp tối ưu cho quy trình vận hành phức tạp. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp TMPP (Thương Mại – Phân Phối – Sản Xuất), việc quản lý nguồn lực, theo dõi tình trạng kho bãi, và duy trì mối quan hệ với khách hàng là những yếu tố quyết định sự thành bại. Một trong những chìa khóa quan trọng để giải quyết các vấn đề này chính là ứng dụng các phần mềm ERP. ERPNext, hệ thống quản lý doanh nghiệp nguồn mở, đã khẳng định tác dụng của mình khi giúp các công ty trong ngành bán buôn tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu câu chuyện thực tế từ Nissin Shoji Việt Nam.

1. Tiếp cận từ góc độ ngành: Những vấn đề doanh nghiệp bán buôn gặp phải khi vận hành

Doanh nghiệp bán buôn liên quan đến nhiều nhà cung cấp, khách hàng và điều kiện giao dịch khác nhau. Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường gặp phải nhiều vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất kinh doanh, dòng tiền và quản lý vận hành. Dưới đây là các vấn đề chính mà doanh nghiệp bán buôn thường gặp phải.

1.1 Quản lý nhiều công ty trong cùng hệ thống chưa hiệu quả

Nhiều doanh nghiệp bán buôn không chỉ vận hành một công ty duy nhất mà có thể có nhiều chi nhánh hoặc công ty con. Tuy nhiên, việc chỉ sử dụng excel/zalo quản lý truyền thống hay sử dụng các công cụ phần mềm nhỏ lẻ sẽ không thể đáp ứng được nhu cầu vận hành đa công ty, gây ra nhiều khó khăn như:

• Báo cáo tài chính không đồng bộ: Doanh nghiệp không thể tổng hợp báo cáo tài chính, doanh số của toàn hệ thống.
• Giao dịch nội bộ khó kiểm soát: Khi có giao dịch giữa các công ty trong cùng hệ thống, việc quản lý chi phí, lợi nhuận và công nợ giữa các bên gặp nhiều sai sót.
• Chỉnh sửa tài liệu mất thời gian: Khi cần thay đổi mẫu in, phiếu giao dịch, nhân sự phải thao tác thủ công nhiều lần trên từng hệ thống riêng lẻ, dễ nhầm lẫn và gây mất thời gian.

1.2 Quản lý giá mua – giá bán chưa linh hoạt

Giá bán trong doanh nghiệp bán buôn chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố và thường xuyên thay đổi, nhưng hệ thống quản lý hiện tại chưa đáp ứng được tính linh hoạt trong việc điều chỉnh giá. 

• Giá mua biến động: Giá nhập hàng từ nhà cung cấp thay đổi do thị trường, tỷ giá ngoại tệ, chiết khấu… nhưng hệ thống không có cơ chế cập nhật tự động.
• Chi phí hải quan và vận chuyển: Đối với hàng nhập khẩu, chi phí này không cố định, nhưng doanh nghiệp khó theo dõi và tính toán chính xác vào giá thành.
• Lợi nhuận không ổn định: Doanh nghiệp cần đảm bảo mức lợi nhuận mong muốn, nhưng việc tính toán giá bán vẫn mang tính thủ công, dễ dẫn đến sai sót.

1.3 Quy trình duyệt báo giá thủ công, mất nhiều thời gian

Báo giá là yếu tố quan trọng trong hoạt động bán hàng, đặc biệt với các đơn hàng có giá trị lớn cần qua nhiều cấp duyệt. Tuy nhiên, doanh nghiệp thường gặp phải các vấn đề như:

• Quy trình duyệt rườm rà: Báo giá cần duyệt qua nhiều cấp (nhân viên kinh doanh, trưởng bộ phận, ban giám đốc), nhưng việc phê duyệt chủ yếu thông qua email hoặc trao đổi nội bộ, không có hệ thống tự động hóa.
• Chậm trễ trong phản hồi khách hàng: Việc duyệt báo giá mất nhiều thời gian có thể khiến khách hàng chọn nhà cung cấp khác.
• Không có lịch sử duyệt rõ ràng: Khi cần tra cứu lại báo giá đã duyệt, doanh nghiệp gặp khó khăn vì thiếu hệ thống lưu trữ và theo dõi.

1.4 Quản lý khách hàng và chính sách giá thiếu kiểm soát

Doanh nghiệp bán buôn thường có nhiều nhóm khách hàng khác nhau như đại lý, nhà phân phối, khách lẻ… Tuy nhiên, hệ thống quản lý khách hàng hiện tại chưa hỗ trợ đầy đủ các chính sách giá linh hoạt, gây ra các vấn đề như:

• Chiết khấu nhập tay dễ sai sót: Chính sách giá và chiết khấu thường xuyên thay đổi, nhưng việc nhập tay khiến nhân viên dễ mắc lỗi khi áp dụng giá cho từng khách hàng.
• Không kiểm soát điều kiện thanh toán: Một số khách hàng có điều kiện thanh toán đặc biệt, nhưng hệ thống chưa có cơ chế kiểm tra, nhân viên có thể áp dụng sai chính sách giá.
• Không cảnh báo công nợ: Khi khách hàng vượt hạn mức công nợ hoặc vi phạm điều kiện thanh toán, hệ thống không có thông báo, dẫn đến rủi ro tài chính.

1.5 Kiểm soát dòng tiền, công nợ và thanh toán gặp nhiều khó khăn

Dòng tiền là yếu tố quan trọng để duy trì hoạt động kinh doanh, nhưng nhiều doanh nghiệp bán buôn gặp khó khăn trong việc theo dõi và quản lý dòng tiền do:

• Thanh toán không đồng nhất: Doanh nghiệp áp dụng nhiều hình thức thanh toán (trả trước, trả theo tiến độ, trả khi nhận hàng…), nhưng hệ thống không hỗ trợ theo dõi linh hoạt.
• Công nợ khách hàng thiếu kiểm soát: Việc theo dõi số tiền thu từ khách hàng theo từng mức thanh toán và hạn mức công nợ chưa rõ ràng, dễ dẫn đến tình trạng nợ quá hạn.
• Không có cảnh báo khi đến hạn thanh toán: Doanh nghiệp không được nhắc nhở khi đến hạn thu hồi công nợ hoặc thanh toán cho nhà cung cấp, dẫn đến rủi ro tài chính.

Nếu không kiểm soát tốt dòng tiền và công nợ, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng thiếu hụt tài chính tạm thời, ảnh hưởng đến khả năng thanh toán và đầu tư.

1.6 Quản lý đơn hàng và vận chuyển chưa tối ưu

Quản lý đơn hàng trong doanh nghiệp bán buôn phức tạp do nhiều đơn hàng có thể liên quan đến nhiều nhà cung cấp và phương thức giao hàng khác nhau. Một số vấn đề thường gặp bao gồm:

• Gom đơn không hiệu quả: Một đơn hàng có thể phát sinh từ nhiều đơn đặt hàng nhỏ lẻ, nhưng hệ thống chưa hỗ trợ gom đơn hợp lý, gây lãng phí chi phí vận chuyển.
• Không theo dõi được vận chuyển: Khi giao hàng từ nhà cung cấp đến khách hàng, doanh nghiệp không có công cụ theo dõi tình trạng giao hàng, gây khó khăn khi xử lý khiếu nại.
• Không tối ưu đơn vị vận chuyển: Doanh nghiệp thuê ngoài nhiều đơn vị vận chuyển nhưng chưa có hệ thống đánh giá hiệu quả, gây thất thoát chi phí.

1.7 Báo cáo bán hàng chưa đầy đủ và khó tổng hợp

Doanh nghiệp bán buôn cần có báo cáo chi tiết để phân tích và ra quyết định kinh doanh, nhưng hệ thống hiện tại thường gặp phải:

• Thiếu dữ liệu theo nhiều tiêu chí: Doanh nghiệp cần báo cáo theo khách hàng, sản phẩm, thời gian… nhưng hệ thống chưa hỗ trợ linh hoạt.
• Dữ liệu phân tán: Thông tin bán hàng bị lưu trữ rời rạc, gây khó khăn khi tổng hợp và phân tích.

Nếu không có báo cáo chính xác, doanh nghiệp khó có thể đánh giá hiệu quả hoạt động và điều chỉnh chiến lược kinh doanh phù hợp.

2. Case – study: Nissin Shoji  đã tối ưu hóa quy trình vận hành như thế nào với ERPNext

2.1 Tổng quan về doanh nghiệp

Nissin Shoji Việt Nam là một chi nhánh của tập đoàn Nissin Shoji – một công ty lớn của Nhật Bản chuyên cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cho ngành bán buôn. Tập đoàn Nissin Shoji đã có mặt tại nhiều quốc gia và luôn tập trung vào việc mang lại các sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao cho khách hàng. Cùng với các công ty con, chi nhánh tại Việt Nam đang hướng đến việc phát triển mạnh mẽ thị trường trong nước, cung cấp các sản phẩm nguyên liệu công nghiệp. Nissin Shoji Việt Nam hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực bán buôn, phục vụ các đối tác kinh doanh trong và ngoài nước. Công ty cung cấp các sản phẩm cho các nhà phân phối, đại lý, nhà sản xuất và các doanh nghiệp trong ngành chế biến thực phẩm, hóa chất và các ngành công nghiệp khác.

Mặc dù Nissin Shoji Việt Nam có lợi thế cạnh tranh lớn nhờ vào chất lượng sản phẩm và mối quan hệ vững chắc với các đối tác trong và ngoài nước, nhưng họ cũng phải đối mặt với những thách thức trong việc quản lý các quy trình vận hành, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý báo giá, đơn hàng, công nợ và quản lý khách hàng. Những vấn đề này có thể gây khó khăn trong việc tối ưu hóa quy trình kinh doanh và giảm thiểu sự cố trong công tác giao nhận, thanh toán.

Công ty đang sử dụng hệ thống phần mềm quản lý dựa trên Google Sheet, tuy nhiên, hệ thống này chưa hỗ trợ đầy đủ các chức năng quan trọng như quản lý nhiều công ty, tự động hóa quy trình duyệt báo giá và quản lý công nợ một cách tối ưu. Điều này khiến cho các quy trình vận hành gặp phải sự cố và trì trệ, đặc biệt là trong việc cập nhật giá mua, báo giá cho khách hàng, quản lý thanh toán và các đơn hàng.

Đọc thêm: Dự án tư vấn và triển khai ERPNext tại Nissin Shoji lĩnh vực bán buôn dầu công nghiệp. 

2.2 Hiện trạng quản lý của Nissin Shoji

• Quản lý kho (MBW DMS): Công ty gặp khó khăn trong việc kiểm soát số lượng tồn kho thực tế khi đơn hàng phát sinh đồng thời trên nhiều kênh bán hàng khác nhau. Hệ thống hiện tại chỉ ghi nhận tồn kho khi hàng hóa xuất khỏi kho thực tế, chưa có khả năng dự báo số lượng hàng tồn dự kiến. Điều này dẫn đến các rủi ro trong bán hàng như thiếu hụt hàng hóa, chậm trễ giao hàng, ảnh hưởng đến cam kết với khách hàng.
• Quản lý hệ thống bán hàng qua kênh phân phối (MBW DMS): Hệ thống hiện tại chưa có khả năng mở rộng để đáp ứng nhu cầu quản trị các kênh bán hàng khác như Webshop, dẫn đến sự gián đoạn và thiếu tính đồng bộ trong quản lý doanh thu từ nhiều nguồn.
• Quản lý bán hàng qua kênh Webshop (Gosell.vn): Hệ thống Webshop chưa được đồng bộ với nền tảng quản lý bán hàng hiện tại, gây khó khăn trong việc theo dõi doanh số, quản lý đơn hàng và kiểm soát hàng tồn kho theo thời gian thực.
• Quản lý nhân sự (Misa Amis): Công ty sử dụng MBW DMS để quản lý nhân viên thị trường và Misa Amis để quản lý nhân sự văn phòng, nhưng chưa có một hệ thống chung để đồng bộ dữ liệu nhân sự. Việc thiếu nền tảng quản lý tập trung gây ra khó khăn trong tuyển dụng, đánh giá hiệu suất và quản lý chấm công – tính lương.
• Hạn chế trong các hoạt động khác: Các quy trình quan trọng như quản lý đầu vào, mua hàng và dịch vụ sau bán hàng hiện chưa có hệ thống phần mềm chuyên dụng, khiến việc theo dõi và tối ưu hóa vận hành gặp nhiều trở ngại.

Việc thiếu một hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể khiến Công ty TNHH Thương Mại Việt Hải Đăng đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý, tối ưu hóa và phát triển kinh doanh. Để khắc phục những hạn chế này, Việt Hải Đăng đã tìm hiểu và triển khai ERPNext. Giải pháp này giúp tích hợp tất cả các phân hệ quan trọng, từ quản lý kho, bán hàng, tài chính, nhân sự đến dịch vụ sau bán hàng, nhằm nâng cao hiệu suất vận hành, tối ưu quy trình kinh doanh và gia tăng lợi thế cạnh tranh trong ngành phân phối.

2.3 Giải pháp từ ERPNext – Tính đáp ứng cao và có khả năng mở rộng

ERPNext là một hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở giúp các doanh nghiệp tự động hóa quy trình vận hành, quản lý tập trung dữ liệu, và cải thiện hiệu suất hoạt động. Hệ thống này bao gồm đầy đủ các tính năng để hỗ trợ doanh nghiệp bán buôn, từ quản lý kho, bán hàng, công nợ, mua hàng, kế toán, báo cáo tài chính cho đến quản lý đa công ty và vận hành chuỗi cung ứng. Điểm mạnh của ERPNext so với các hệ thống ERP truyền thống là giao diện thân thiện, linh hoạt, dễ tùy chỉnh và có chi phí triển khai tối ưu. Do đó, qua quá trình tìm hiểu, Nissin Shoji đã lựa chọn ERPNext là giải pháp đồng hành cùng doanh nghiệp. 

2.3.1 Module Mua hàng (Purchase) 

Nissin Shoji áp dụng module mua hàng để quản lý các hoạt động mua sắm của công ty, từ việc lập đơn hàng đến việc thanh toán cho nhà cung cấp. Cụ thể:

• Tạo đơn đặt hàng và liên kết báo giá với đơn đặt hàng nhà cung cấp: Sau khi khách hàng chốt báo giá, công ty có thể tự động tạo đơn đặt hàng cho nhà cung cấp dựa trên báo giá đã được phê duyệt. 
• Liên kết nhiều báo giá và tạo đơn đặt hàng cho nhà cung cấp: gom nhiều báo giá từ các khách hàng khác nhau để tạo ra đơn đặt hàng của nhà cung cấp. 
• Quản lý nhà cung cấp và điều kiện thanh toán: Nissin Shoji theo dõi các điều kiện thanh toán của nhà cung cấp, chẳng hạn như các mức thanh toán (30% trước, 70% sau) hoặc thanh toán sau một số ngày nhất định.

2.3.2 Module Bán Hàng (Sales) 

Nissin Shoji áp dụng module Bán hàng để quản lý tất cả các hoạt động liên quan đến bán hàng từ báo giá đến việc nhận thanh toán từ khách hàng. 

• Tạo báo giá cho khách hàng: Các trường thông tin báo giá có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của Nissin Shoji. Các yếu tố như chi phí hải quan, tỷ suất lợi nhuận, phí vận chuyển và đơn giá mua sẽ được tự động tính toán để đưa ra giá bán cuối cùng cho khách hàng.

• Quản lý báo giá với các mức duyệt: Hệ thống hỗ trợ thiết lập các cấp duyệt báo giá, giúp đảm bảo các báo giá được phê duyệt một cách nhanh chóng và chính xác. Ngoài ra, Nissin Shoji có thể thay đổi báo giá khi có sự thay đổi trong đơn giá mua, chi phí hải quan hoặc chi phí vận chuyển.
• Quản lý điều kiện thanh toán: Nissin Shoji hỗ trợ tạo mẫu điều kiện thanh toán cho từng khách hàng riêng biệt, với các kỳ hạn thanh toán linh hoạt (ví dụ: 30 ngày, 60 ngày) và các khoản phạt hoặc khuyến mãi cho thanh toán đúng hạn.
• Theo dõi đơn hàng và thanh toán: Hệ thống sẽ tự động liên kết báo giá đã duyệt với đơn đặt hàng của khách hàng.

2.3.3 Module Kho Hàng (Stock) 

Nissin Shoji triển khai module Kho hàng để quản lý kho, hàng hóa và đảm bảo tồn kho luôn đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Với ERPNext, Nissin Shoji áp dụng các tính năng sau để quản lý kho hiệu quả hơn:

• Quản lý kho ảo và theo dõi nhập xuất hàng từ nhà cung cấp: ERPNext cho phép Nissin Shoji tạo kho ảo để theo dõi quá trình nhập và xuất hàng từ nhà cung cấp đến khách hàng. 
• Quản lý tồn kho thực tế cho hàng trả lại: Trong trường hợp hàng hóa bị trả lại từ khách hàng, ERPNext sẽ theo dõi tình trạng hàng trả lại trong kho.
• Quản lý đơn vị tính sản phẩm đa dạng: ERPNext hỗ trợ Nissin Shoji quản lý đơn vị tính sản phẩm đa dạng, từ các đơn vị đo lường tiêu chuẩn như kg, lít cho đến các biến thể đặc biệt khác của sản phẩm (size, màu sắc, v.v.).

2.3.4 Module Kế Toán và Công Nợ (Accounting & Accounts Receivable)

Nissin Shoji chọn triển khai Kế toán ngay trên ERPNext. Việc này nhằm mục tiêu đồng bộ toàn bộ dữ liệu kinh doanh – tài chính kế toán của công ty trên cùng một hệ thống, đặc biệt tập trung vào mục tiêu quản lý các khoản thu chi và công nợ của khách hàng.

• Quản lý công nợ khách hàng: Nissin Shoji có thể theo dõi công nợ của khách hàng theo từng tiến độ thanh toán, bao gồm các khoản thanh toán đúng hạn, quá hạn và các khoản phạt khi thanh toán trễ. 
• Nhắc nhở nợ quá hạn: ERPNext có tính năng tự động gửi thông báo nhắc nhở khách hàng về các khoản nợ quá hạn. 
• Ghi nhận thanh toán từ khách hàng: Nissin Shoji có thể tự động ghi nhận các khoản thanh toán trên ERPNext.
• Báo cáo công nợ: Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết về công nợ của khách hàng, bao gồm các thông tin về tình trạng thanh toán và tiến độ thanh toán của các đơn hàng. 

2.3.5 Module Quản Lý Đơn Hàng và Vận Chuyển (Sales Order & Delivery) 

ERPNext có sẵn module hỗ trợ quản lý đơn hàng bán hàng từ khi tạo đến khi hoàn tất giao hàng, theo dõi tình trạng giao hàng và đảm bảo việc vận chuyển đúng tiến độ.

Việc theo dõi sát sao tiến độ và tình trạng giao hàng là một trong các ưu tiên quan trọng của Nissin Shoji nhằm mang đến dịch vụ bán hàng tốt hơn cho các đại lý, khách hàng.  

2.3.6 Báo Cáo và Phân Tích (Reports & Analytics) 

ERPNext là giải pháp ERP có khả năng tùy biến báo cáo cực kỳ linh hoạt. Triển khai ERPNext, MBW Digital đã thực hiện thiết kế các mẫu báo cáo, dashboard theo yêu cầu của Nissin Shoji để theo dõi chi tiết, realtime các thông tin về tình hình kinh doanh, bán hàng, khách hàng, và các báo cáo khác về hiệu suất doanh nghiệp. . Điều này giúp Nissin Shoji có cái nhìn tổng quan về hiệu quả bán hàng và từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách kịp thời.

3. Kết luận

Việc hợp tác giữa Nissin Shoji và MBW Digital trong triển khai ERPNext đánh dấu một cột mốc quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của Nissin Việt Nam. Là một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực thương mại và phân phối nguyên vật liệu, linh kiện công nghiệp, Nissin Shoji luôn hướng tới việc nâng cao hiệu suất vận hành, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và nâng tầm dịch vụ khách hàng. Với hệ thống ERPNext, công ty có thể chuẩn hóa quy trình quản lý đơn hàng, mua hàng, bán hàng, kho bãi và kế toán công nợ một cách toàn diện, giúp dữ liệu được đồng bộ, minh bạch và chính xác hơn.

Với kinh nghiệm triển khai ERPNext cho nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực thương mại và phân phối, MBW Digital cam kết đồng hành cùng Nissin Shoji để đảm bảo dự án đạt được kết quả tốt nhất. Đội ngũ chuyên gia của MBW Digital đã cùng Nissin Shoji xây dựng lộ trình triển khai bài bản, từ việc phân tích quy trình hiện tại, xác định các điểm cần cải thiện đến việc triển khai, đào tạo và hỗ trợ sau khi hệ thống chính thức đi vào hoạt động.

Bạn có đang tìm kiếm một giải pháp ERP tối ưu để quản lý doanh nghiệp bán buôn của mình? MBW Digital – đơn vị tư vấn và triển khai ERPNext đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam –  mang lại giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn. Chuyển đổi số không chỉ là xu hướng mà còn là chìa khóa để phát triển bền vững trong thời đại số! Liên hệ ngay tại đây.