Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều phần mềm khiến việc tổng hợp báo cáo mất hàng giờ, thậm chí sai lệch. Các phòng ban thiếu kết nối, dẫn đến quy trình chồng chéo, lãng phí nguồn lực.Vậy nên, để việc quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thực sự phát huy tốt, ngày càng nhiều doanh nghiệp áp dụng phần mềm ERPNext – nền tảng quản lý doanh nghiệp mã nguồn mở hàng đầu, đáp ứng đúng nhu cầu của bạn, từ vận hành, tài chính, kho vận, nhân sự đến CRM, mà không gánh thêm chi phí dư thừa.

1. Tiếp cận từ góc độ ngành

1.1 Vấn đề chung của ngành thương mại hàng hóa (phân phối, bán buôn, nhập khẩu)

Ngành thương mại hàng hóa bao gồm các lĩnh vực phân phối, bán buôn và nhập khẩu là một trong những lĩnh vực chủ chốt trong nền kinh tế của mỗi quốc gia. Tuy nhiên, các doanh nghiệp trong ngành đang phải đối mặt với nhiều vấn đề thách thức. Những vấn đề này không chỉ gây khó khăn đến quy trình vận hành của doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh trên thị trường.

Quản trị chuỗi cung ứng

Quản trị chuỗi cung ứng là hoạt động giúp giải quyết các vấn đề đầu vào – đầu ra của hàng hóa, sản phẩm. Xuất phát từ việc thiếu kết nối và đồng bộ giữa các hoạt động trong chuỗi, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự thiếu nhất quán trong quy trình hoạt động. Ngoài ra, thông tin không cập nhật kịp thời và chậm ứng dụng công nghệ số làm giảm hiệu quả vận hành và khả năng ra quyết định. Bên cạnh đó, sự phối hợp rời rạc giữa các bộ phận càng làm tăng rủi ro, lãng phí nguồn lực và hạn chế hiệu suất chuỗi cung ứng. Do đó, doanh nghiệp cần tái cấu trúc quản trị, đẩy mạnh số hóa và cải thiện sự phối hợp nội bộ để đảm bảo vận hành linh hoạt, hiệu quả hơn.

Quản lý hệ thống kho hàng phức tạp, phân tán

Quản lý kho hàng luôn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp trong ngành thương mại hàng hóa. Nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng hình thức phân tán hệ thống kho hàng ở nhiều nơi. Điều này tuy mang lại lợi thế trong việc tiếp cận thị trường, nhưng cũng tiềm ẩn nhiều khó khăn nếu không được quản lý hiệu quả. Một trong những vấn đề phổ biến là tình trạng mất cân bằng hàng hóa. Việc điều chuyển hàng hóa giữa các kho không chỉ làm gia tăng chi phí vận chuyển mà còn kéo dài thời gian đáp ứng nhu cầu khách hàng. Ngoài ra, hệ thống quản lý rời rạc khiến dữ liệu tồn kho chậm cập nhật, gây sai lệch báo cáo, gây ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và năng lực cạnh tranh.

Quản lý hệ thống đa kênh

Quản lý hệ thống phân phối đa kênh (MT, GT, và online) và triển khai bán hàng đa kênh (Omnichannel) là hai thách thức lớn đối với các doanh nghiệp thương mại hàng hóa trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Mỗi kênh đều có đặc điểm quản lý riêng biệt, các kênh bán lẻ hiện đại (MT) yêu cầu chính sách giá, khuyến mãi và trưng bày ưu tiên; kênh truyền thống (GT) đòi hỏi mức chiết khấu cao để duy trì đại lý; trong khi kênh online lại yêu cầu tốc độ giao hàng nhanh, cạnh tranh giá mạnh và tính linh hoạt cao. Những khác biệt này thường gây ra xung đột giữa các kênh và làm tăng độ phức tạp trong quản lý.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều sai lầm phổ biến khi triển khai Omnichannel, chẳng hạn như dàn trải quá nhiều kênh không hiệu quả, thiếu hệ thống quản lý tích hợp, và không xây dựng quy trình xử lý đơn hàng tập trung. Khi dữ liệu giữa các kênh không được đồng bộ hóa theo thời gian thực, tình trạng sai lệch thông tin về tồn kho và hiệu suất vận hành sẽ xảy ra, dẫn đến việc mất cơ hội bán hàng hoặc gia tăng chi phí không đáng có. Việc thiếu phối hợp giữa các phòng ban như bán hàng, logistics và tài chính càng làm trầm trọng hơn các vấn đề này, gây ra sự trì trệ trong vận hành và khó khăn trong việc tối ưu hóa nguồn lực.  

1.2 Xu hướng giải quyết vấn đề trong ngành

Trước những vấn đề trên, nhiều doanh nghiệp đã nỗ lực tìm kiếm các giải pháp nhằm giải quyết những thách thức và tối ưu hóa quy trình vận hành. Cụ thể như:

Tự động hóa quy trình quản lý kho và tồn kho

Quản lý hàng tồn kho hay quản lý kho hàng là tập hợp các công việc liên quan đến các công tác tổ chức, quản lý, sắp xếp, bảo quản hàng hóa trong kho. Hầu hết các doanh nghiệp khi lựa chọn áp dụng các giải pháp cho hoạt động  này thường nhắm đến các công cụ đáp ứng được hai mục tiêu chính là tối ưu hóa quy trình vận hành và tiết kiệm chi phí, từ đó giảm thiểu nguy cơ dư thừa hoặc thiếu hụt hàng hóa.

Tích hợp đa kênh bán hàng 

Trước sự bùng nổ của các kênh bán hàng, đặc biệt là mạng xã hội và các nền tảng thương mại điện tử, việc ứng dụng công nghệ đã trở thành yếu tố quyết định sự thành công trong kinh doanh đa kênh. Để quản lý hiệu quả nhiều kênh bán hàng như thương mại điện tử, bán lẻ truyền thống, và các kênh bán buôn, nhiều doanh nghiệp sử dụng các hệ thống tích hợp dữ liệu bán hàng từ nhiều nguồn vào một nền tảng duy nhất.

Tuân thủ và quản lý tài chính hiệu quả

Các doanh nghiệp phân phối và bán buôn thường đặc biệt chú trọng đến việc quản lý tài chính nhằm duy trì dòng tiền ổn định và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. So với các phương pháp thủ công, doanh nghiệp có thể phát hiện các giao dịch bất thường, từ đó giảm thiểu gian lận và sai sót, đồng thời tối ưu hóa quyết định tài chính dựa trên dữ liệu thực tế. 

Cải thiện trải nghiệm khách hàng thông qua CRM tích hợp

Trí tuệ nhân tạo đang ngày càng phổ biến và quan trọng trong việc cải thiện trải nghiệm khách hàng. Với khả năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ và sự đoán hành vi khách hàng, các doanh nghiệp đang tích cực đầu tư vào các công cụ CRM để cải thiện trải nghiệm khách hàng, giữ chân khách hàng và tăng khả năng tương tác cá nhân hóa.

Có thể nói, ngành thương mại hàng hóa đang phải đối mặt với nhiều thách thức liên quan đến quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng và phân phối bán hàng đa kênh. Tuy nhiên, với xu hướng áp dụng các công nghệ như tự động hóa, số hóa chuỗi cung ứng, tích hợp đa kênh và dự báo thông minh, ngành này đang từng bước giải quyết các vấn đề đó. ERPNext, với các tính năng linh hoạt và tích hợp, chính là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và nắm bắt xu hướng mới, từ đó tăng cường hiệu quả kinh doanh và cạnh tranh trên thị trường.

2. Tối ưu hóa quy trình quản lý – Case Study RTG

2.1 Tổng quan về doanh nghiệp

Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG) là công ty chuyên phân phối các dòng sản phẩm rượu vang từ Chile, Pháp và Ý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn kinh doanh rượu Hàn Quốc, rượu mạnh và nước trái cây tại Việt Nam. Với quy mô hơn 100 nhân sự, doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh bao gồm hoạt động quản trị nhân sự, kho hàng và tài chính, đặc biệt khi doanh nghiệp thuộc ngành thương mại hàng hóa với lĩnh vực bán buôn và phân phối. Phần lớn các quy trình quản lý doanh nghiệp vẫn được thực hiện thủ công và theo dõi qua Google Sheet, dẫn đến nhiều rủi ro và thiếu hiệu quả trong việc kiểm soát và quản lý dữ liệu. 

2.2 Vấn đề và thách thức 

Hệ thống quản lý chưa phân quyền hiệu quả

Trước kia doanh nghiệp sử dụng Google Sheet để quản lý và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban tuy nhiên sẽ có những người không có quyền hạn có thể truy cập vào các dữ liệu quan trọng làm thất thoát hoặc lộ thông tin khách hàng.

Quản lý khách hàng và công nợ yếu kém

Công ty hiện tại không sử dụng bất kỳ công cụ quản lý nào dẫn đến mất kiểm soát về tình trạng công nợ của khách hàng, đặc biệt đối với những đơn đặt hàng lớn, số lượng hóa đơn phải thu càng nhiều. Không chỉ công nợ, RTG còn gặp khó khăn trong việc quản lý thông tin khách hàng, ảnh hưởng tới quá trình giao hàng, dễ dẫn tới việc không cung cấp dịch vụ hoặc hỗ trợ tốt, khách hàng sẽ mất lòng tin và dừng hợp tác.

Quản lý kho hàng

Tuy đã hoạt động được 2 năm nhưng RTG hiện nay vẫn chưa sử dụng phần mềm quản lý kho nào dẫn đến nhiều vấn đề tiềm ẩn và hậu quả tiêu cực như mất kiểm soát về lượng hàng tồn, không biết chính xác các mặt hàng đang có trong kho. Điều này dẫn đến doanh nghiệp không theo dõi được số lượng hàng hóa thất thoát do không biết rõ về tình trạng và vị trí của từng mặt hàng trong kho. Do đó, doanh nghiệp có thể giảm hiệu suất làm việc và tăng chi phí hoạt động.

Hệ thống quản lý mua hàng còn hạn chế

RTG hiện nay sử dụng Misa để quản lý hoạt động mua hàng và bán hàng tuy nhiên hệ thống này không có khả năng phát triển các tính năng mới theo các chương trình và cách thức quản lý bán hàng/ mua hàng mới. Ngoài ra, khi quản lý muốn truy cập vào xem doanh thu hay chi phí thực tế hàng ngày thì sẽ cần đăng nhập trên hệ thống mà không có mobile app gây ra sự mất thuận tiện. 

Khả năng tích hợp kém

Việc quản lý các hoạt động của công ty đều tự phát và không có phần mềm tổng thể nào. Các phần mềm hiện tại công ty đang sử dụng chỉ giải quyết một vài vấn đề nhưng cốt lõi thì chưa tìm hiểu được. Một hệ thống phần mềm tổng thể với khả năng tích hợp cao có thể giải quyết triệt để vấn đề này. Bằng cách kết nối liền mạch các quy trình và bộ phận trong doanh nghiệp, hệ thống tích hợp cho phép thông tin được lưu trữ và chia sẻ một cách thống nhất, từ đó giảm thiểu rủi ro sai lệch dữ liệu và cải thiện hiệu suất làm việc và nguyên nhân xuất phát từ đâu có thể truy vết.

2.3 Giải pháp từ ERPNext

ERPNext là một hệ thống quản lý toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp, từ sản xuất, bán hàng, marketing, tài chính, nhân sự đến quản lý kho, kế hoạch sản xuất,…. Khác biệt lớn nhất của phần mềm này là khả năng tùy chỉnh linh hoạt, phù hợp với mọi nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Không giống như các giải pháp độc quyền yêu cầu giấy phép đắt tiền hoặc nâng cấp phần cứng, ERPNext được tải xuống và sử dụng miễn phí, phần mềm sử dụng công nghệ Low Code/ No Code, không cần đội ngũ IT chuyên nghiệp vẫn còn có thể phát triển ứng dụng. 

Trong bối cảnh cạnh tranh như hiện nay, việc không có một phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể có thể gây ra nhiều khó khăn và hạn chế cho Công ty TNHH RTG trong việc quản lý, tối ưu hóa và phát triển hoạt động kinh doanh. Để cải thiện tình hình, Công ty đã quyết định chuyển sang một hệ thống quản lý toàn diện và tích hợp, như ERPNext  để tối ưu hóa quy trình kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc. 

Phân quyền chuyên biệt hóa

ERPNext cho phép thiết lập phân quyền rõ ràng giữa từng phòng ban và từng nhân viên, chi tiết cho từng vai trò trong doanh nghiệp. Thông qua hệ thống này, chỉ những nhân sự được ủy quyền mới có thể truy cập vào các dữ liệu quan trọng. Điều này không chỉ giúp bảo mật thông tin khách hàng mà còn ngăn ngừa nguy cơ thất thoát dữ liệu, từ đó xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp và minh bạch hơn.

Quản lý thông tin khách hàng chặt chẽ

Với ERPNext, RTG có thể quản lý thông tin khách hàng một cách tập trung và khoa học. Hệ thống cung cấp các công cụ theo dõi lịch sử giao dịch, trạng thái công nợ và hóa đơn của từng khách hàng, từ đó giảm thiểu nguy cơ mất kiểm soát. Hơn nữa, các tính năng nhắc nhở và báo cáo tự động hỗ trợ RTG theo dõi sát sao tình trạng công nợ, đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong các giao dịch lớn. Điều này không chỉ cải thiện dịch vụ khách hàng mà còn nâng cao uy tín của doanh nghiệp.

Phân hệ kho hàng vượt trội

ERPNext cung cấp một module quản lý kho hàng mạnh mẽ, giúp RTG theo dõi chính xác lượng hàng tồn kho, vị trí và tình trạng của từng sản phẩm. Các chức năng như kiểm kê tự động, dự báo tồn kho và cảnh báo hàng hóa sắp hết hạn giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng hóa hợp lý, giảm thiểu thất thoát và tối ưu hóa chi phí lưu kho. Nhờ đó, RTG có thể gia tăng hiệu suất hoạt động và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của thị trường.

Khả năng tích hợp linh hoạt

ERPNext có khả năng tích hợp với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng, do đó doanh nghiệp có thể quản lý mua hàng và bán hàng trong cùng một nền tảng, đồng thời hỗ trợ các tính năng tùy chỉnh để đáp ứng các chương trình khuyến mãi hoặc chiến lược kinh doanh mới. Hệ thống còn cung cấp mobile app, cho phép các nhà quản lý theo dõi doanh thu, chi phí và các chỉ số quan trọng mọi lúc, mọi nơi, tăng cường tính linh hoạt trong quản lý.

| Đọc thêm: Tổng quan về dự án triển khai ERPNext tại công ty Rượu thế giới RTG

2.4 Hành trình hợp tác với MBW Digital

Trong quá trình tìm kiếm giải pháp toàn diện, RTG đã lựa chọn MBW Digital làm đối tác chiến lược, điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết thách thức hiện tại mà còn đặt nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Việc hợp tác triển khai ERPNext chia thành 3 giai đoạn chính mỗi giai đoạn đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi số của RTG.

Giai đoạn 1: Khảo sát và tư vấn toàn trình

Ở giai đoạn đầu tiên, MBW Digital tiến hành khảo sát chi tiết hiện trạng hoạt động của RTG. Quá trình khảo sát bao gồm việc phỏng vấn trực tiếp, sử dụng bảng khảo sát tiêu chuẩn để thu thập thông tin từ các bộ phận khác nhau trong RTG. Đồng thời, MBW Digital phân tích sâu các quy trình kinh doanh và nghiệp vụ đang được áp dụng. Giai đoạn này giúp đội ngũ tư vấn không chỉ thu thập dữ liệu mà còn hiểu được cách RTG vận hành thực tế, các quy trình thủ công, các công cụ hiện tại (Google Sheets, Misa) và những bất cập trong việc quản lý.

Qua quá trình phân tích chuyên sâu những vấn đề RTG đang gặp phải, đội ngũ chuyên gia của MBW Digital đã đưa ra những chiến lược chuyển đổi số toàn diện, với ERPNext làm trung tâm. Chiến lược này không chỉ là giải pháp công nghệ mà còn là một lộ trình giúp RTG chuyển đổi toàn diện cách thức vận hành, từ thủ công và rời rạc sang tự động hóa và đồng bộ.

Giai đoạn 2: Thiết kế giải pháp

Sau khi nắm rõ các vấn đề và nhu cầu của RTG, MBW Digital đã tiến hành thiết kế giải pháp ERPNext được tùy chỉnh đặc thù để đáp ứng đầy đủ các quy trình và nghiệp vụ mà doanh nghiệp yêu cầu. Việc thiết kế được thực hiện theo cấu trúc ba giai đoạn, nhằm tổ chức và quản lý hiệu quả các hoạt động của RTG, đảm bảo sự liên kết liền mạch giữa các phòng ban và quy trình.

Giai đoạn 1: Selling, Buying, Stock, CRM

Đây là giai đoạn cơ bản, tập trung vào các hoạt động cốt lõi của RTG, bao gồm:

• Bán hàng (Selling): ERPNext cho phép tạo và quản lý đơn hàng, theo dõi trạng thái giao dịch với khách hàng và xử lý các đơn trả hàng.
• Mua hàng (Buying): Đơn đặt hàng với nhà cung cấp được quản lý chặt chẽ, từ đặt hàng đến nhận hàng và kiểm tra chất lượng.
• Quản lý kho (Stock): Cung cấp khả năng theo dõi tồn kho theo thời gian thực, kiểm kê tự động và quản lý vận hành kho WMS (Warehouse Management System).
• CRM (Customer Relationship Management): Quản lý danh sách khách hàng, theo dõi lịch sử giao dịch, và triển khai các hoạt động chăm sóc khách hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ và tăng cường lòng trung thành.

Giai đoạn 2: Finance – Accounting

Giai đoạn này xử lý các nghiệp vụ tài chính và kế toán, đảm bảo rằng mọi giao dịch được ghi nhận chính xác và minh bạch. Các tính năng bao gồm:

• Ghi nhận thanh toán: ERPNext tự động hóa quy trình ghi nhận thanh toán từ khách hàng, giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Theo dõi công nợ: Cung cấp báo cáo chi tiết về tình trạng công nợ, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt dòng tiền và tránh rủi ro mất vốn.
• Bảng giá và chương trình khuyến mãi: Tích hợp các chính sách chiết khấu và khuyến mãi, đảm bảo tính chính xác khi áp dụng cho khách hàng.

Giai đoạn 3: Manufacturing

Giai đoạn này mở rộng hệ thống để hỗ trợ các hoạt động sản xuất, tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình vận hành, kiểm soát chất lượng và cải thiện hiệu suất. Những tính năng chính bao gồm:

• Quản lý kế hoạch (Production Planning): ERPNext hỗ trợ lập hoạch dựa trên đơn hàng, dự báo nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu, đảm bảo tiến độ sản xuất và tối ưu hóa nguồn lực.
• Theo dõi tiến độ (Production Tracking): Cung cấp khả năng giám sát tiến độ theo thời gian thực, từ giai đoạn chuẩn bị nguyên vật liệu, sản xuất, đến hoàn thành sản phẩm, giúp phát hiện và xử lý nhanh các vấn đề phát sinh.
• Quản lý nguyên vật liệu (Material Management): Theo dõi chi tiết lượng nguyên vật liệu nhập, xuất và tồn kho, đảm bảo cung ứng đúng thời điểm và tránh lãng phí.
• Kiểm soát chất lượng (Quality Control): Tích hợp các tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng ở từng giai đoạn, giảm thiểu lỗi và đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu trước khi xuất xưởng.
• Báo cáo hiệu suất (Production Performance Reporting): Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất máy móc, năng suất lao động và chi phí sản xuất, hỗ trợ doanh nghiệp phân tích và tối ưu hóa hoạt động sản xuất.

Giai đoạn này giúp doanh nghiệp không chỉ kiểm soát tốt quy trình sản xuất mà còn tăng cường khả năng phối hợp giữa các bộ phận, từ mua hàng, kho bãi đến bán hàng, tạo nền tảng vững chắc để mở rộng quy mô và cải thiện chất lượng sản phẩm.

Giai đoạn 3: Giai đoạn triển khai

Giai đoạn triển khai ERPNext tại RTG được thực hiện một cách bài bản và có lộ trình cụ thể nhằm đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả ngay từ những ngày đầu. Trước tiên, đội ngũ kỹ thuật của MBW Digital tiến hành cài đặt và cấu hình hệ thống, đảm bảo tất cả các module như quản lý kho hàng, công nợ, khách hàng, và phân quyền hoạt động đồng bộ và liền mạch. Các dữ liệu cũ từ Google Sheets, Misa và các nền tảng khác được nhập liệu và đồng bộ hóa vào ERPNext để tạo ra một nguồn dữ liệu thống nhất.

Đào tạo nhân sự

Đào tạo nhân sự là một phần không thể thiếu trong quá trình triển khai. MBW Digital tổ chức các buổi hướng dẫn chi tiết cho từng phòng ban, từ bộ phận kho vận, kinh doanh, đến kế toán, nhằm đảm bảo tất cả nhân sự nắm bắt được cách sử dụng hệ thống. 

Thử nghiệm vận hành

Quá trình thử nghiệm vận hành được triển khai trong khoảng thời gian 2-4 tuần, giúp RTG kiểm tra tính phù hợp của hệ thống với quy trình thực tế. Các lỗi hoặc vấn đề được ghi nhận và xử lý kịp thời, bao gồm điều chỉnh module, tối ưu hóa quy trình và thêm tính năng nếu cần thiết. Việc thử nghiệm này không chỉ giúp hệ thống đạt hiệu suất tối ưu mà còn tăng cường sự tự tin của đội ngũ RTG khi sử dụng.

Sau khi chính thức vận hành, MBW Digital tiếp tục đồng hành với RTG thông qua các dịch vụ hỗ trợ sau triển khai. Các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng được giải quyết nhanh chóng, đồng thời đội ngũ kỹ thuật cung cấp các bản nâng cấp định kỳ để hệ thống luôn đáp ứng tốt nhu cầu kinh doanh đang phát triển của RTG. Việc triển khai ERPNext không chỉ là bước chuyển đổi về công nghệ mà còn tạo ra sự thay đổi lớn trong cách RTG quản lý và vận hành, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, giảm thiểu chi phí, và gia tăng hiệu quả làm việc.

| Đọc thêm: Tổng quan về dự án triển khai ERPNext tại công ty Rượu thế giới RTG

2.5 Kết quả đạt được

Sau khi hoàn tất giai đoạn thiết kế và triển khai giải pháp, đội ngũ MBW Digital đã dành thời gian để tối ưu hóa và điều chỉnh ERPNext sao cho phù hợp nhất với các nhu cầu đặc thù của RTG. Quá trình triển khai kéo dài 7 tháng đã mang lại những cải tiến đáng kể trong cách RTG vận hành, giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao hơn trong quản lý và hoạt động.

Tổ chức công ty được phân quyền chuyên biệt hóa:

• RTG áp dụng sơ đồ vận hành công ty theo mô hình cây giúp tối ưu hóa hoạt động quản lý và vận hành.
• Tài khoản nhân viên được phân quyền dựa theo hai tiêu chiếu là phân quyền theo dữ liệu (Mỗi nhân viên chỉ có quyền truy cập dữ liệu thuộc về tổ chức hoặc chi nhánh được gắn vào) và phân quyền theo thao tác (Quyền thực hiện thao tác cụ thể được phân bổ dựa trên chức năng công việc)
• Các chi nhánh có hoạt động quản lý riêng biệt theo từng phân quyền gồm: Tạo đơn hàng bán; Quản lý điểm giao hàng; Quản lý xuất – nhập – tồn kho; Quản lý đội ngũ giao hàng nội bộ; Công nợ.

Hiệu quả quản lý kho vượt trội:

Kho hàng của RTG được phân tán ở ba miền Bắc – Trung – Nam nên việc kiểm soát thủ công gặp nhiều khó khăn nhưng từ khi sử dụng ERPNext, hệ thống quản lý kho hàng (WMS) mới được tích hợp, RTG có thể kiểm soát chặt chẽ số lượng và vị trí hàng tồn kho. Cụ thể:

• RTG xây dựng layout kho và thể hiện trực tiếp trên phần mềm
• Thể hiện chi tiết mặt hàng sản phẩm đang lưu trữ theo line hàng
• Ghi nhận cách nhập hàng, lấy hàng, số lượng hàng tồn dựa vào lịch sử hoạt động trên hệ thống.
• Mọi thông tin về sản phẩm đều được phân loại theo mã vạch, mã nội bộ để theo dõi thời gian thực, giảm thiểu tình trạng thất thoát hàng hóa và sai sót khi kiểm kê.
• Quy trình vận hành kho được tự động hóa, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực.

Quản lý bán hàng chuyên sâu hơn:

• Có thể tích hợp bảng giá, chương trình khuyến mãi và quy tắc định giá linh hoạt.
• Đội ngũ bán hàng có thể tùy chỉnh các mức giá phù hợp với từng nhóm khách hàng hoặc chiến dịch khuyến mãi, đảm bảo tính cạnh tranh và gia tăng doanh thu.

Quản lý khách hàng và công nợ chính xác:

• RTG đã xây dựng được một hệ thống dữ liệu khách hàng chi tiết, phân nhóm theo khu vực, ngành hàng, và các tiêu chí cụ thể khác.
• Tính năng quản lý công nợ cho phép cập nhật và theo dõi trạng thái thanh toán trong thời gian thực, giảm thiểu rủi ro liên quan đến các khoản phải thu quá hạn.

Liên thông dữ liệu và truy vết:

• Một trong những điểm nổi bật của hệ thống ERPNext là khả năng liên kết dữ liệu giữa các bộ phận như bán hàng, kho vận, và tài chính.
• Mỗi thay đổi trong hệ thống đều được lưu vết, cho phép truy ngược lại nguồn gốc dữ liệu, xem nguồn gốc bắt đầu từ đâu.

Ứng dụng di động nâng cao hiệu quả:

• Hệ thống ERPNext tích hợp ứng dụng di động cho phép nhân viên bán hàng, thủ kho, và đội ngũ giao hàng truy cập hệ thống mọi lúc, mọi nơi.

Mặc dù đạt được nhiều cải tiến đáng kể, một số tính năng vẫn cần được hoàn thiện, chẳng hạn như hệ thống KPIs chi tiết theo tháng. Tuy nhiên, RTG đã đánh giá cao sự nhiệt tình và chuyên nghiệp của đội ngũ MBW Digital trong quá trình triển khai, đồng thời nhận thấy rõ sự cải thiện trong hiệu quả vận hành tổng thể.