Trong quá trình số hóa toàn diện hệ thống quản lý doanh nghiệp, dự án triển khai ERPNext của MBW Digital cho công ty Thương mại – Phân phối Rượu thế giới (RTG) đã đạt được nhiều kết quả tích cực. Ở bài phân tích “ERPNext – Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh cho Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG) ” đã mô tả tổng quan dự án, bao gồm mục tiêu dài hạn và chiến lược triển khai từng giai đoạn. Để có cái nhìn sâu hơn, chúng ta sẽ phân tích chi tiết từng giai đoạn,  và cụ thể ở bài viết này là giai đoạn 1 của dự án nhằm làm sáng tỏ những bước đầu quan trọng trong việc tối ưu hóa hệ thống và mang lại giá trị thực tế cho RTG.

|Đọc thêm: Khởi động dự án triển khai ERPNext cho lĩnh vực bán lẻ tại Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG)

Tổng quan giai đoạn 1 của dự án triển khai ERPNext số hóa toàn diện doanh nghiệp RTG

Trong giai đoạn 1 của dự án hợp tác giữa MBW Digital và RTG, mục tiêu chính là tối ưu hóa các quy trình cốt lõi như bán hàng, mua hàng, quản lý kho và CRM (Customer Relationship Management). Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng trong việc tạo nền tảng vững chắc cho các giai đoạn tiếp theo, giúp RTG cải thiện hiệu quả vận hành, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng suất làm việc. Thông qua việc triển khai hệ thống ERPNext, MBW Digital đã giúp RTG giải quyết những bài toán tồn đọng trong quy trình quản lý kinh doanh hiện tại, cụ thể:

• Quản lý CRM: RTG gặp khó khăn trong quá trình quản lý các thông tin khách hàng. Điều này dễ dẫn tới việc không cung cấp dịch vụ hoặc hỗ trợ tốt, làm mất lòng tin khách hàng.
• Quản lý kho: Doanh nghiệp chưa có phần mềm quản lý kho dẫn đến nhiều vấn đề tiềm ẩn và hậu quả tiêu cực làm giảm hiệu suất làm việc và tăng chi phí hoạt động.
• Quản lý mua hàng, bán hàng: Hệ thống cũ không có khả năng phát triển tính năng mới theo các chương trình và cách thức quản lý bán hàng/ mua hàng mới.
• Quản lý công nợ: RTG quản lý công nợ bằng cách thủ công gây tốn nhiều thời gian và công sức, đồng thời cũng dễ gây ra sai sót và mất mát dữ liệu. 

Nhận thấy việc cải thiện các vấn đề gây ảnh hưởng tiêu cực lên hoạt động kinh doanh là bức thiết hơn cả, hai bên đã quyết định giai đoạn 1 của dự án triển khai ERPNext sẽ tập trung vào các module phục vụ số hóa quy trình mua – bán hàng – quản lý kho tại RTG, trước khi bắt tay vào số hóa các vấn đề khác trong doanh nghiệp.

Mục tiêu giai đoạn 1: Số hóa toàn diện hoạt động kinh doanh tại RTG 

Sau khi xác định được các nhu cầu trọng yếu và mong muốn của RTG khi áp dụng ERPNext, cũng như các vấn đề thực tế trong quy trình vận hành ở từng khối phòng ban, MBW Digital đã thiết kế lộ trình số hóa cho RTG đảm bảo tính hiệu quả, khả thi, từ đó  chia dự án ra thành ba giai đoạn. 

Giai đoạn 1: Selling, Buying, Stock, CRM

Đây là giai đoạn cơ bản, tập trung vào các hoạt động cốt lõi của RTG, bao gồm:

• Bán hàng (Selling): Hệ thống cho phép tạo và quản lý đơn hàng, theo dõi trạng thái giao dịch với khách hàng và xử lý các đơn trả hàng.
• Mua hàng (Buying): Đơn đặt hàng với nhà cung cấp được quản lý chặt chẽ, từ đặt hàng đến nhận hàng và kiểm tra chất lượng.
• Quản lý kho (Stock): Cung cấp khả năng theo dõi tồn kho theo thời gian thực, kiểm kê tự động và quản lý vận hành kho WMS (Warehouse Management System).
• CRM (Customer Relationship Management): Quản lý danh sách khách hàng, theo dõi lịch sử giao dịch, và triển khai các hoạt động chăm sóc khách hàng, đảm bảo chất lượng dịch vụ và tăng cường lòng trung thành.

Giai đoạn 2: Finance – Accounting

Giai đoạn này xử lý các nghiệp vụ tài chính và kế toán. Các tính năng bao gồm:

• Ghi nhận thanh toán: Hệ thống tự động hóa quy trình ghi nhận thanh toán từ khách hàng, giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Theo dõi công nợ: Cung cấp báo cáo chi tiết về tình trạng công nợ, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý tốt dòng tiền và tránh rủi ro mất vốn.
• Bảng giá và chương trình khuyến mãi: Tích hợp các chính sách chiết khấu và khuyến mãi, đảm bảo tính chính xác khi áp dụng cho khách hàng.

Giai đoạn 3: Manufacturing

Giai đoạn này, ERPNext hỗ trợ phát triển thêm các tính năng về hoạt động sản xuất, tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình vận hành, kiểm soát chất lượng và cải thiện hiệu suất. Những tính năng chính bao gồm:

• Quản lý kế hoạch (Production Planning): Hệ thống hỗ trợ lập hoạch dựa trên đơn hàng, dự báo nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu, đảm bảo tiến độ sản xuất và tối ưu hóa nguồn lực.
• Theo dõi tiến độ (Production Tracking): Cung cấp khả năng giám sát tiến độ theo thời gian thực, từ giai đoạn chuẩn bị nguyên vật liệu, sản xuất, đến hoàn thành sản phẩm, giúp phát hiện và xử lý nhanh các vấn đề phát sinh.
• Quản lý nguyên vật liệu (Material Management): Theo dõi chi tiết lượng nguyên vật liệu nhập, xuất và tồn kho, đảm bảo cung ứng đúng thời điểm và tránh lãng phí.
• Kiểm soát chất lượng (Quality Control): Tích hợp các tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng ở từng giai đoạn, giảm thiểu lỗi và đảm bảo sản phẩm đạt yêu cầu trước khi xuất xưởng.
• Báo cáo hiệu suất (Production Performance Reporting): Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết về hiệu suất máy móc, năng suất lao động và chi phí sản xuất, hỗ trợ doanh nghiệp phân tích và tối ưu hóa hoạt động sản xuất.

Như có thể thấy, ở giai đoạn đầu tiên, Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG) và MBW Digital đặt mục tiêu xây dựng nền tảng cho hệ thống ERPNext, tập trung vào việc thu thập dữ liệu và phân tích toàn diện các quy trình đặc thù của doanh nghiệp. Từ đó, đội ngũ triển khai đưa ra phương án chi tiết, tối ưu hóa đảm bảo phù hợp với nhu cầu thực tế RTG.   

Ông Đinh Minh Quân – CEO MBW Digital, Trưởng dự án triển khai ERPNext cho công ty RTG cho biết: “MBW Digital vinh dự là đơn vị trực tiếp triển khai tư vấn giải pháp ERP cho Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG). MBW cam kết sẽ phối hợp với RTG từ khi bắt đầu dự án đến khi các nghiệp vụ, phân hệ vận hành trơn tru, phù hợp với đặc điểm riêng của RTG.”.

MBW Digital và RTG đều hiểu rằng, để dự án triển khai ERPNext thành công thì một trong các vấn đề quan trọng nhất là thiết lập và chuẩn hóa dữ liệu ban đầu. Các bước chuyển đổi và cấu hình dữ liệu được thực hiện cẩn thận, tạo điều kiện để hệ thống hoạt động ổn định và hiệu quả ngay từ giai đoạn thử nghiệm.

Song song với đó, việc đào tạo và hỗ trợ đội ngũ Key User cũng là trọng tâm. Các nhân sự chủ chốt của RTG được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng sử dụng các phân hệ chính, đảm bảo họ có thể vận hành hệ thống một cách hiệu quả sau triển khai.

Cuối cùng, giai đoạn này hướng đến việc kiểm chứng tính hiệu quả thông qua chạy thử nghiệm. Các quy trình và tính năng đã triển khai được thử nghiệm trong môi trường thực tế để đảm bảo chúng không chỉ hoạt động ổn định mà còn giải quyết được các vấn đề hiện tại, đồng thời cải thiện quy trình vận hành của doanh nghiệp.

Chi tiết giai đoạn 1: Vận hành 4 module Kho, Mua hàng, Bán hàng và CRM trên ERPNext

Trong giai đoạn 1, RTG triển khai 4 module cốt lõi của ERPNext gồm: Kho (Inventory), Mua hàng (Buying), Bán hàng (Selling), và CRM. Các module này giúp số hóa toàn bộ quy trình vận hành từ quản lý tồn kho, mua sắm, xử lý đơn hàng đến quản lý quan hệ khách hàng. Việc tích hợp các quy trình này mang lại sự minh bạch, chính xác và hiệu quả, đồng thời đặt nền móng cho việc tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và nâng cao năng lực cạnh tranh của RTG.

Quản lý kho & kiểm soát tồn kho realtime 

Với sự hỗ trợ của ERPNext, RTG đã chuyển đổi quy trình quản lý kho từ thủ công sang số hóa hoàn toàn, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong vận hành. Quy trình này bao gồm các bước chính như sau:

• Dựa trên các đơn bán hàng (Sales Order – SO) đã được tạo, hệ thống ERPNext tự động tạo danh sách lấy hàng (Pick List) theo nguyên tắc quản lý tồn kho FIFO (First In, First Out). Điều này giúp RTG tối ưu hóa việc xuất hàng, đảm bảo các sản phẩm tồn kho lâu ngày được ưu tiên xuất trước, tránh tình trạng hàng hóa hết hạn hoặc dư thừa.

• Sau khi danh sách lấy hàng được phê duyệt, phiếu xuất kho (Delivery Note) được tự động tạo dựa trên thông tin từ Pick List. Hệ thống ERPNext đồng bộ hóa toàn bộ quy trình, từ đơn bán hàng đến xuất kho, giúp bộ phận kho dễ dàng theo dõi trạng thái và vị trí hàng hóa. Điều này không chỉ nâng cao tốc độ xử lý đơn hàng mà còn giảm thiểu sai sót trong việc xuất kho.

Nhờ sự hỗ trợ của ERPNext, toàn bộ quy trình kho từ lấy hàng, xuất kho đến xử lý hàng trả lại đều được số hóa và quản lý tập trung. Hệ thống cung cấp báo cáo chi tiết theo thời gian thực về trạng thái kho, số lượng tồn, và luồng xuất nhập hàng hóa. Điều này giúp RTG không chỉ giảm thiểu thất thoát mà còn đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu kinh doanh.

Quản lý bán hàng (Selling)

Hệ thống ERPNext hỗ trợ RTG tạo và quản lý các đơn đặt hàng (Sales Order – SO) một cách chi tiết và tự động. Các thông tin khách hàng như địa chỉ giao hàng, thông tin xuất hóa đơn, mã PO của khách hàng đều được tự động liên kết vào SO. Giá sản phẩm được cập nhật tự động theo bảng giá đã được cấu hình trước, tùy thuộc vào khách hàng hoặc nhóm khách hàng. Ngoài ra, hệ thống hiển thị số dư kho khả dụng tại các kho hàng, giúp đảm bảo tính khả thi khi xác nhận đơn hàng. SO cũng hỗ trợ các tính năng bổ sung như chia VAT theo từng sản phẩm và tự động hiển thị thông tin sản phẩm qua mã Barcode, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

ERPNext tích hợp tính năng sắp xếp tuyến giao hàng cho nhân viên giao nhận. Người dùng có thể tick chọn các phiếu xuất kho để sắp xếp tuyến, gán đơn hàng vào tuyến giao cụ thể, và chọn nhân viên giao hàng. Hệ thống hỗ trợ tính toán thời gian và điểm đến, cung cấp mẫu tem niêm phong hàng hóa. Nhân viên giao hàng nhận thông tin qua ứng dụng, cập nhật trạng thái giao hàng, và các thay đổi này được đồng bộ hóa tức thời trên phiếu xuất kho và SO.

Một số mẫu báo cáo chuyên biệt của RTG đã được MBW Digital thiết kế, tùy chỉnh và số hóa lên hệ thống ERPNext như: 

• Báo cáo chiết lịch sử bán hàng theo sản phẩm.
• Báo cáo chi tiết số dư hàng theo lô.
• Báo cáo tổng hợp đơn hàng bán
• Báo cáo doanh số bán hàng

Ngoài ra, ERPNext hỗ trợ cung cấp một số mẫu báo cáo khác như:

• Sổ cái tồn kho
• Cân đối tồn kho
• Số lượng tồn kho dự kiến
• Phân tích đơn đặt hàng bán
• Sổ cái tổng hợp
• Xu hướng hóa đơn bán hàng
• Xu hướng phiếu giao 

Việc áp dụng ERPNext không chỉ giúp RTG áp dụng quy trình tự động hóa vào hoạt động kinh doanh mà còn nâng cao khả năng phân tích, dự báo và kiểm soát toàn diện. Từ đó tạo tiền để để doanh nghiệp phát triển bền vững.

Quản lý mua hàng (Buying)

Quy trình quản lý mua hàng của RTG trên hệ thống ERPNext được số hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ bước ký hợp đồng đến nhập sản phẩm, hàng hóa vào kho, mang lại hiệu quả vượt trội cho hoạt động kinh doanh.

Dựa trên báo giá, năng lực và lịch sử làm việc với nhà cung cấp, bộ phận mua hàng thực hiện việc đánh giá và lựa chọn đối tác phù hợp nhất. Hợp đồng được ký kết với các thông tin chi tiết như mặt hàng, số lượng, thời hạn hợp đồng, và các điều khoản liên quan. Toàn bộ hợp đồng được lưu trữ trên hệ thống ERPNext, giúp đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng truy xuất khi cần thiết. Điều này không chỉ cải thiện quy trình mua hàng mà còn giúp RTG kiểm soát rủi ro trong việc giao dịch với nhà cung cấp.

Từ hợp đồng đã ký, bộ phận thu mua tạo phiếu mua hàng với thông tin cụ thể về mặt hàng và nhà cung cấp. Phiếu này được số hóa hoàn toàn trên ERPNext, với các trường thông tin như số hợp đồng, mã lô hàng, và các điều khoản giao nhận. Việc số hóa phiếu mua hàng giúp RTG giảm thiểu lỗi thủ công, đồng thời cho phép bộ phận quản lý theo dõi tiến độ thực hiện đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác.

Nhờ ERPNext, toàn bộ quy trình từ ký hợp đồng, tạo phiếu mua hàng, cập nhật thông tin vận tải, đến nhập kho đều được đồng bộ hóa và kiểm soát chặt chẽ. RTG có thể theo dõi trạng thái của từng lô hàng, giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa thời gian xử lý. 

Quản lý khách hàng CRM

Cuối cùng, việc triển khai CRM (Customer Relationship Management) đóng vai trò quan trọng trong giai đoạn này. RTG cần một hệ thống CRM mạnh mẽ để quản lý khách hàng, đặc biệt khi khách hàng của doanh nghiệp là những tổ chức lớn và có giá trị đơn hàng cao thì lịch sử giao dịch và chất lượng chăm sóc khách hàng càng cần được chú ý mạnh mẽ. Và khi sử dụng ERPNext, RTG đã cải thiện các vấn đề này, đảm bảo xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng và tối ưu hóa trải nghiệm khách hàng.

Các kết quả đạt được trong giai đoạn 1

Sau khi hoàn tất giai đoạn 1 của dự án, RTG đã thành công trong việc xây dựng và đồng bộ dữ liệu nền tảng (Master Data) cho các phân hệ trọng yếu, bao gồm quản lý khách hàng, mua hàng, bán hàng và kho vận. Nhờ đó, toàn bộ dữ liệu được tập trung, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ và tối ưu hóa các quy trình hoạt động.

Hệ thống ERPNext cũng được điều chỉnh để phù hợp với các đặc thù của RTG. Các chức năng tùy chỉnh nổi bật gồm gửi email booking theo từng điểm giao hàng, liên kết phiếu nhập kho với đơn hàng trả lại, và phân tách VAT theo sản phẩm trên hóa đơn. Những cải tiến này đã trải qua quá trình kiểm tra nghiêm ngặt trước khi áp dụng chính thức, đảm bảo tính hiệu quả và ổn định trong vận hành thực tế.

Giai đoạn đầu của dự án đã hoàn thành xuất sắc, đáp ứng toàn diện các yêu cầu nghiệp vụ đặt ra. Những tùy chỉnh và nâng cấp không chỉ khắc phục các thách thức hiện tại mà còn tạo tiền đề vững chắc cho sự phát triển lâu dài. Thành công này khẳng định ERPNext là một giải pháp quản trị phù hợp, giúp RTG nói riêng và các doanh nghiệp thương mại, dịch vụ nói chung nâng cao hiệu suất quản lý và gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Tại MBW Digital, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai ERPNext chuyên nghiệp, chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu và đặc thù riêng biệt, vì vậy dịch vụ của chúng tôi không chỉ dừng lại ở việc cài đặt phần mềm mà còn cung cấp các giải pháp tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu đặc thù của mỗi doanh nghiệp.

Dịch vụ của MBW Digital bao gồm:

• Khảo sát: Đánh giá chi tiết nhu cầu và hiện trạng hoạt động của doanh nghiệp.
• Tư vấn giải pháp: Phân tích quy trình hiện tại và đề xuất giải pháp ERPNext tối ưu nhất. 
• Phân tích thiết kế: Xây dựng kế hoạch và thiết kế hệ thống phù hợp với yêu cầu cụ thể
• Thực hiện cấu hình và nâng cấp: Thực hiện cấu hình, tùy chỉnh và cải tiến hệ thống để đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu.
• Triển khai người dùng: Hỗ trợ doanh nghiệp đưa hệ thống vào sử dụng thực tế.
• Tùy chỉnh và phát triển: Phát triển các tính năng, module mở rộng phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp.
• Đào tạo và hỗ trợ: Đào tạo đội ngũ nhân viên và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục trong suốt quá trình sử dụng hệ thống.