1. Vấn đề chung của các doanh nghiệp ngành sản xuất, thương mại và dịch vụ

Ngành dệt may và các dịch vụ liên quan như cung ứng vật tư, bảo trì máy móc đang đối mặt với nhiều thách thức, đặc biệt trong bối cảnh thị trường toàn cầu không ngừng biến động. 

Biến động thị trường và nhu cầu

Doanh nghiệp trong các lĩnh vực này thường gặp khó khăn trong việc dự đoán xu hướng thị trường và nhu cầu khách hàng. Sự thay đổi nhanh chóng về hành vi tiêu dùng, biến động giá nguyên vật liệu và áp lực từ cạnh tranh buộc các doanh nghiệp phải linh hoạt trong quản lý và ra quyết định. Đặc biệt ngành dệt may thường xuyên đối mặt với sự thay đổi về giá, chính sách thương mại quốc tế, và các yếu tố kinh tế vĩ mô như lạm phát hay suy thoái khiến doanh nghiệp phải linh hoạt điều chỉnh chiến lược kinh doanh, đồng thời chuẩn bị nguồn lực để đối phó với các rủi ro bất ngờ.

Quản lý chuỗi cung ứng phức tạp

Các doanh nghiệp sản xuất, thương mại và dịch vụ thường phải xử lý một chuỗi cung ứng với nhiều bên liên quan như nhà cung cấp, nhà vận chuyển, và khách hàng. Việc thiếu sự đồng bộ trong thông tin có thể dẫn đến gián đoạn sản xuất, giao hàng chậm trễ, và tăng chi phí. Điều này không chỉ gây thiệt hại về mặt tài chính mà còn làm giảm sự hài lòng của khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Quản lý tồn kho không hiệu quả

Một trong những vấn đề lớn là sự dư thừa hoặc thiếu hụt hàng tồn kho. Điều này dẫn đến chi phí lưu kho tăng cao hoặc mất cơ hội kinh doanh do không đủ hàng để cung cấp. Phần mềm quản trị giúp tự động hóa quản lý tồn kho, đưa ra các dự báo chính xác để duy trì mức tồn kho tối ưu.

Khó khăn trong kiểm soát chất lượng

Đảm bảo chất lượng sản phẩm và dịch vụ là yếu tố then chốt để giữ chân khách hàng. Tuy nhiên, việc kiểm soát chất lượng thủ công thường kém hiệu quả, dễ xảy ra lỗi. Các sản phẩm lỗi hoặc không đạt tiêu chuẩn không chỉ làm tăng chi phí hoàn thiện mà còn gây thiệt hại đến thương hiệu. 

Không tối ưu hóa sản xuất

Sự thiếu hụt dữ liệu và công cụ giám sát khiến nhiều doanh nghiệp không thể tối ưu hóa quy trình sản xuất hoặc dịch vụ. Điều này dẫn đến lãng phí nguồn lực, tăng thời gian sản xuất và giảm hiệu suất lao động, khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đáp ứng nhu cầu ngày càng cao từ thị trường.

Dữ liệu bị phân mảnh

Doanh nghiệp thường lưu trữ dữ liệu ở nhiều hệ thống khác nhau, gây khó khăn trong việc tổng hợp và phân tích. Dữ liệu bị phân mảnh không chỉ làm giảm khả năng ra quyết định mà còn tăng nguy cơ sai sót và trùng lặp. 

Quản lý khách hàng và giao dịch kém

Đối với các doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, việc duy trì mối quan hệ khách hàng là yếu tố quyết định sự thành công. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa có hệ thống quản lý khách hàng hiệu quả sẽ dẫn đến mất khách hàng hiện tại và khó thu hút khách hàng tiềm năng. Thiếu hệ thống quản lý khách hàng đồng bộ cũng làm giảm hiệu quả của các giao dịch, khiến doanh nghiệp dễ bỏ lỡ cơ hội hợp tác lớn.

2. Giai đoạn 1 của dự án tối ưu hóa quản trị doanh nghiệp DHT

2.1 Mô tả khái quát về Công ty TNHH Phát triển Thương mại DHT

Công ty TNHH Phát triển Thương mại DHT là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại kinh doanh & sửa chữa các mặt hàng phụ tùng, vật tư thay thế cho máy móc ngành dệt, hoặc vật tư tiêu hao. Với kinh nghiệm lâu năm và đội ngũ nhân sự có chuyên môn, DHT luôn là sự lựa chọn tối ưu đồng hành cùng các đối tác trong việc nâng cao năng suất và tối ưu hóa trong quy trình vận hành. 

Lĩnh vực hoạt động: 

DHT tập trung vào ba mảng chính, đảm bảo phục vụ toàn diện nhu cầu của ngành dệt may:

• Sản xuất: Sản xuất các sản phẩm ngành dệt may, vải.
• Thương mại: Bán các mặt hàng ngành dệt may, vật tư thay thế cho máy móc dệt may.
• Dịch vụ kỹ thuật: Dịch vụ sửa chữa, bảo trì thay thế máy móc ngành dệt may. 

Quy mô và tổ chức:

Với quy mô khoảng 50 nhân sự, DHT được tổ chức thành 3 phòng ban chính:

• Khối kinh doanh: tập trung phát triển thị trường và quản lý quan hệ khách hàng.
• Khối sản xuất: đảm bảo quy trình sản xuất khép kín và kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt.
• Khối Dịch vụ dự án: cung cấp các giải pháp kỹ thuật, bảo trì và sửa chữa máy móc chuyên dụng trong ngành dệt may.

Khách hàng 

DHT cung cấp sản phẩm dịch vụ đến cả khách hàng B2C và B2B. Với mục tiêu trở thành đối tác chiến lược đáng tin cậu, Công ty TNHH Phát triển Thương mại DHT luôn đổi mới, cải tiến và cam kết mang đến giải pháp vượt trội, đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng.

2.2 Hiện trạng của doanh nghiệp trước khi sử dụng ERPNext

Ngành sản xuất, thương mại và dịch vụ ngày càng đối mặt với nhiều thách thức và DHT cũng không ngoại lệ. Những khó khăn này đã ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Cụ thể:

• Mua hàng: DHT sử dụng các công cụ đơn lẻ để quản lý hoạt động cung ứng hàng hóa như: Quản lý giá nhà cung cấp, liên kết các công đoạn mua hàng, quản lý tiến độ thu mua hàng hóa, lưu trữ, tra cứu lịch sử mua hàng,… khiến doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn trong hoạt động mua hàng.
• Kho hàng: DHT không sử dụng phần mềm quản lý kho nào dẫn đến tình trạng mất kiểm soát về lượng hàng tồn kho, không biết chính xác các mặt hàng đang có trong kho và số lượng tồn kho. Điều này có thể làm giảm hiệu suất làm việc và tăng chi phí hoạt động của doanh nghiệp. Ngoài ra hoạt động cập nhật tỷ giá tức thời và quản lý báo giá đối thủ để đưa ra giá thành sản phẩm với mức giá cạnh tranh, đảm bảo mức lợi nhuận cũng là thách thức lớn với doanh nghiệp.
• Sản xuất: Ngoài vấn đề về kho hàng, DHT còn chưa có công cụ để quản lý hoạt động sản xuất dẫn đến nhiều khó khăn trong các hoạt động tính giá thành sản phẩm. Do đó, việc kiểm soát và đo lường hiệu quả, năng suất làm việc của nhân sự và xử lý hàng lỗi tại các công đoạn cũng là các vấn đề cần giải quyết.
• Bán hàng: Hiện tại, DHT đang sử dụng Google Sheet để theo dõi hoạt động bán hàng của doanh nghiệp dẫn đến khách hàng chưa được quản lý tập trung có thể thất thoát. Hoạt động phân tích thị trường như quản lý giá nhà cung cấp, báo giá của đối thủ, giá bán sản phẩm chưa có công cụ quản lý, tính toán tối ưu để báo giá đến khách hàng mức giá phù hợp nhất. Quản lý cộng tác viên và môi trường để cộng tác viên gửi đơn hàng cũng là các khó khăn hiện tại của doanh nghiệp.
• Hoạt động bán lẻ: DHT đang áp dụng quy trình bán hàng trên nền tảng bán hàng qua website Haravan chưa liên kết với hoạt động bán doanh nghiệp về dữ liệu bán hàng để người quản lý có thể theo dõi và phân tích bức tranh tổng thể.
• Sau bán hàng: Công ty TNHH Phát triển Thương mại DHT chưa có công cụ để hỗ trợ và chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Đây là một rủi ro rất lớn đối với doanh nghiệp để có thể lắng nghe và quản lý các ý kiến, vấn đề của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.
• Quản lý nhân sự: Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm FastWork để quản lý hoạt động chấm công, tính lương chưa có công cụ để quản lý chuyên sâu vòng đời nhân sự.
• Quản lý dự án/công việc: Công cụ hiện tại chưa đáp ứng nhu cầu quản lý công việc theo quy trình dẫn đến khó khăn trong phối hợp thực hiện công việc, không đảm bảo tiến độ thực hiện công việc.

Việc không có một phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể gây ra nhiều khó khăn và hạn chế cho Công ty TNHH Phát triển Thương mại DHT trong việc quản lý, tối ưu hóa và phát triển hoạt động kinh doanh. Để cải thiện tình hình, DHT đã quyết định chuyển sang một hệ thống quản lý toàn diện và tích hợp và ERPNext được lựa chọn.

3. ERPNext – Phần mềm quản trị tổng thể cho doanh nghiệp DHT

ERPNext là một hệ thống quản lý toàn diện, đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp, từ sản xuất, bán hàng, marketing, tài chính, nhân sự đến quản lý kho, kế hoạch sản xuất,…. Khác biệt lớn nhất của phần mềm này là khả năng tùy chỉnh linh hoạt, phù hợp với mọi nhu cầu của mỗi doanh nghiệp. Không giống như các giải pháp độc quyền yêu cầu giấy phép đắt tiền hoặc nâng cấp phần cứng, ERPNext được tải xuống và sử dụng miễn phí, phần mềm sử dụng công nghệ Low Code/ No Code, không cần đội ngũ IT chuyên nghiệp vẫn còn có thể phát triển ứng dụng. 

Quản lý hoạt động mua hàng

Đối với DHT, ERPNext giúp quản lý toàn diện quy trình mua hàng từ việc tìm kiếm nhà cung cấp, theo dõi giá cả, đến quản lý lịch sử giao dịch. Hệ thống tự động hóa các công đoạn như so sánh báo giá, kiểm tra tiến độ giao hàng và liên kết dữ liệu với các phòng ban liên quan. Điều này không chỉ giảm thiểu thời gian và sai sót mà còn giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định mua hàng chính xác hơn. Ngoài ra, ERPNext hỗ trợ lưu trữ và tra cứu thông tin một cách dễ dàng, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong chuỗi cung ứng.

Tự động hóa quản lý kho hàng

ERPNext giải quyết các vấn đề tồn đọng trong quản lý kho của DHT bằng cách cung cấp thông tin tức thời và chính xác về số lượng, tình trạng hàng hóa trong kho. Với khả năng theo dõi hàng tồn kho theo thời gian thực, hệ thống giúp giảm thiểu tình trạng thừa hoặc thiếu hàng. Hơn nữa, ERPNext còn tích hợp các công cụ quản lý tỷ giá và theo dõi báo giá của đối thủ, giúp DHT định giá sản phẩm cạnh tranh mà vẫn đảm bảo lợi nhuận.

Nâng cao quản lý sản xuất

ERPNext hỗ trợ DHT quản lý toàn diện các quy trình sản xuất, từ lập kế hoạch nguyên vật liệu, tính giá thành sản phẩm đến theo dõi tiến độ từng công đoạn. Hệ thống cung cấp các báo cáo chi tiết về năng suất làm việc của nhân viên, số lượng hàng lỗi và các chỉ số hiệu suất khác, giúp DHT nhanh chóng phát hiện và xử lý các vấn đề trong sản xuất. Điều này không chỉ tối ưu hóa chi phí mà còn cải thiện chất lượng sản phẩm, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng.

Tối ưu hóa quy trình bán hàng

ERPNext giúp DHT tập trung toàn bộ dữ liệu khách hàng trên một nền tảng duy nhất, từ thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch đến báo giá. Nhờ đó, đội ngũ kinh doanh có thể dễ dàng quản lý và chăm sóc khách hàng, giảm thiểu rủi ro thất thoát thông tin. Công cụ phân tích và báo giá tự động của ERPNext cũng hỗ trợ DHT xác định mức giá cạnh tranh, phù hợp với từng đối tượng khách hàng. Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp các tính năng quản lý cộng tác viên, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và gia tăng hiệu quả hợp tác.

Kết nối hoạt động bán lẻ

ERPNext cho phép các doanh nghiệp tích hợp dữ liệu từ các nền tảng bán hàng thông qua API mở  tạo nên một hệ thống quản trị thống nhất và toàn diện. Đối với DHT, ERPNext có khả năng tích hợp với các ứng dụng Haravan, Fast Cons, Speedmaint mà doanh nghiệp đang sử dụng. Điều này giúp các nhà quản lý theo dõi và phân tích hiệu quả hoạt động bán lẻ, từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh phù hợp. Việc đồng bộ dữ liệu cũng giúp loại bỏ những sai lệch và cung cấp bức tranh tổng thể về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Tăng cường chăm sóc khách hàng sau bán hàng

Một trong những điểm mạnh của ERPNext là hỗ trợ chăm sóc khách hàng sau bán hàng. Hệ thống cho phép DHT ghi nhận phản hồi, xử lý các yêu cầu và theo dõi vấn đề của khách hàng một cách hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, gia tăng mức độ hài lòng và xây dựng lòng trung thành đối với thương hiệu.

Quản lý nhân sự toàn diện

ERPNext không chỉ giúp DHT quản lý chấm công và tính lương, mà còn hỗ trợ các hoạt động như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá hiệu suất và quản lý vòng đời nhân sự. Các công cụ tự động hóa này giúp tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả trong quản lý nhân sự.

Quản lý dự án và công việc hiệu quả

ERPNext cung cấp các tính năng quản lý dự án, công việc theo quy trình, cho phép DHT dễ dàng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và phối hợp giữa các bộ phận. Các báo cáo thời gian thực giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các điểm tắc nghẽn và kịp thời điều chỉnh để đảm bảo tiến độ dự án.

Có thể nói, việc triển khai ERPNext giúp DHT tích hợp toàn bộ quy trình kinh doanh vào một hệ thống thống nhất. Hệ thống này không chỉ tự động hóa và tối ưu hóa quy trình quan trọng mà còn cung cấp dữ liệu minh bạch, hỗ trợ ra quyết định chiến lược nhanh chóng và chính xác. Nhờ đó, DHT có thể nâng cao hiệu quả vận hành, cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ, gia tăng năng lực cạnh tranh trên thị trường. 

4. Giai đoạn 1 của dự án: Triển khai các Module cốt lõi của ERPNext

Ở giai đoạn đầu tiên của dự án chủ yếu hướng đến khách hàng B2B, tập trung triển khai các phân hệ cốt lõi của ERPNext nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý kinh doanh phức tạp và dài hạn. ERPNext chú trọng vào các phân hệ nâng cao nghiệp vụ khối kinh doanh của DHT và cụ thể như sau:

• Phân hệ mua hàng: Trong giai đoạn 1, Mobiwork & DHT sẽ tập trung vào việc tự động hóa quy trình mua hàng nhằm cải thiện hiệu quả và giảm thiểu lỗi trong việc quản lý đơn hàng. Hệ thống sẽ được thiết lập để tạo đơn hàng từ yêu cầu của các bộ phận khác như kinh doanh và kho, giúp giảm thời gian và công sức trong việc xử lý đơn hàng. Đồng thời, quản lý nhà cung cấp sẽ được nâng cao với việc thiết lập thông tin chi tiết về nhà cung cấp, lịch sử giao dịch, cũng như việc xếp hạng nhà cung cấp dựa trên hiệu suất. Tính năng cảnh báo thiếu hàng sẽ được tích hợp, tự động tạo yêu cầu bù hàng khi lượng tồn kho giảm xuống mức thấp, giúp đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu.
• Phân hệ bán hàng: Đối với phân hệ bán hàng, hệ thống ERPNext sẽ được nâng cấp để hỗ trợ quy trình báo giá và quản lý giá đối thủ. Tính năng tự động theo dõi giá bán của đối thủ sẽ giúp đội ngũ kinh doanh dễ dàng hơn trong việc định giá sản phẩm một cách chính xác. Tỷ suất lợi nhuận sẽ được thêm vào báo giá và đơn đặt hàng, giúp tự động tính toán và hiển thị, từ đó tối ưu hóa giá bán dựa trên tỷ suất lợi nhuận đã được thiết lập từ trước. Đồng thời, hệ thống cũng hỗ trợ báo giá của nhà cung cấp hiển thị thông tin chi tiết như giá, tỷ giá, và chi phí, đồng thời tự động tính toán và điều chỉnh tỷ lệ chiết khấu để tối ưu hóa lợi nhuận.
• Phân hệ kho hàng: Với phân hệ kho hàng, giai đoạn 1 sẽ tập trung vào việc quản lý kho chi tiết và tự động hóa các quy trình kiểm kê. Hệ thống sẽ cung cấp cảnh báo khi lượng hàng tồn kho gần đạt mức thấp, từ đó tự động tạo đơn đặt hàng bổ sung để tránh tình trạng thiếu hàng. Tính năng “claim hàng thiếu” cũng sẽ được triển khai, cho phép tạo phiếu bù hàng và theo dõi trạng thái xử lý từ nhà cung cấp. Bên cạnh đó, hệ thống quản lý tồn kho theo vị trí sẽ giúp tối ưu hóa việc phân phối hàng hóa và quản lý lưu kho hiệu quả hơn.
• Phân hệ CRM sẽ được triển khai nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng và hỗ trợ đội ngũ bán hàng trong việc tối ưu hóa quy trình quản lý khách hàng. Hệ thống sẽ giúp lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử giao dịch và cung cấp báo cáo hiệu quả công việc của đội ngũ bán hàng. Tích hợp tính năng quản lý chiến dịch tiếp thị sẽ giúp đội ngũ marketing xây dựng các chiến dịch cá nhân hóa, từ đó tăng cường mối quan hệ với khách hàng. Phân loại khách hàng theo nhu cầu và nhóm đối tượng sẽ giúp tối ưu hóa chiến lược bán hàng, đồng thời theo dõi hiệu quả từng nhóm khách hàng.
• Kế toán công nợ: Trong giai đoạn 1, hệ thống kế toán công nợ sẽ tự động hóa việc quản lý công nợ khách hàng và nhà cung cấp, giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo thanh toán đúng hạn. Các báo cáo tài chính chi tiết như bảng cân đối kế toán, báo cáo lãi lỗ và dòng tiền sẽ được tự động tổng hợp từ các phân hệ khác như bán hàng và kho hàng. Tính năng cảnh báo công nợ quá hạn sẽ hỗ trợ đội ngũ kế toán đốc thúc thanh toán kịp thời, từ đó đảm bảo quản lý dòng tiền hiệu quả.

5. Kết luận

Với những ưu điểm vượt trội, ERPNext đã trở thành lựa chọn lý tưởng trong việc tối ưu hóa vận hành và nâng cao hiệu quả quản lý. Tuy nhiên, để triển khai thành công một hệ thống ERP, doanh nghiệp không chỉ cần hiểu biết sâu sắc về phần mềm mà còn cần kinh nghiệm triển khai thực tiễn. Đây chính là lý do dịch vụ tư vấn và triển khai ERPNext của MBW Digital ra đời, nhằm giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng của phần mềm và đảm bảo sự thành công trong mọi giai đoạn ứng dụng.

Tại MBW Digital, chúng tôi cung cấp dịch vụ tư vấn và triển khai ERPNext chuyên nghiệp, chúng tôi hiểu rằng mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu và đặc thù riêng biệt, vì vậy dịch vụ của chúng tôi không chỉ dừng lại ở việc cài đặt phần mềm mà còn cung cấp các giải pháp tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu đặc thù của mỗi doanh nghiệp.

Dịch vụ của MBW Digital bao gồm:

• Khảo sát: Đánh giá chi tiết nhu cầu và hiện trạng hoạt động của doanh nghiệp.
• Tư vấn giải pháp: Phân tích quy trình hiện tại và đề xuất giải pháp ERPNext tối ưu nhất. 
• Phân tích thiết kế: Xây dựng kế hoạch và thiết kế hệ thống phù hợp với yêu cầu cụ thể
• Thực hiện cấu hình và nâng cấp: Thực hiện cấu hình, tùy chỉnh và cải tiến hệ thống để đảm bảo đáp ứng đầy đủ nhu cầu.
• Triển khai người dùng: Hỗ trợ doanh nghiệp đưa hệ thống vào sử dụng thực tế.
• Tùy chỉnh và phát triển: Phát triển các tính năng, module mở rộng phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp.
• Đào tạo và hỗ trợ: Đào tạo đội ngũ nhân viên và cung cấp hỗ trợ kỹ thuật liên tục trong suốt quá trình sử dụng hệ thống.

Liên hệ với MBW Digital để khám phá cách mà ERPNext có thể giúp doanh nghiệp bạn số hóa toàn diện ngay hôm nay qua: Form liên hệ hoặc gọi tới hotline: 0983-492-716