Quản lý kho hàng luôn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp trong ngành thương mại hàng hóa, đặc biệt thuộc lĩnh vực phân phối với hệ thống kho bãi phân tán. Điều này là nguyên nhân chủ yếu dẫn tới tình trạng mất cân bằng hàng hóa, gia tăng chi phí điều chuyển và kéo dài thời gian đáp ứng nhu cầu khách hàng. Bên cạnh đó, khi các kho hàng không được tích hợp vào một hệ thống quản lý tập trung, dữ liệu tồn kho từ các địa điểm khác nhau không được cập nhật theo thời gian thực, sẽ không chỉ gây sai lệch trong báo cáo mà còn làm giảm khả năng dự báo nhu cầu và lên kế hoạch mua hàng hợp lý. 

Tất cả những yếu tố trên gây ra tác động tiêu cực đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường. Do đó nhiều doanh nghiệp đã nỗ lực tìm kiếm các giải pháp công nghệ để tối ưu hóa quy trình vận hành, như RTG (Công ty TNHH Rượu Thế Giới) đã sử dụng phần mềm ERPNext.

1. Tổng quan về ERPNext và khả năng quản lý đa kho hàng trên ERP

ERPNext là một hệ thống quản lý toàn diện, tích hợp từ sản xuất, bán hàng, tài chính, nhân sự đến quản lý kho hàng. Với khả năng tùy chỉnh linh hoạt, ERPNext đáp ứng mọi nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp mà không cần đội ngũ IT chuyên nghiệp. Hệ thống nổi bật với tính năng quản lý kho hàng hiện đại, theo dõi thời gian thực, hỗ trợ mã vạch và quản lý đa kho, giúp tối ưu hóa vận hành và giảm chi phí. Đặc biệt, ERPNext là giải pháp mã nguồn mở, miễn phí tải xuống, không yêu cầu đầu tư giấy phép đắt đỏ hay nâng cấp phần cứng, mang lại giá trị vượt trội cho doanh nghiệp ở mọi quy mô.

Các tính năng chính của module quản lý kho hàng trên hệ thống ERPNext:

Quản lý quy trình nhập, xuất và điều chuyển kho

ERPNext cung cấp công cụ hỗ trợ toàn diện các tác vụ liên quan đến quy trình nhập, xuất và điều chỉnh kho thông qua WMS. Các thao tác này được ghi nhận và chuẩn hóa tự động, đảm bảo tính chính xác và dữ liệu được đồng bộ với hóa đơn. Quy trình này được thực hiện thông qua các loại phiếu tự động như: 

• Phiếu nhập kho: Ghi nhận chi tiết hàng hóa được nhập từ nhà cung cấp hoặc quá trình sản xuất.
• Phiếu xuất kho: Quản lý việc xuất hàng cho khách hàng hoặc bộ phận nội bộ
• Phiếu điều chuyển kho: Điều phối hàng hóa giữa các kho bãi, kiểm soát chi tiết về vị trí và số lượng.  
• Phiếu giao hàng và phiếu lấy hàng (Picklist): Tối ưu hóa quy trình lấy và giao hàng theo lô, số serial hay theo thứ tự ưu tiên FIFO (First In, First Out) hoặc FEFO (First Expired, First Out).

Tự động hóa và ghi nhận dữ liệu

Việc áp dụng hệ thống lưu trữ và tìm kiếm tự động giúp doanh nghiệp không chỉ tối ưu hóa quản lý hàng tồn kho mà còn tinh gọn quy trình hoàn tất đơn hàng. Điều này mang lại lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp như tăng hiệu suất vận hành, giảm thiểu sai sót và cải thiện khả năng đáp ứng. ERPNext cung cấp các công cụ sau:

• Quản lý theo số serial và theo lô: Hệ thống theo dõi chi tiết sản phẩm theo số lô, số sê-ri, kèm thông tin ngày sản xuất và ngày hết hạn, đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc chính xác.
• Ghi nhận tuổi hàng hóa trong kho: Giải pháp tự động ghi nhận và theo dõi tuổi của hàng hóa, hỗ trợ doanh nghiệp luân chuyển sản phẩm hiệu quả, đặc biệt với các mặt hàng có hạn sử dụng.
• Quy cách đóng gói: Tính năng này giúp quản lý các định dạng đóng gói như đơn vị lẻ, thùng, hay pallet, tối ưu hóa không gian lưu trữ và chi phí vận chuyển.

Công cụ hỗ trợ và tối ưu hóa chi phí

Chi phí quản lý kho hàng luôn là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và khả năng vận hành của doanh nghiệp. Quá trình phân bổ không chính xác có thể dẫn đến sự sai lệch lớn trong giá vốn, ảnh hưởng đến khả năng định giá và chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp. 

• Tool phân bổ chi phí vào giá vốn: ERPNext cung cấp giải pháp tự động hóa quy trình phân bổ chi phí, đảm bảo phản ánh chính xác giá trị thực tế của hàng tồn kho. Các khoản chi phí như vận chuyển, thuế nhập khẩu và chi phí phụ trợ được tích hợp và phân bổ trực tiếp vào giá vốn hàng hóa. 
• Quản lý số dư hàng tồn kho nội bộ: Doanh nghiệp có thể theo dõi lượng hàng tồn kho một cách chi tiết giúp kiểm soát mức độ sẵn sàng của sản phẩm tại các kho hàng khác nhau, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa. Ngoài ra, hệ thống dựa trên mức tồn kho tối thiểu sẽ tự động tạo phiếu yêu cầu bổ sung, đảm bảo lượng hàng hóa luôn sẵn sàng phục vụ nhu cầu kinh doanh

Tích hợp và liên kết thông tin

ERPNext cung cấp các công cụ có khả năng tích hợp và liên kết thông tin toàn diện với các bên thứ ba, giúp doanh nghiệp loại bỏ công việc nhập liệu thủ công, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Dữ liệu sẽ được ghi chép theo thời gian thực giữa các bộ phận. Ngoài ra, việc kết nối ERPNext với các phần mềm kế toán, quản lý kho, hay thanh toán sẽ nâng cao tính linh hoạt, từ đó doanh nghiệp có thể mở rộng hoặc tích hợp thêm các dịch vụ mới mà không làm gián đoạn hoạt động. 

• Phiếu yêu cầu vật tư (Material Request): Đây là công cụ quản lý các yêu cầu về nguyên liệu và hàng hóa từ bộ phận sản xuất. ERPNext ghi nhận đầy đủ thông tin về vật tư cần thiết, thời gian yêu cầu, và người thực hiện, đảm bảo minh bạch trong quản lý.
• Đối soát kho: Công cụ đối soát kho giúp  kiểm kê và so sánh số lượng hàng hóa thực tế với dữ liệu trên hệ thống. ERPNext sẽ cung cấp các báo cáo chi tiết về sự khác biệt, điều này giúp doanh nghiệp nhanh chóng xử lý các sai sót. Ngoài ra, sau khi kiểm tra, các thay đổi sẽ được đồng bộ hóa lại, hạn chế sai lệch. 
• Kết nối với các module khác: Module kho hàng trên ERPNext có thể được tích hợp với các module khác nhau trong hệ thống như mua hàng, bán hàng, sản xuất để đồng bộ hóa quy trình vận hành.

Tính năng WMS và vận hành kho

• Quản lý từng dòng hàng trên kệ (WMS): Hệ thống quản lý kho WMS cho phép theo dõi chính xác vị trí của từng mặt hàng trong kho, từ đó giảm thiểu tình trạng mất mát, thất lạc hàng hóa. Mỗi dòng hàng được gán vị trí lưu trữ cụ thể, giúp nhân viên dễ dàng xác định và truy xuất thông tin nhanh chóng, đồng thời tối ưu hóa không gian lưu trữ và giảm chi phí vận hành.
• Cơ chế điều chỉnh linh hoạt: WMS hỗ trợ xử lý các tình huống phức tạp như hàng trả lại từ khách hàng, kiểm kê chênh lệch, hay điều chỉnh số lượng hàng hóa tồn kho khi có sự thay đổi ngoài dự kiến.
• Tích hợp mã vạch: Tính năng tích hợp mã vạch giúp nhân viên kho quét mã nhanh chóng, tăng cường độ chính xác trong việc theo dõi và quản lý hàng hóa. Ngoài mã vạch tiêu chuẩn, hệ thống còn hỗ trợ mã nội bộ đặc biệt cho từng mặt hàng, giúp phân biệt và theo dõi chi tiết các dòng sản phẩm. 

2. ERPNext gỡ khó quản lý đa kho cho doanh nghiệp phân phối rượu RTG

2.1 Tổng quan về RTG

Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG) là công ty chuyên phân phối các dòng sản phẩm rượu vang từ Chile, Pháp và Ý, rượu Hàn Quốc, rượu mạnh và nước trái cây tại Việt Nam. Doanh nghiệp là đối tác lớn nhất của hầu hết các siêu thị, cửa hàng tiện lợi như BigC, Aeon, Winmart,…. Về hệ thống kho bãi, RTG đang phân tán ở 4 địa điểm Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đà Nẵng, Hà Nội. Tuy vậy nhưng phần lớn các quy trình quản lý kho hàng vẫn được thực hiện thủ công và theo dõi qua Google Sheet, dẫn đến nhiều rủi ro và thiếu hiệu quả trong việc kiểm soát và quản lý dữ liệu. 

| Đọc thêm: Tổng quan về dự án triển khai ERPNext tại công ty Rượu thế giới RTG

2.2 Hiện trạng quản lý kho và những vấn đề, khó khăn trong thực tế

Hệ thống quản lý thủ công:

Tuy đã hoạt động được 20 năm, RTG vẫn sử dụng Google Sheet để ghi chép thông tin hàng hóa. Phương pháp này mang tính tạm thời, thiếu tính linh hoạt và không đảm bảo tính chính xác. Dữ liệu có nguy cơ bị trùng lặp, mất mát hoặc sai lệch do nhập liệu thủ công. Ngoài ra, Google Sheet không có khả năng tự động hóa quy trình, khiến đội ngũ quản lý phải tốn nhiều thời gian và công sức để đối chiếu số liệu hoặc xử lý lỗi phát sinh.

Hệ thống kho bãi phân tán:

RTG hiện quản lý 4 kho hàng tại Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đà Nẵng và Hà Nội. Việc phân tán kho bãi giúp tiếp cận thị trường địa phương nhanh chóng hơn, nhưng lại tạo ra áp lực lớn trong việc duy trì sự đồng nhất và chính xác trong quản lý. Các kho không được kết nối với một hệ thống tập trung, dẫn đến khó khăn trong việc chia sẻ và cập nhật dữ liệu theo thời gian thực. Điều này gây ra mất cân đối hàng hóa giữa các kho, dẫn đến chi phí vận chuyển nội bộ cao và chậm trễ trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng.

• Thiếu mã vạch và mã nội bộ: RTG chưa triển khai quản lý hàng hóa bằng mã vạch hoặc mã nội bộ, làm giảm hiệu quả trong việc nhận diện và theo dõi sản phẩm. Điều này không chỉ kéo dài thời gian tìm kiếm hàng hóa mà còn tăng nguy cơ nhầm lẫn trong việc giao nhận, kiểm kê hoặc xuất nhập hàng. Đối với những doanh nghiệp có hệ thống kho lớn và hàng hóa đa dạng, đây là một điểm hạn chế lớn trong vận hành.
• Số liệu tình trạng hàng hóa không được cập nhật thường xuyên: Việc thiếu cơ chế cập nhật số liệu tự động dẫn đến tình trạng không rõ ràng về mức tồn kho, gây khó khăn trong việc lên kế hoạch nhập hàng hoặc điều chuyển giữa các kho. Khi cần lấy hàng, đội ngũ phải tìm kiếm thủ công, làm mất nhiều thời gian và giảm năng suất lao động. Điều này cũng ảnh hưởng đến việc xử lý đơn hàng, đặc biệt là với các đơn hàng yêu cầu gấp.

2.3 Hành trình hợp tác với MBW Digital số hóa quản lý kho hàng trên ERPNext

Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết thách thức hiện tại mà còn đặt nền tảng cho sự phát triển bền vững trong tương lai. Dự án triển khai ERPNext chia thành 3 giai đoạn chính, mỗi giai đoạn đóng vai trò quan trọng trong việc chuyển đổi số của RTG.

Giai đoạn 1: Khảo sát và tư vấn toàn trình

Trong quá trình tìm kiếm giải pháp toàn diện để tháo gỡ khó khăn trong công tác quản lý kho hàng, bán hàng và số hóa doanh nghiệp, RTG đã lựa chọn Mobiwork Digital làm đối tác chiến lược triển khai hệ thống ERP. 

Ở giai đoạn đầu tiên, Mobiwork Digital tiến hành khảo sát chi tiết hiện trạng hoạt động của RTG. Quá trình khảo sát bao gồm việc phỏng vấn trực tiếp, sử dụng bảng khảo sát tiêu chuẩn để thu thập thông tin từ các bộ phận khác nhau. Dựa trên phân tích các thách thức, đội ngũ chuyên gia của Mobiwork Digital đưa ra chiến lược áp dụng chuyển đổi số vào quản lý kho hàng. Đây là chiến lược giúp RTG có một lộ trình chuyển đổi toàn diện cách thức vận hành

Giai đoạn 2: Thiết kế giải pháp

Sau khi nắm rõ các vấn đề và nhu cầu của RTG, Mobiwork Digital đã tiến hành thiết kế giải pháp ERPNext được tùy chỉnh đặc thù để đáp ứng đầy đủ các quy trình và nghiệp vụ mà doanh nghiệp yêu cầu. Cụ thể hơn về quy trình kho hàng sẽ bao gồm các hoạt động:

Tự động hóa quy trình quản lý kho

• Tạo phiếu giao hàng, phiếu xuất kho tự động: ERPNext hỗ trợ tạo phiếu giao hàng và phiếu xuất kho một cách tự động khi có đơn đặt hàng hoặc yêu cầu từ các bộ phận khác. Bên cạnh đó, một phiếu giao hàng có thể ghi nhận nhiều địa điểm giao hàng, giúp quản lý tốt các đơn hàng đa điểm.
• Phiếu yêu cầu vật tư: Tự động tạo và phê duyệt phiếu yêu cầu vật tư dựa trên các mức tồn kho định trước, đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếu hụt.

Quản lý sản phẩm chi tiết và linh hoạt

• Quản lý sản phẩm bằng mã vạch và mã nội bộ: Tích hợp công cụ quét mã vạch giúp nhanh chóng nhận diện sản phẩm, theo dõi di chuyển hàng hóa và giảm thiểu sai sót. Mỗi sản phẩm cũng có mã nội bộ để phục vụ quản lý chi tiết hơn.
• Thông tin sản phẩm đầy đủ: Hệ thống lưu trữ thông tin quan trọng của sản phẩm, bao gồm:
  • Ngày sản xuất, ngày hết hạn (đặc biệt quan trọng đối với hàng hóa có hạn sử dụng).
  • Các loại thuế áp dụng.
  • Nguồn gốc và nhà cung cấp.

Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) và vận chuyển

• Quản lý số lượng từng line hàng: Dữ liệu được ghi nhận chi tiết đến từng mặt hàng, từng đơn vị tính, và từng vị trí trong kho. Điều này giúp kiểm soát chính xác lượng hàng tồn và tối ưu hóa không gian kho.
• Quản lý đơn vị tính: Hỗ trợ đa dạng các đơn vị đo lường (ví dụ: thùng, chai lẻ) để phù hợp với nhiều loại sản phẩm.
• Phiếu chuyển kho: Tích hợp quy trình chuyển hàng giữa các kho với dữ liệu theo dõi rõ ràng, từ điểm xuất phát đến điểm đích.
• Pick hàng linh hoạt: Phiếu lấy hàng (picking list) được thiết kế để tối ưu hóa quá trình xuất kho. Hệ thống ưu tiên xuất kho dựa trên nguyên tắc:
  • Ưu tiên lấy chai lẻ trước khi lấy lô lớn.
  • Xuất theo lô (FIFO – First In, First Out hoặc các tiêu chí khác nếu tùy chỉnh).

Tích hợp chặt chẽ với các module khác

• Kế hoạch mua hàng: Dựa trên tồn kho và dự báo nhu cầu, ERPNext hỗ trợ tạo kế hoạch mua hàng tự động, đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng.
• Liên kết vận hành: Tích hợp giữa kho và các bộ phận như bán hàng, mua hàng, kế toán, giúp đồng bộ dữ liệu và giảm thiểu xung đột.

Báo cáo và phân tích theo thời gian thực

• Báo cáo hàng tồn kho theo từng kho hoặc toàn hệ thống.
• Báo cáo hạn sử dụng của sản phẩm để quản lý hàng hóa kịp thời.
• Phân tích hiệu quả vận hành kho (thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ sai sót).

Giai đoạn 3: Giai đoạn triển khai

Giai đoạn triển khai ERPNext tại RTG được thực hiện một cách bài bản và có lộ trình cụ thể nhằm đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả ngay từ những ngày đầu. Các dữ liệu cũ từ Google Sheets được nhập liệu và đồng bộ hóa vào ERPNext để tạo ra một nguồn dữ liệu thống nhất. Ngoài ra, Mobiwork Digital tổ chức các buổi đào tạo chi tiết, đảm bảo tất cả nhân sự nắm bắt được cách sử dụng hệ thống. 

2.4 Kết quả đạt được

Sau khi hoàn tất giai đoạn thiết kế và triển khai giải pháp, đội ngũ Mobiwork Digital đã dành thời gian để tối ưu hóa và điều chỉnh hệ thống sao cho phù hợp nhất với các nhu cầu đặc thù của RTG. Hệ thống mới đã tăng 70% sự phối hợp giữa các phòng ban và truy xuất sai phạm xuất phát từ đâu. Ngoài ra, doanh nghiệp còn tiết kiệm được 30% chi phí lao động và năng suất tăng gấp đôi. 

Trái ngược với nỗi lo “sử dụng ERP sẽ làm quy trình cồng kềnh hơn”, toàn bộ đội ngũ RTG đều có trải nghiệm hài lòng với việc sử dụng ERPNext trong hoạt động báo cáo & cập nhật dữ liệu hàng ngày. Các quy trình cũng không thay đổi quá lớn do đã được tùy chỉnh cho phù hợp. Chỉ riêng với giai đoạn số hóa quản lý kho hàng, đây có thể coi là bước đầu thành công và MBW Digital sẽ tiếp tục phối hợp RTG triển khai các phân hệ, module còn lại theo đúng lộ trình, đảm bảo hệ thống ERPNext được bàn giao hiệu quả cho RTG trong thời gian ngắn.