Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc số hóa công tác quản lý dự án không chỉ giúp tăng hiệu quả vận hành mà còn hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời. ERPNext quản lý dự án là một công cụ toàn diện, cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả theo thời gian thực.

Khác với các phần mềm truyền thống vốn chỉ tập trung vào một vài tính năng đơn lẻ như lập kế hoạch hoặc theo dõi tiến độ, ERPNext đem lại một cái nhìn tổng thể xuyên suốt từ lập ngân sách, phân bổ nguồn lực, theo dõi thời gian, tới ghi nhận chi phí và phân tích hiệu quả cuối kỳ. Tất cả đều nằm trong một hệ thống thống nhất, giúp giảm thiểu rủi ro sai lệch dữ liệu và tối ưu năng suất quản trị.

Bài viết này cung cấp cái nhìn toàn diện về module Quản lý Dự án trong ERPNext – từ quy trình, tính năng, lợi ích đến các chủ đề triển khai chuyên sâu, giúp Anh/Chị CEO và quản lý áp dụng thành công hệ thống vào thực tế.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan về module Quản lý Dự án ERPNext

1. Tổng quan về module ERPNext quản lý dự án 

ERPNext quản lý dự án là một phân hệ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp lập kế hoạch, triển khai, giám sát và đánh giá hiệu quả dự án trên một nền tảng duy nhất. Với khả năng tích hợp sâu với các module như kế toán, nhân sự, kho, mua hàng, CRM…, hệ thống hỗ trợ toàn diện cho việc điều hành một hoặc nhiều dự án cùng lúc, kể cả trong môi trường đa công ty, đa chi nhánh.

ERPNext không chỉ cung cấp khung quản lý dự án linh hoạt cho nhiều ngành nghề khác nhau mà còn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi dự án theo mô hình phù hợp: Waterfall với các giai đoạn tuần tự hoặc Agile/Scrum với Sprint, Backlog và Review. Điều này cho phép doanh nghiệp từ ngành xây dựng đến phần mềm đều có thể vận hành dự án theo cách tối ưu nhất.

Hệ thống cho phép quản trị các thành phần quan trọng của một dự án gồm:

• Công việc (Task): chia nhỏ theo từng giai đoạn, phân công cụ thể cho nhân sự phụ trách.

• Thời gian (Time Sheet): ghi nhận thực tế thời gian làm việc từng người.

• Chi phí (Cost): tự động tổng hợp chi phí nhân công, vật tư, thuê ngoài.

• Tài liệu (Document): lưu trữ tài liệu dự án, phân quyền và kiểm soát phiên bản.

• Rủi ro (Risk): ghi nhận, theo dõi và cảnh báo rủi ro theo cấp độ.

• Báo cáo (Report): từ tiến độ, khối lượng hoàn thành, tới phân tích tài chính và hiệu suất.

Tất cả những thành phần này đều kết nối liền mạch, không cần nhập liệu nhiều lần, tạo nên một quy trình khép kín – giúp ban lãnh đạo kiểm soát chặt chẽ toàn bộ quá trình triển khai và ra quyết định kịp thời.

2. Các quy trình quản lý dự án trong ERPNext

ERPNext chuẩn hóa và số hóa toàn bộ chu trình quản lý dự án – từ lúc dự án còn trên bản kế hoạch đến khi nghiệm thu và đánh giá kết quả. Các bước triển khai được liên kết chặt chẽ, tạo nên một chu trình khép kín, tự động hóa và minh bạch.

2.1 Lập dự án và thiết kế khung kế hoạch tổng thể

Ở bước khởi đầu, người quản lý sẽ khởi tạo Project mới, nhập các thông tin cơ bản như:

• Tên dự án, ngày bắt đầu, ngày kết thúc

• Mục tiêu tổng thể, phạm vi thực hiện, mô tả chi tiết

• Nhóm thực hiện, người quản lý dự án (Project Manager)

ERPNext hỗ trợ tạo project template để dễ dàng tái sử dụng khi có các dự án tương tự trong tương lai, giúp tiết kiệm thời gian và chuẩn hóa quy trình.

2.2 Tạo công việc và phân chia giai đoạn (Task Planning)

Người quản lý tiến hành chia nhỏ dự án thành các task cụ thể theo từng giai đoạn hoặc hạng mục công việc:

• Mỗi task có thể gắn thời gian bắt đầu – kết thúc riêng, độ ưu tiên, mô tả công việc, file đính kèm

• Có thể phân công nhiều người thực hiện một task hoặc ngược lại

• Thiết lập mối liên hệ giữa các task theo dạng Gantt Chart để quản lý trình tự công việc

2.3 Theo dõi tiến độ thực hiện (Progress Tracking)

Trong quá trình thực hiện, mỗi nhân sự có thể cập nhật tiến độ hoàn thành trên từng công việc được giao. Quản lý dễ dàng theo dõi:

• Tỷ lệ % hoàn thành theo task và toàn dự án

• Công việc nào đang chậm tiến độ hoặc gặp sự cố

• Giao tiếp, trao đổi công việc nội bộ ngay trong từng task

ERPNext có các giao diện Kanban Board, Timeline hoặc Gantt Chart để hỗ trợ theo dõi trực quan.

2.4 Quản lý nguồn lực và thời gian (Timesheet & Resource Allocation)

Nhân viên ghi nhận thời gian làm việc (Timesheet) theo từng task cụ thể. Hệ thống sẽ:

• Tổng hợp tổng giờ công theo người, theo nhóm, theo task

• Tự động quy đổi ra chi phí nhân sự nếu được cấu hình

• Giúp kiểm soát việc sử dụng nguồn lực có hợp lý không

Từ đó nhà quản lý có thể điều chỉnh kịp thời khi có sự thiếu hụt hoặc quá tải.

2.5 Quản lý chi phí và kiểm soát ngân sách

ERPNext hỗ trợ tính toán chi phí dự án theo nhiều nguồn:

• Nhân công (từ timesheet)

• Chi phí vật tư, thiết bị (qua module mua hàng/kho)

• Chi phí thuê ngoài, hành chính, phát sinh

Ngân sách được thiết lập từ đầu và liên tục so sánh với thực tế để cảnh báo khi vượt ngưỡng.

2.6 Kiểm soát rủi ro và sự cố

Người dùng có thể ghi nhận các rủi ro/sự cố phát sinh trong quá trình triển khai:

• Mỗi rủi ro được gán cấp độ ảnh hưởng (thấp, trung bình, cao)

• Giao cho người xử lý và đặt thời hạn khắc phục

• Ghi chú các hành động đã thực hiện

Hệ thống cho phép theo dõi lịch sử rủi ro của từng dự án và đưa ra thống kê phục vụ cải tiến quy trình.

2.7 Nghiệm thu và đánh giá hiệu quả dự án

Sau khi dự án kết thúc, ERPNext hỗ trợ tổng hợp các chỉ số:

• So sánh kế hoạch và thực tế về tiến độ, chi phí, nhân sự

• Tính toán hiệu quả dự án (ROI, % đạt mục tiêu, mức độ hài lòng khách hàng)

• Ghi nhận lesson learned cho các dự án sau

Báo cáo có thể trích xuất dưới dạng bảng, biểu đồ hoặc dashboard trực quan tùy theo nhu cầu ban lãnh đạo.

Dưới đây là phần 3. Tính năng nổi bật và 4. Lợi ích khi triển khai ERPNext quản lý dự án, được viết lại cực kỳ chi tiết, sâu sát thực tiễn quản trị, chuẩn SEO 2025, đặc biệt phù hợp với đối tượng CEO, Giám đốc dự án và các nhà quản lý doanh nghiệp.

3. Tính năng nổi bật của module ERPNext quản lý dự án

ERPNext quản lý dự án không chỉ đơn thuần là công cụ lập kế hoạch hay theo dõi tiến độ. Đây là một hệ thống quản trị dự án toàn diện, tích hợp sâu với các phân hệ kế toán, nhân sự, kho, tài liệu và báo cáo giúp doanh nghiệp giám sát toàn bộ vòng đời dự án – từ lập kế hoạch đến tổng kết, từ ngân sách đến nguồn lực, từ rủi ro đến hiệu suất.

Dưới đây là các nhóm tính năng nổi bật:

3.1. Tạo và cấu hình dự án linh hoạt, nhanh chóng

• Tạo mới dự án hoặc khởi tạo từ Project Template: giảm 60% thời gian thiết lập các dự án lặp lại như triển khai khách hàng, bảo trì định kỳ…

• Đặt Mục tiêu (Goals), Ngân sách tổng, Thời gian dự kiến, Đội ngũ thực hiện và gắn liên kết đến khách hàng, hợp đồng, phòng ban.

• Quản lý dự án đơn hoặc đa công ty, hỗ trợ multi-company structure, đặc biệt phù hợp với tập đoàn, chuỗi chi nhánh, công ty mẹ – công ty con.

3.2. Quản lý công việc (Task) theo cấu trúc WBS – linh hoạt và kiểm soát cao

• Tạo Work Breakdown Structure: chia nhỏ thành các nhóm công việc logic giúp kiểm soát từng phần thay vì toàn bộ dự án lớn.

• Mỗi Task có thể:

  • Gắn deadline

  • Chỉ định người thực hiện

  • Xác định độ ưu tiên

  • Liên kết tài liệu, file đính kèm, ghi chú

  • Theo dõi trạng thái tự động chuyển đổi (Open → Working → Completed)

• Giao diện Kanban: Theo dõi trạng thái luồng công việc trực quan.

• Gantt Chart: Kiểm soát tiến độ theo thời gian, xác định điểm nghẽn.

3.3. Quản lý nhân sự, ghi nhận giờ làm và hiệu suất

• Mỗi task được liên kết với Timesheet: ghi nhận chính xác thời gian thực hiện của từng nhân viên.

• Quản lý giờ làm theo:

  • Dự án tổng

  • Task cụ thể

  • Nhóm công việc

• Tự động tính toán chi phí nhân công từ giờ làm thực tế, kết hợp với bảng lương và phân hệ kế toán.

• Dashboard nhân sự: đo lường hiệu suất theo người – nhóm – phòng ban, phản ánh hiệu quả triển khai thực tế.

3.4. Quản lý ngân sách – chi phí – báo cáo so sánh real-time

• Thiết lập Ngân sách tổng thể và Ngân sách chi tiết theo từng hạng mục/công đoạn.

• Tích hợp với:

  • Mua hàng (Purchase Invoice)

  • Chi phí phát sinh (Expense Claim)

  • Kho (Stock Entry)

• So sánh ngân sách Dự kiến vs Thực tế theo thời gian thực.

• Cảnh báo khi vượt ngân sách, giúp CEO và CFO kiểm soát dòng tiền dự án chủ động.

3.5. Tài liệu – thông tin tập trung – phân quyền truy cập

• Mỗi dự án có Document Hub riêng, chứa:

  • File thiết kế, bản vẽ, hợp đồng

  • Biên bản họp, email, hình ảnh thực địa

  • Phiên bản kiểm duyệt (version control)

• Phân quyền:

  • Theo nhóm dự án

  • Theo vai trò (PM, nhân viên, khách hàng)

  • Tích hợp kiểm duyệt tài liệu

• Tài liệu luôn được lưu trữ tập trung, tránh thất lạc hoặc trùng lặp khi quản lý thủ công.

3.6. Kiểm soát rủi ro, phân tích hiệu quả toàn diện

• Tạo danh sách rủi ro dự án (Risk Register): phân loại theo mức độ, xác suất xảy ra, và chỉ định người xử lý.

• Theo dõi tình trạng: Open – In Progress – Mitigated – Closed.

• Tự động cảnh báo khi có rủi ro chưa xử lý quá hạn.

• Kết hợp cùng báo cáo tiến độ và ngân sách để giúp PM phát hiện vấn đề tiềm ẩn.

3.7. Báo cáo & Dashboard giúp CEO giám sát toàn diện

• Project Dashboard: Tình trạng dự án, tiến độ % hoàn thành, chi phí đã dùng, số task trễ…

• Team Performance Report: Hiệu suất nhóm triển khai, trung bình giờ/task, thời gian hoàn thành trung bình.

• Project Health Indicator: Đèn xanh/đỏ theo KPI cài đặt, giúp lãnh đạo phát hiện dự án đang trễ/chậm/dẫn đầu.

• Có thể xuất báo cáo dạng PDF, Excel, hoặc chia sẻ qua email tự động định kỳ.

4. Lợi ích khi triển khai ERPNext quản lý dự án

Việc triển khai hệ thống ERPNext quản lý dự án không chỉ là thay thế file Excel hay Trello, mà là một bước chuyển mình quan trọng trong số hóa điều hành – giúp doanh nghiệp nâng cấp toàn bộ năng lực quản lý dự án từ góc độ chiến lược.

Dưới đây là các nhóm lợi ích nổi bật mà CEO và quản lý doanh nghiệp sẽ đạt được:

4.1. Tối ưu vận hành – tăng năng suất

• Rút ngắn thời gian lập kế hoạch nhờ mẫu dự án và luồng công việc chuẩn.

• Tự động hóa ghi nhận thời gian, chi phí, báo cáo – giảm 40–60% thời gian hành chính cho PM.

• Tăng năng suất nhóm thực hiện do có mục tiêu rõ ràng, giao việc minh bạch và dashboard theo dõi tiến độ.

4.2. Kiểm soát ngân sách – chi phí – lợi nhuận theo dự án

• Mỗi chi phí đều có nguồn gốc: Purchase Order – Task – Timesheet – Claim – chứng từ kế toán.

• Dễ phát hiện vượt chi hoặc thất thoát khi có sai lệch giữa dự toán và thực tế.

• CEO/CFO dễ đánh giá biên lợi nhuận dự án và hiệu quả tài chính theo từng dòng sản phẩm.

4.3. Đồng bộ phòng ban – tăng hiệu quả phối hợp

• Mọi phòng ban làm việc trên cùng hệ thống: kế toán, nhân sự, kỹ thuật, kinh doanh…

• Giao tiếp, trao đổi task được tích hợp thay vì nhắn qua email/Zalo rời rạc.

• Giảm lỗi do thông tin không đồng nhất giữa phòng ban – tiết kiệm thời gian điều phối.

4.4. Tăng minh bạch và năng lực quản trị

• Mọi thao tác, chỉnh sửa đều có Audit Trail: dễ dàng truy xuất lịch sử làm việc khi cần kiểm tra hoặc giải trình.

• Tài liệu, số liệu được cập nhật liên tục – loại bỏ rủi ro “quy trình ngầm” không được kiểm soát.

• Minh bạch hóa thông tin với cổ đông, đối tác hoặc nhà đầu tư khi triển khai dự án lớn.

4.5. Hỗ trợ ra quyết định chiến lược kịp thời

• Báo cáo real-time giúp ban lãnh đạo không cần chờ tổng hợp thủ công.

• Dữ liệu rõ ràng hỗ trợ chuyển hướng dự án, tăng nhân sự, cắt ngân sách nhanh chóng và có cơ sở.

• Giúp CEO dễ dàng đánh giá năng lực đội ngũ triển khai – ra quyết định nhân sự, tổ chức.

5. Các chủ đề chuyên sâu & hướng dẫn chi tiết về ERPNext quản lý dự án

Một hệ thống ERP chỉ phát huy giá trị thực sự khi được triển khai đúng quy trình, khai thác sâu các tính năng, và kết nối chặt chẽ với từng phòng ban trong doanh nghiệp. Hiểu rõ điều đó, MBW Digital đã xây dựng loạt bài hướng dẫn chuyên sâu cấp độ Level 3 để giúp Anh/Chị CEO và đội ngũ quản lý:

• Khai thác đầy đủ từng khía cạnh trong module ERPNext quản lý dự án

• Giải quyết các vấn đề nghiệp vụ thực tiễn như giao việc, theo dõi tiến độ, kiểm soát ngân sách, đánh giá rủi ro

• Chuẩn hoá quy trình làm việc giữa các bộ phận, tăng tính cộng tác và minh bạch

5.1. Cách quản lý công việc hiệu quả và tập trung bằng phần mềm ERPNext

Thay vì quản lý công việc rời rạc qua Excel, email hay Zalo, ERPNext giúp doanh nghiệp tập trung mọi task trong một hệ thống duy nhất. Task được tạo theo cấu trúc WBS, gán deadline, ưu tiên và người phụ trách rõ ràng. Giao diện Kanban trực quan, kèm cảnh báo khi quá hạn hoặc chưa có người xử lý.

Giải pháp này giúp minh bạch hóa giao việc, giảm thất thoát công việc và nâng cao hiệu suất làm việc nhóm.

Đọc thêm: Cách quản lý công việc hiệu quả và tập trung bằng phần mềm ERPNext

5.2. Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án dễ dàng với ERPNext

ERPNext cung cấp Gantt chart trực quan, milestone và báo cáo tiến độ giúp CEO và PM nắm bắt toàn bộ trạng thái dự án theo thời gian thực. Hệ thống cảnh báo tự động nếu có task trễ hoặc không đạt tiến độ, giúp doanh nghiệp phát hiện sớm điểm nghẽn và chủ động điều phối nhân sự.

Đọc thêm: Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án dễ dàng với ERPNext

5.3. Quản lý nguồn lực dự án tối ưu trên ERPNext từ A-Z

Với ERPNext, doanh nghiệp có thể theo dõi khối lượng công việc của từng nhân sự, ghi nhận thời gian làm việc thực tế qua Timesheet và đánh giá hiệu suất theo task. Nhờ đó, việc phân bổ nguồn lực trở nên cân bằng, hiệu quả và minh bạch hơn.

Đọc thêm: Quản lý nguồn lực dự án tối ưu trên ERPNext từ A-Z

5.4. Lập và kiểm soát ngân sách dự án chặt chẽ trên hệ thống ERPNext

ERPNext cho phép thiết lập ngân sách ngay từ đầu dự án và tự động cập nhật chi phí phát sinh từ các module liên quan. Hệ thống sẽ cảnh báo khi chi phí thực tế vượt kế hoạch, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài chính theo thời gian thực.

Đọc thêm: Lập và kiểm soát ngân sách dự án chặt chẽ trên hệ thống ERPNext

5.5. Chủ động phát hiện và quản lý rủi ro dự án hiệu quả với ERPNext

ERPNext cho phép tạo danh sách rủi ro, phân công người xử lý và theo dõi trạng thái khắc phục. Hệ thống gửi cảnh báo khi rủi ro chưa được giải quyết đúng hạn, giúp doanh nghiệp tăng tính chủ động và minh bạch hóa trách nhiệm.

Đọc thêm: Chủ động phát hiện và quản lý rủi ro dự án hiệu quả với ERPNext

5.6. Báo cáo và phân tích hiệu quả dự án ERPNext

ERPNext cung cấp dashboard tự động với dữ liệu real-time về tiến độ, chi phí và nguồn lực. Người dùng có thể tùy chỉnh KPI theo vai trò, giúp lãnh đạo ra quyết định dựa trên số liệu chính xác, không cần tổng hợp thủ công.

Đọc thêm: Báo cáo và phân tích hiệu quả dự án ERPNext

5.7. Quản lý dự án Agile linh hoạt trên ERPNext

ERPNext hỗ trợ đầy đủ công cụ Agile như sprint planning, backlog, retrospective và burndown chart. Giải pháp này đặc biệt phù hợp cho các nhóm R&D, startup, công nghệ, marketing muốn triển khai dự án linh hoạt và phản hồi nhanh.

Đọc thêm: Quản lý dự án Agile linh hoạt trên ERPNext

5.8. Tích hợp quản lý dự án và kế toán trên ERPNext

ERPNext kết nối trực tiếp dữ liệu dự án với kế toán: chi phí từ task, Expense Claim hay Timesheet đều được ghi nhận tự động vào sổ cái và báo cáo P&L theo từng dự án. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát chi phí rõ ràng, không rời rạc giữa các phòng ban.

Đọc thêm: Tích hợp quản lý dự án và kế toán trên ERPNext

5.9. Quản lý tài liệu dự án thông minh trên ERPNext

Tài liệu dự án được tập trung lưu trữ trong một hệ thống duy nhất, có kiểm soát phiên bản và phân quyền rõ ràng theo vai trò. ERPNext giúp truy vết lịch sử chỉnh sửa, giảm thất lạc và tăng tính minh bạch trong hợp tác đa phòng ban.

Đọc thêm: Quản lý tài liệu dự án thông minh trên ERPNext

5.10. Cộng tác nhóm hiệu quả trong ERPNext

ERPNext hỗ trợ làm việc nhóm ngay trong từng task thông qua tính năng thảo luận, nhắc việc tự động và đánh dấu người liên quan. Mọi trao đổi đều được ghi nhận trong hệ thống, giúp nhóm làm việc đồng bộ và trách nhiệm rõ ràng.

Đọc thêm: Cộng tác nhóm hiệu quả trong ERPNext

6. Tổng quan về ERPNext – Hệ thống ERP mã nguồn mở tùy chỉnh linh hoạt cho doanh nghiệp Việt Nam

ERPNext là một nền tảng ERP mã nguồn mở toàn diện, được phát triển để phục vụ nhu cầu vận hành đa dạng của doanh nghiệp hiện đại – từ sản xuất, phân phối, bán lẻ đến dịch vụ chuyên nghiệp. Khác với các phần mềm ERP đóng gói truyền thống, ERPNext cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh sâu theo đặc thù hoạt động, đảm bảo tính linh hoạt, tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng.

Điểm nổi bật của ERPNext không chỉ nằm ở khả năng quản lý dự án hiệu quả, mà còn ở sự tích hợp liền mạch giữa các phân hệ: kế toán – tài chính, quản trị kho, nhân sự, CRM, bán hàng, sản xuất…. Điều này giúp tạo ra một hệ thống dữ liệu duy nhất, liên kết xuyên suốt giữa các bộ phận, loại bỏ việc vận hành rời rạc và giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công.

Ngoài ra, ERPNext còn nổi bật với:

• Giao diện web hiện đại, thân thiện và dễ sử dụng cho cả nhân sự không chuyên công nghệ;

• Khả năng mở rộng cao, hỗ trợ doanh nghiệp tăng trưởng theo từng giai đoạn;

• Chi phí sở hữu hợp lý, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam mong muốn chuyển đổi số nhưng còn hạn chế ngân sách.

7. Dịch vụ tư vấn triển khai ERPNext chuyên nghiệp của MBW Digital

MBW Digital là đối tác triển khai chính thức của ERPNext tại Việt Nam, với đội ngũ tư vấn giàu kinh nghiệm và am hiểu thực tiễn vận hành doanh nghiệp trong nước. Chúng tôi đã đồng hành cùng hàng chục dự án ERP cho các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực: sản xuất, phân phối, bán lẻ, dịch vụ kỹ thuật và thương mại.

Dịch vụ triển khai ERPNext tại MBW Digital bao gồm:

• Tư vấn lựa chọn giải pháp phù hợp: Phân tích bài toán quản lý, đề xuất thiết kế hệ thống tối ưu theo quy mô và ngành nghề;

• Thiết kế quy trình – triển khai hệ thống: Tùy chỉnh quy trình, đào tạo người dùng, cấu hình và kiểm thử toàn diện;

• Chuyển đổi dữ liệu và triển khai thực tế: Hỗ trợ chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ, giám sát chạy thử và bàn giao vận hành;

• Bảo trì và mở rộng: Hỗ trợ sau triển khai, phát triển thêm tính năng đặc thù khi doanh nghiệp mở rộng.

MBW Digital cam kết giúp doanh nghiệp không chỉ triển khai phần mềm, mà còn chuyển đổi cách thức vận hành, hướng tới một mô hình quản trị hiện đại, minh bạch và tăng trưởng bền vững.

Liên hệ với chúng tôi để nhận hỗ trợ 1-1 chuyên sâu