Chuyển đổi số không chỉ là câu chuyện về phần mềm, mà còn là câu chuyện về tầm nhìn lãnh đạo, sự chuẩn bị nội bộ và sự đồng hành từ đối tác công nghệ. Dự án ERPNext tại Nissin Shoji Việt Nam là một minh chứng rõ ràng cho điều đó. Chúng tôi đã có buổi trò chuyện cùng chị Nguyễn Thu Hằng – Trưởng ban dự án ERPNext (Trưởng phòng tư vấn MBW Digital) để tìm hiểu về hành trình này.
Thông tin chi tiết: Dự án triển khai ERPNext tại Công ty TNHH Nissin Shoji Việt Nam
“Chào bạn, mình là Hằng, hiện đang đảm nhận vị trí trưởng ban dự án chuyển giao phần mềm “Quản trị doanh nghiệp tổng thể với ERPNext cho Nissin Shoji” tại MBW Digital”
Dự án hợp tác lần này bắt đầu từ phía Nissin Shoji Việt Nam đã chủ động tìm kiếm một phần mềm ERP phổ biến trên toàn cầu, không chỉ giới hạn tại Việt Nam. Chính ông Hiroshi Kamizuru – Giám đốc công ty – đã liên hệ trực tiếp với Frappe và được giới thiệu MBW Digital là đối tác độc quyền tại thị trường Việt Nam. Sau đó, ban lãnh đạo của Nissin Việt Nam đã để lại thông tin liên hệ trên website và mình là người trực tiếp tiếp nhận, kết nối lại để trao đổi chi tiết hơn. Sau quá trình trao đổi chi tiết, mình biết được rằng doanh nghiệp mong muốn lựa chọn một đơn vị triển khai tại Việt Nam để hỗ trợ đội ngũ nhân sự nội địa dễ dàng sử dụng, đồng thời đảm bảo ban lãnh đạo có thể vận hành phần mềm linh hoạt tại nhiều quốc gia khác nhau.
Điểm thú vị của Nissin Shoji nằm ở mô hình hoạt động. Họ là một doanh nghiệp thương mại chuyên cung cấp dầu công nghiệp cho các nhà máy sản xuất trong khu công nghiệp, nhưng lại có vốn đầu tư và đội ngũ lãnh đạo là người nước ngoài. Chính vì vậy, phần mềm ERPNext cần đảm bảo hai điều kiện: đa ngôn ngữ – vận hành xuyên quốc gia và tùy chỉnh nghiệp vụ theo đặc thù kinh doanh B2B.
“Mục tiêu lớn nhất là xây dựng một phần mềm bao quát toàn bộ nghiệp vụ, trong đó trọng tâm là nghiệp vụ bán hàng. Nissin đã có thị phần mạnh, điều họ cần là một phần mềm chuẩn quốc tế có thể vận hành đồng bộ giữa Việt Nam và các quốc gia khác.”
Một trong những điểm yếu của phần mềm cũ là khả năng mở rộng hạn chế, chỉ có giao diện tiếng Việt – tiếng Anh, và không hỗ trợ tùy biến sâu cho các nghiệp vụ đặc thù như tính giá bán theo nhiều yếu tố chi phí hay điều khoản thanh toán chi tiết.
Trong quá trình triển khai, MBW Digital nhận được sự hỗ trợ rất lớn từ phía Nissin, đặc biệt là ban lãnh đạo. Dù khác biệt về ngôn ngữ, nhưng tinh thần hợp tác giữa hai bên giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ.
“Từ lúc khảo sát, gọi điện đến demo và chốt hợp đồng chỉ mất 3-5 ngày. Mọi thứ diễn ra rất nhanh và gọn. Điều này cho thấy rõ sự quyết đoán và sẵn sàng chuyển đổi số của ban lãnh đạo.”
Mặc dù dự án triển khai ERPNext không quá phức tạp về mặt kỹ thuật, nhưng giá trị mà phần mềm mang lại cho Nissin lại rất đáng kể. ERPNext đã đáp ứng khoảng 90% nhu cầu nghiệp vụ hiện có của doanh nghiệp mà gần như không cần đến các tùy biến sâu. phần mềm được triển khai đồng bộ, bao phủ toàn bộ các phòng ban từ bán hàng, kho vận, kế toán cho đến quản trị nội bộ. Đặc biệt, việc hỗ trợ đa ngôn ngữ gồm tiếng Việt, tiếng Anh và tiếng Nhật đã góp phần quan trọng trong việc xóa bỏ rào cản ngôn ngữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận hành và phối hợp giữa các bộ phận trong môi trường làm việc đa quốc gia.
Điểm khác biệt nổi bật của dự án triển khai ERPNext cho Nissin nằm ở đặc thù hoạt động của doanh nghiệp – đây là một công ty chuyên phân phối nguyên phụ liệu sản xuất theo mô hình bán buôn B2B, với quy trình kinh doanh hoàn toàn khác biệt so với các mô hình bán lẻ truyền thống.
Trong bán lẻ, giá bán thường được niêm yết cố định và áp dụng đồng nhất cho mọi khách hàng. Nhưng với bán buôn, đặc biệt là đối với doanh nghiệp Nhật Bản có tính phần mềm như Nissin, chính sách giá phải được “thiết kế riêng” cho từng khách hàng hoặc nhóm khách hàng, dựa trên hàng loạt biến số phức tạp như: phương thức giao hàng, loại hình sản phẩm, chi phí vận chuyển, thuế hải quan, điều kiện thanh toán, tỷ giá, và biên lợi nhuận mong muốn. Đó không chỉ là một bảng giá đơn giản, mà là một phần mềm định giá động (dynamic pricing) cần được quản lý linh hoạt nhưng vẫn đảm bảo tính nhất quán và kiểm soát nội bộ.
“Tính năng báo giá là yêu cầu quan trọng và với mỗi khách hàng hoặc nhóm khách hàng, Nissin sẽ có công thức tính riêng, có thể dựa trên giá mua gần nhất, cộng thêm phần chi phí vận chuyển hoặc chính sách nội bộ theo từng thời điểm. ERPNext giúp tự động hóa được toàn bộ chuỗi này, từ khâu thiết lập logic báo giá đến khi gửi báo giá cho khách hàng, theo dõi phê duyệt và biến nó thành đơn hàng.”
Không chỉ dừng lại ở nghiệp vụ báo giá, một thách thức lớn khác cũng được phần mềm hóa thành công là quản lý điều khoản thanh toán và hợp đồng giao hàng theo từng đợt. Với ERPNext, Nissin có thể dễ dàng thiết lập các điều khoản thanh toán khác nhau cho từng đơn hàng, từng khách hàng – từ các điều kiện như trả trước 30%, trả sau 70% trong vòng 30 ngày, đến việc theo dõi cụ thể từng hạn thanh toán, tự động gửi thông báo nhắc nợ, xử lý tình trạng quá hạn, và báo cáo công nợ chi tiết theo từng kỳ.
Tất cả thông tin này đều được đồng bộ và quản lý trên phần mềm ERPNext giúp ban lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng và tức thời về dòng tiền, hạn nợ, khả năng thu hồi công nợ cũng như tuân thủ chính sách hợp đồng. Không những vậy, quy trình phê duyệt nội bộ, cảnh báo trễ hạn và ghi nhận lịch sử giao dịch cũng được ghi nhận rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và bảo mật cao.
Khi được hỏi đâu là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của dự án ERPNext tại Nissin, chị Hằng – trưởng nhóm tư vấn triển khai từ MBW Digital – chia sẻ một cách dứt khoát, không do dự:
“Tôi tin rằng 70–80% thành công đến từ sự quyết liệt và tầm nhìn rõ ràng của ban lãnh đạo. Họ không chỉ nắm vững bức tranh tổng thể của các quy trình nghiệp vụ, mà còn sẵn sàng đưa ra quyết định nhanh chóng và đồng hành liên tục trong từng giai đoạn triển khai.”
Khác với nhiều doanh nghiệp khác – nơi mà người đứng đầu giao dự án cho từng phòng ban riêng lẻ hoặc bộ phận IT phụ trách – tại Nissin, ban lãnh đạo chính là đầu mối dẫn dắt xuyên suốt, từ việc hiểu rõ bức tranh nghiệp vụ tổng thể, đến kết nối giữa các phòng ban, và đưa ra các quyết định kịp thời khi cần.
Tất cả thông tin này đều được đồng bộ và quản lý trên phần mềm ERPNext giúp ban lãnh đạo có cái nhìn rõ ràng và tức thời về dòng tiền, hạn nợ, khả năng thu hồi công nợ cũng như tuân thủ chính sách hợp đồng. Không những vậy, quy trình phê duyệt nội bộ, cảnh báo trễ hạn và ghi nhận lịch sử giao dịch cũng được ghi nhận rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và bảo mật cao.
“ERP là một phần mềm đặc thù vì nó chạm đến mọi quy trình trong doanh nghiệp. Phải có người nắm được toàn bộ luồng vận hành, hiểu cách các nghiệp vụ liên thông với nhau thì mới có thể thiết kế và triển khai đúng cách. Ở Nissin, ban lãnh đạo không chỉ hiểu mà còn rất quyết liệt – và điều đó là điểm khác biệt rất lớn.”
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp thất bại vì thiếu đi một người đầu mối thực sự đủ năng lực. Không ít nơi để bộ phận IT phụ trách, trong khi IT dù nắm chắc phần kỹ thuật nhưng lại không hiểu rõ nghiệp vụ từng phòng ban, hoặc không có quyền thúc đẩy sự phối hợp giữa các đơn vị. Hệ quả là quá trình triển khai bị đứt đoạn, các quy trình thiếu liên kết, và dự án không thể đạt được kết quả như kỳ vọng.
Tại Nissin, việc ban lãnh đạo chủ động tham gia, hiểu biết tổng quan và sẵn sàng hành động nhanh đã tạo ra sự phối hợp trơn tru giữa các phòng ban như một cỗ máy vận hành đồng bộ. Chính điều đó đã tạo nên thành công rõ ràng cho dự án ERPNext – không chỉ về mặt kỹ thuật, mà còn về mặt quản trị và thay đổi tư duy vận hành trong toàn bộ doanh nghiệp.
Dự án triển khai ERPNext tại Nissin Shoji Việt Nam là minh chứng rõ ràng cho việc chuyển đổi số hiệu quả ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là những doanh nghiệp đang hướng tới môi trường kinh doanh quốc tế. Mô hình này phản ánh rõ mục tiêu của Nissin trong việc xây dựng một hệ thống quản lý toàn diện, giúp giám sát và điều hành công việc từ xa mà không cần sự can thiệp trực tiếp từ các lãnh đạo.
||Đọc thêm về dự án: Dự án tư vấn và triển khai ERPNext tại Nissin Shoji – Lĩnh vực Bán buôn Dầu công nghiệp
MBW Digital tự hào là đối tác chiến lược đã đồng hành cùng Nissin trong dự án chuyển đổi số này. Đây không chỉ là một bước đi quan trọng của MBW Digital trong việc triển khai ERP tại các doanh nghiệp đa quốc gia, mà còn là một minh chứng cho khả năng của đội ngũ MBW Digital trong việc áp dụng các quy trình chuẩn quốc tế, giúp các doanh nghiệp Việt Nam đạt được tiêu chuẩn quản trị toàn cầu.
“Nissin là một trong những đơn vị đầu tiên của chúng tôi triển khai ERPNext với yêu cầu quốc tế, vì vậy dự án này đã giúp đội ngũ MBW Digital tích lũy thêm kinh nghiệm quý báu, đồng thời mang đến một quy trình triển khai chuẩn quốc tế.”
Dự án ERPNext tại Nissin Shoji Việt Nam khẳng định rằng các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoàn toàn có thể ứng dụng phần mềm ERP hiện đại mà không cần đầu tư chi phí lớn hay triển khai phức tạp. Đây là một giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không chỉ ở Việt Nam mà còn hướng đến thị trường quốc tế.
MBW Digital, với vai trò là đối tác chính thức của Frappe tại Việt Nam, cam kết tiếp tục mang đến các dịch vụ tư vấn và triển khai ERPNext cho các doanh nghiệp thương mại, phân phối và sản xuất. Cùng với ERPNext –Nền tảng ERP mã nguồn mở hàng đầu, hiện đã được hơn 30.000 doanh nghiệp tại hơn 100 quốc gia tin dùng, MBW Digital sẽ đồng hành với các doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả quản lý và mở rộng cơ hội phát triển bền vững.
Công ty TNHH Nissin Shoji Việt Nam là doanh nghiệp chuyên thương mại, phân phối và cung ứng năng lượng và dầu nhờn cho nhiều ngành công nghiệp khác nhau. Công ty đã chính thức khởi động dự án “Quản trị doanh nghiệp toàn diện với ERPNext” cùng MBW Digital – Đối tác chính thức của Frappe tại Việt Nam. Mục tiêu của dự án là chuẩn hóa và tự động hóa quy trình mua bán, tối ưu quản lý công nợ, tập trung dữ liệu phục vụ ra quyết định nhanh chóng, đồng thời nâng cao khả năng mở rộng linh hoạt. Đây là bước chuyển đổi quan trọng giúp Nissin Shoji hiện đại hóa quản trị, nâng cao hiệu quả vận hành, tăng sức cạnh tranh và hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược chính xác.
Tư vấn sản phẩm live chat hỗ trợ nhanh và hiệu quả nhất
Khóa học cung cấp kiến thức chi tiết về ERPNEXT bản tiếng Việt
Nơi quy tụ những người dùng, chuyên gia và những ai quan tâm đến giải pháp ERPNext
Nơi trao đổi và giải đáp các thắc mắc của cộng đồng về giải pháp ERPNEXT
đơn vị thành viên của Công ty cổ phần công nghệ MobiWork Việt Nam
Trụ sở chính: Tầng 3, Toà CT1, Khu nhà ở Bộ Công An, Đường Phạm Văn Đồng, Phường Cổ Nhuế 2, Quận Bắc Từ Liêm, TP. Hà Nội
Hotline: 0983 492 716 | Email: digital@mbw.vn
Giám đốc điều hành MBW Digital
Kinh nghiệm:
Hơn 10 năm kinh nghiệm tư vấn, triển khai các giải pháp chuyển đổi số cho doanh nghiệp và hoạt động trong lĩnh vực quản trị marketing
Co-Founder MobiWork Việt Nam
Triển khai thành công dự án cho các khách hàng:
Tập Đoàn Tôn Hoa Sen, Phân bón Hà Lan, Tập Đoàn Y Tế AMV, Dược phẩm Trà Vinh, Dược phẩm VCP, Beer Sapporo, Tập đoàn Bayer
Phó Giám đốc MBW Digital
Kinh nghiệm:
Hơn 10 năm kinh nghiệm nghiên cứu, phát triển và triển khai giải pháp phần mềm cho lĩnh vực phân phối, bán lẻ
Co-Founder MobiWork Việt Nam
Triển khai thành công dự án cho các khách hàng:
MeadJohnSon, Tập đoàn Tân Á Đại Thành, SNB, Sao Thái Dương, Tập đoàn Dabaco, Miwon Việt Nam, Mutosi, TaiSun,
Phó Tổng Giám đốc MBW
Kinh nghiệm:
Hơn 15 năm kinh nghiệm nghiên cứu và phát triển giải pháp phần mềm cho lĩnh vực dịch vụ, xây dựng, nhân sự
Co-Founder FastWork Việt Nam
Triển khai thành công dự án cho các khách hàng:
Tập đoàn Xây lắp 1 Petrolimex, Tập đoàn PC1, Tập đoàn BĐS Đông Á, Tập đoàn Richard, T&T Group, Bệnh viện Đa Khoa Phú Thọ
Phó Tổng Giám đốc MBW
Kinh nghiệm:
Hơn 15 năm kinh nghiệm nghiên cứu và phát triển giải pháp phần mềm cho lĩnh vực phân phối, bán lẻ
Co-Founder MobiWork Việt Nam
Triển khai thành công dự án cho các khách hàng:
MeadJohnSon, Tập đoàn Tôn Hoa Sen, Tập đoàn Tân Á Đại Thành, Miwon Việt Nam, Sao Thái Dương, Tập đoàn Dabaco, Phân bón Hà Lan, Mutosi
