Frappe Helpdesk

Ứng dụng quản lý hỗ trợ khách hàng chuyên nghiệp

Top ứng dụng Helpdesk được tải về nhiều nhất trên Github (Github Trending: #6 Repository of the day). Frappe Helpdesk là một công cụ quản lý yêu cầu hỗ trợ (Ticket) từ khách hàng hoặc nội bộ, giúp bạn tối ưu quy trình hỗ trợ, xử lý vấn đề hiệu quả và nâng cao trải nghiệm khách hàng với chi phí thấp hơn nhiều so với các giải pháp phần mềm Helpdesk khác. 

Tính năng của Frappe Helpdesk mã nguồn mở, thiết kế tinh gọn và hiệu quả:

  • Giao diện dành cho nhân viên và khách hàng – Cung cấp hai cổng truy cập riêng biệt giúp khách hàng dễ dàng gửi yêu cầu và nhân viên hỗ trợ quản lý ticket hiệu quả.
  •  SLA tùy chỉnh – Thiết lập và theo dõi Cam kết dịch vụ (SLA) để đảm bảo thời gian phản hồi nhanh chóng.
  • Quy tắc phân công tự động – Tự động giao ticket cho agent xử lý theo mức độ ưu tiên, loại sự cố hoặc khối lượng công việc, giúp tối ưu quy trình xử lý.
  • Xây dựng Cơ sở tri thức – Xây dựng và quản lý các bài viết hướng dẫn, giúp khách hàng tự tìm giải pháp và giảm số lượng ticket gửi đến.
  • Mẫu phản hồi nhanh – Sử dụng các câu trả lời soạn sẵn để phản hồi nhanh chóng với các yêu cầu phổ biến.

Quản lý danh sách Tickets tập trung

Frappe Helpdesk tập hợp tất cả yêu cầu hỗ trợ từ nhiều nguồn khác nhau – email, biểu mẫu trên website, trò chuyện trực tuyến… vào một danh sách các yêu cầu đang chờ được xử lý theo một thứ tự nhất định, giúp nhân viên hỗ trợ không bỏ sót yêu cầu, và không cần chuyển đổi giữa nhiều công cụ để phản hồi khách hàng.

Nhân viên có thể theo dõi tất cả yêu cầu, ưu tiên công việc và gửi phản hồi cho khách hàng trực tiếp trong từng phiếu ticket. Ở mỗi phiếu ticket, nhân viên có thể gửi trực tiếp email cho khách hàng với tính năng Email, hoặc sử dụng tính năng bình luận nội bộ (Comment) để trao đổi và thảo luận về biện pháp hỗ trợ trong nội bộ nhóm. giúp cả nhóm luôn cập nhật thông tin. Kết quả là xử lý yêu cầu nhanh hơn, khách hàng hài lòng hơn và đội ngũ làm việc hiệu quả hơn.

Quản lý danh sách Tickets tập trung trên Frappe Helpdesk

Cung cấp dịch vụ khách hàng đáng tin cậy nhờ SLA

Cung cấp dịch vụ khách hàng đáng tin cậy nhờ SLA

Bạn có thể thiết lập rõ ràng thời gian xử lý yêu cầu của khách hàng, giúp họ yên tâm hơn. Frappe Helpdesk cho phép cấu hình Thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA), thiết lập số giờ phải đưa ra phản hồi tối thiểu khi nhận một ticket (SLA), tùy theo theo mức độ ưu tiên hay độ phức tạp của từng loại hỗ trợ.

Mỗi yêu cầu hỗ trợ sẽ tự động áp dụng SLA phù hợp, giúp nhân viên và khách hàng có cái nhìn rõ ràng về thời gian phản hồi và xử lý dự kiến. Bộ đếm ngược SLA giúp nhân viên biết ưu tiên cho các phiếu ticket sắp quá hạn, trong khi khách hàng có thể theo dõi chi tiết SLA ngay trên yêu cầu hỗ trợ của họ để cập nhật tiến độ. Tính minh bạch này giúp cả doanh nghiệp đặt kỳ vọng rõ ràng, tránh gây khó chịu và nâng cao trải nghiệm hỗ trợ khách hàng.

Tự động hóa và tối ưu hóa năng suất làm việc

Frappe Helpdesk cho phép bạn cấu hình quy tắc phân công tự động phiếu hỗ trợ cho nhân viên xử lý dựa trên các điều kiện thiết lập, đảm bảo yêu cầu được chuyển đến đội ngũ hỗ trợ phù hợp.

Bạn có thể tùy chỉnh cách phân công trong nhóm bằng 2 cách: Phân chia công việc một cách tuần tự, đảm bảo rằng tất cả nhân viên đều nhận được số lượng yêu cầu hỗ trợ gần như bằng nhau; Phân chia công việc dựa trên khối lượng công việc hiện tại của từng nhân viên; Phân chia công việc theo loại phiếu.

Ví dụ: phiếu khắc phục lỗi kỹ thuật sẽ được giao cho nhân viên kỹ thuật,…

Nhờ tự động hóa và hệ thống điều phối ticket tối ưu, quản lý nhóm hỗ trợ không cần mất thời gian gán yêu cầu hỗ trợ thủ công cho từng nhân viên, giảm thời gian chờ và tăng tốc xử lý các yêu cầu hỗ trợ do khách hàng gửi tới.

Tự động hóa và tối ưu hóa năng suất làm việc

Ngoài ra, Insights còn hỗ trợ tùy chỉnh biểu đồ theo nhu cầu của bạn. Bạn có thể chọn các cột dữ liệu muốn hiển thị, thay đổi màu sắc và bố cục, cũng như thêm đường tham chiếu và điểm dữ liệu để phân tích chi tiết hơn. Bên cạnh đó, bạn có thể chia sẻ biểu đồ với bất kỳ ai, tải xuống hình ảnh biểu đồ hoặc thêm vào bảng điều khiển (dashboard) để có cái nhìn trực quan hơn về dữ liệu.

Xây dựng hệ thống tài nguyên hỗ trợ khách hàng tự động

Frappe Helpdesk cung cấp tính năng có tên gọi Knowledge base - cho phép bạn soạn thảo và xuất bản danh mục các bài viết hỗ trợ khách hàng như: hỗ trợ theo danh mục, các câu hỏi thường gặp, hướng dẫn sử dụng cơ bản,v.v… giúp khách hàng tự tìm kiếm giải pháp trước khi gửi đi ticket.

Xây dựng hệ thống tài nguyên hỗ trợ khách hàng tự động

Khi khách hàng tạo một yêu cầu hỗ trợ trên cổng portal, Frappe Helpdesk sẽ đề xuất các bài viết trong nguồn tài nguyên phù hợp với vấn đề của họ, khuyến khích họ tự tìm kiếm giải pháp trước khi liên hệ với đội hỗ trợ. Điều này giúp bạn giảm bớt các yêu cầu hỗ trợ phổ biến và cho phép đội ngũ của bạn tập trung vào các vấn đề phức tạp hơn. Thêm vào đó, các bài viết trong nguồn tài nguyên này cũng đóng vai trò như một tài sản giá trị lâu dài có thể được tham khảo bởi cả khách hàng và sử dụng để đào tạo đội ngũ nội bộ của bạn.

Customer portal - Cho phép khách hàng tạo và gửi ticket nhanh chóng

Khi khách hàng cần hỗ trợ, họ mong muốn một cách liên hệ nhanh chóng và dễ dàng. Frappe Helpdesk cung cấp một cổng thông tin khách hàng thân thiện, cho phép họ tạo yêu cầu hỗ trợ, mô tả chi tiết vấn đề và đính kèm tệp liên quan để đẩy nhanh quá trình xử lý.

Sau khi gửi yêu cầu, khách hàng có thể xem chi tiết SLA, theo dõi tiến độ và trao đổi trực tiếp với nhân viên hỗ trợ ngay trong hệ thống. Khi vấn đề được giải quyết, họ có thể đóng yêu cầu hỗ trợ và để lại đánh giá hoặc phản hồi, giúp cải thiện chất lượng dịch vụ. Ngoài ra, cổng thông tin này cũng ghi lại toàn bộ lịch sử phiếu hỗ trợ, giúp khách hàng dễ dàng tra cứu các yêu cầu trước đây và tự khắc phục sự cố nếu cần. 

Tiết kiệm thời gian xử lý với mẫu phản hồi (Canned responses)

Việc trả lời các câu hỏi lặp lại hoặc xử lý các sự cố phổ biến có thể tốn nhiều thời gian cho nhân viên hỗ trợ. Frappe Helpdesk giúp giải quyết vấn đề này với tính năng mẫu phản hồi nhanh, cho phép nhân viên soạn sẵn các câu trả lời mẫu và chèn vào yêu cầu hỗ trợ chỉ với một thao tác đơn giản.

Nhờ đó, nhân viên không cần gõ lại cùng một hướng dẫn hoặc lời giải thích nhiều lần. Họ cũng có thể tùy chỉnh nội dung mẫu trước khi gửi cho khách hàng, đảm bảo câu trả lời phù hợp với từng tình huống cụ thể.

Ứng dụng Frappe Helpdesk nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng

Frappe Helpdesk là một ứng dụng quản lý hỗ trợ khách hàng & xử lý ticket được thiết kế với nhiều tính năng thông minh, giao diện thân thiện… đặc biệt phù hợp cho các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tới khách hàng doanh nghiệp, hoặc các dịch vụ chuyên môn cao như kỹ thuật, CNTT, viễn thông, tư vấn… 

Ứng dụng Helpdesk có thể cài đồng bộ lên site ERPNext của bạn, và chia sẻ dữ liệu khách hàng, đơn hàng, hợp đồng… giúp bạn quản lý xuyên suốt lịch sử mua hàng và hỗ trợ của một khách hàng mà không cần sử dụng nhiều hệ thống riêng lẻ!

Ứng dụng Frappe Helpdesk nâng cao chất lượng hỗ trợ khách hàng

Câu chuyện về Frappe Helpdesk

“Khi doanh nghiệp ngày càng chú trọng vào dịch vụ khách hàng, một hệ thống Helpdesk hiệu quả trở thành yếu tố quan trọng. Dù có nhiều công cụ hỗ trợ trả phí trên thị trường, chúng thường đắt đỏ và khó tùy chỉnh, khiến nhiều doanh nghiệp phải dựa vào email để hỗ trợ khách hàng, dẫn đến quy trình thiếu tổ chức và khó quản lý.

ERPNext có một mô-đun hỗ trợ khách hàng cơ bản, nhưng giao diện xử lý yêu cầu hỗ trợ còn đơn giản và chưa tối ưu. Nhận thấy nhu cầu cấp thiết về một giải pháp Helpdesk mã nguồn mở mạnh mẽ và xuất phát từ yêu cầu nội bộ, chúng tôi đã phát triển Frappe Helpdesk – một nền tảng với giao diện thân thiện, được thiết kế chuyên biệt để quản lý ticket hiệu quả.

Ngày nay, Frappe Helpdesk đã trở thành một phần thiết yếu trong hệ thống hỗ trợ nội bộ của chúng tôi, phục vụ hơn 7.000 khách hàng trên tất cả các sản phẩm. Chúng tôi tin rằng giải pháp này có thể giúp tinh gọn quy trình hỗ trợ khách hàng của bạn, mang lại trải nghiệm tốt hơn cho cả nhân viên và khách hàng.”

Sumit Bhanushali - Kỹ sư Sản phẩm Frappe 

Review từ khách hàng

"Frappe Helpdesk, một sản phẩm tuyệt vời khác trong hệ sinh thái FOSS của Frappe, đã giúp chúng tôi tối ưu hóa quy trình hỗ trợ và nâng cao trách nhiệm giải trình. Mỗi yêu cầu hỗ trợ (ticket) được tạo và theo dõi trực tiếp trên cổng thông tin, giúp cả khách hàng và đội ngũ của chúng tôi có cái nhìn rõ ràng hơn về tiến độ xử lý. Kết quả là thời gian giải quyết yêu cầu hỗ trợ được cải thiện, mức độ hài lòng của khách hàng tăng lên và sự minh bạch trong quy trình làm việc cũng cao hơn. Với sự tích hợp của Genie (một sản phẩm FOSS khác), khách hàng của chúng tôi có thể gửi yêu cầu hỗ trợ trực tiếp với bản ghi âm hoặc video, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể. Nhìn chung, Frappe Helpdesk đã tạo ra một cuộc cách mạng trong hệ thống hỗ trợ của chúng tôi!"
Dany Robert
Wahni IT Solutions
"Frappe Helpdesk được thiết kế với giao diện đơn giản, trực quan, giúp việc quản lý hỗ trợ khách hàng trở nên dễ dàng hơn. Bảng điều khiển (dashboard) rất dễ sử dụng, cho phép nhân viên nhanh chóng theo dõi trạng thái ticket, mức độ ưu tiên và lịch sử tương tác với khách hàng mà không cần đào tạo chuyên sâu hay kiến thức kỹ thuật phức tạp. Một trong những điểm mạnh lớn nhất của Frappe Helpdesk chính là khả năng tùy chỉnh cao. Tính linh hoạt này giúp hệ thống Helpdesk có thể dễ dàng thích nghi với nhu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, đảm bảo hỗ trợ hiệu quả và tối ưu hóa quy trình làm việc."
Safvan Hussain
Location Solutions Telematics LLC

Chọn đồng hành cùng MBW Digital - Đối tác chính thức của ERPNext tại Việt Nam

Launch login modal Launch register modal