Tối ưu kiểm kê hàng hóa trên ERPNext: giảm sai sót & tăng tốc kiểm kho

Kiểm kê hàng hóa là một trong những công việc quan trọng nhất trong quản lý kho hàng. Tuy nhiên, việc kiểm kê thủ công có thể gặp phải rất nhiều vấn đề như sai sót, tốn thời gian và nguồn lực. Để tối ưu hóa quy trình kiểm kê, các doanh nghiệp ngày nay đã chuyển sang sử dụng các phần mềm ERP như ERPNext để quản lý và kiểm kê kho hàng một cách chính xác và nhanh chóng. Hệ thống ERPNext không chỉ giúp theo dõi số lượng hàng tồn kho mà còn cung cấp các báo cáo chi tiết, từ đó hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh hiệu quả hơn.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan về phân hệ kho hàng ERPNext.

Tổng quan tính năng kiểm kê kho hàng ERPNext

Tính năng kiểm kê kho hàng ERPNext giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tình trạng tồn kho một cách chính xác và hiệu quả. Việc kiểm kê kho hàng là một phần quan trọng trong quy trình quản lý kho, giúp đảm bảo rằng số liệu tồn kho trong hệ thống luôn đồng bộ và phản ánh đúng thực tế. ERPNext cung cấp các công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa quy trình kiểm kê và giảm thiểu sai sót, mang lại hiệu quả cao trong việc quản lý tài sản và hàng hóa.

1. Quản lý kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất thường

ERPNext cho phép thực hiện kiểm kê kho hàng định kỳ hoặc kiểm kê bất thường khi có sự chênh lệch giữa số liệu thực tế và số liệu trong hệ thống. Các kiểm kê này có thể được lập kế hoạch theo chu kỳ (hàng tháng, hàng quý) hoặc thực hiện khi phát hiện sai lệch trong quá trình vận hành.

Kiểm kê định kỳ: Quản lý việc kiểm kê vào các thời điểm cố định để đảm bảo tính chính xác của tồn kho.
Kiểm kê bất thường: Thực hiện khi có sự nghi ngờ về tình trạng hàng hóa hoặc khi cần kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho do các yếu tố như sai sót trong quá trình nhập xuất kho.

2. Sử dụng Stock Reconciliation

Tính năng Stock Reconciliation của ERPNext cho phép doanh nghiệp thực hiện đối chiếu giữa số lượng hàng tồn thực tế và số liệu trên hệ thống. Sau khi thực hiện kiểm kê kho, bạn có thể sử dụng Stock Reconciliation để điều chỉnh số liệu tồn kho trong ERPNext, đảm bảo rằng tất cả các thay đổi được ghi nhận chính xác.

Stock Reconciliation giúp điều chỉnh số lượng tồn kho trong hệ thống khi có sự khác biệt sau khi kiểm kê kho hàng.
Hệ thống ghi nhận mọi thay đổi và tạo báo cáo chi tiết về việc điều chỉnh số lượng tồn kho.

3. Kiểm kê theo lô và serial

ERPNext hỗ trợ kiểm kê hàng hóa theo lô và serial number để giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ hơn đối với các sản phẩm có yêu cầu kiểm soát chất lượng hoặc theo dõi hạn sử dụng. Điều này đặc biệt hữu ích đối với ngành thực phẩm, dược phẩm hoặc các sản phẩm có quy định về chất lượng và ngày hết hạn.

Kiểm kê theo lô và serial giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý tình trạng các sản phẩm, đồng thời giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc sử dụng hàng hết hạn hoặc không đạt chất lượng.

4. Báo cáo và phân tích kiểm kê

ERPNext cung cấp các báo cáo kiểm kê chi tiết và các công cụ phân tích giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình trạng tồn kho và hiệu quả của quy trình kiểm kê. Các báo cáo này không chỉ hỗ trợ việc đối chiếu số liệu mà còn cung cấp thông tin quan trọng để cải thiện quy trình nhập xuất và kiểm soát kho.

Báo cáo Stock Ledger và Stock Balance cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng tồn kho tại từng thời điểm.
Báo cáo Stock Reconciliation giúp theo dõi các điều chỉnh tồn kho và xác nhận tính chính xác của số liệu.

5. Tích hợp với các mô-đun khác

Tính năng kiểm kê kho hàng ERPNext có thể được tích hợp chặt chẽ với các mô-đun khác như Mua hàng (Purchase), Bán hàng (Sales) và Sản xuất (Manufacturing). Điều này giúp việc kiểm kê kho trở nên đồng bộ với các hoạt động kinh doanh khác, giảm thiểu sai sót và nâng cao tính chính xác trong việc cập nhật dữ liệu tồn kho.

Với ERPNext, doanh nghiệp có thể tự động hóa quy trình kiểm kê, giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Hệ thống này không chỉ tự động theo dõi lượng hàng tồn kho mà còn cung cấp các báo cáo chi tiết về tình trạng kho, giúp doanh nghiệp dễ dàng đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.

Thiết lập kiểm kê hàng hóa trong ERPNext

Để thiết lập kiểm kê hàng hóa trong ERPNext, bạn cần thực hiện các bước sau:

Bước 1. Cấu hình kho hàng trong ERPNext

Trước khi thực hiện kiểm kê hàng hóa, bạn cần cấu hình các kho hàng trong hệ thống. Mỗi kho sẽ là một đơn vị độc lập để theo dõi tình trạng tồn kho và các giao dịch liên quan. Bạn có thể cấu hình các kho hàng theo chi nhánh, khu vực hoặc loại hàng hóa.

Tạo kho hàng: Vào Stock > Warehouse, nhấn New để tạo kho hàng mới. Điền đầy đủ các thông tin như tên kho, vị trí kho, loại kho (tổng kho, kho tạm, kho lưu trữ, v.v.).
Gán kho hàng cho các địa điểm khác nhau: Sau khi tạo kho, bạn có thể gán kho hàng cho các chi nhánh hoặc địa điểm khác nhau trong hệ thống.

Bước 2. Thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa

Để tối ưu quy trình kiểm kê, bạn cần thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa cho từng mặt hàng trong kho. Điều này giúp hệ thống tự động cảnh báo khi tồn kho đạt mức giới hạn đã cài đặt, từ đó dễ dàng kiểm soát và lên kế hoạch nhập hàng kịp thời.

Thiết lập mức tối thiểu và tối đa: Truy cập vào phần Item Master trong ERPNext, chọn mặt hàng cần thiết lập và nhập mức tồn kho tối thiểu và tối đa.
Cập nhật tự động: ERPNext sẽ tự động theo dõi và cảnh báo nếu mức tồn kho vượt quá hoặc thiếu so với các ngưỡng đã thiết lập.

Bước 3. Cấu hình kiểm kê định kỳ

ERPNext cho phép bạn thiết lập các kế hoạch kiểm kê kho định kỳ để duy trì sự chính xác của dữ liệu tồn kho. Bạn có thể lập kế hoạch kiểm kê hàng hóa theo chu kỳ hàng tháng, hàng quý hoặc theo thời gian cụ thể khi có thay đổi trong kho.

Lập kế hoạch kiểm kê: Truy cập vào Stock > Stock Reconciliation, sau đó tạo New Stock Reconciliation và thiết lập lịch kiểm kê định kỳ. Bạn có thể chọn kiểm kê cho một kho hàng cụ thể hoặc toàn bộ hệ thống.
Cấu hình kiểm kê bất thường: Ngoài kiểm kê định kỳ, bạn cũng có thể thiết lập kiểm kê bất thường khi có sự thay đổi lớn về hàng hóa, chẳng hạn như sự cố nhập xuất hàng sai hoặc mất mát hàng hóa.

Bước 4. Thực hiện Đối chiếu tồn kho

Sau khi kiểm kê hàng hóa, ERPNext cho phép bạn đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trong hệ thống với tính năng Stock Reconciliation. Quá trình này giúp bạn điều chỉnh tồn kho cho khớp với thực tế và tạo báo cáo kiểm kê chi tiết.

Tạo Stock Reconciliation: Vào Stock > Stock Reconciliation, chọn kho hàng cần đối chiếu và nhập số lượng thực tế của từng mặt hàng trong kho.
Điều chỉnh tồn kho: Sau khi nhập số liệu thực tế, ERPNext sẽ tạo một bản ghi đối chiếu và bạn có thể điều chỉnh số lượng tồn kho trong hệ thống để phù hợp với tình trạng thực tế.

Sau khi thiết lập xong, ERPNext sẽ tự động theo dõi và cập nhật tình trạng hàng tồn kho, giúp bạn kiểm kê chính xác và hiệu quả hơn.

Quy trình kiểm kê hàng hóa ERPNext

Quy trình kiểm kê hàng hóa trong ERPNext rất đơn giản và dễ thực hiện. Các bước chính trong quy trình bao gồm:

Khởi tạo phiếu kiểm kê: Để bắt đầu kiểm kê, bạn tạo một phiếu kiểm kê trong hệ thống ERPNext, nhập các thông tin cần thiết như tên kho và các sản phẩm cần kiểm kê.
Kiểm tra thực tế hàng hóa: Nhân viên kho sẽ thực hiện việc kiểm tra thực tế hàng hóa trong kho, ghi lại số lượng và tình trạng của từng mặt hàng.
Đối chiếu số liệu: Sau khi kiểm kê xong, bạn sẽ đối chiếu số liệu thực tế với dữ liệu trong ERPNext để phát hiện sai sót.
Cập nhật số liệu: Sau khi đối chiếu, hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng tồn kho và tạo báo cáo kiểm kê chi tiết.

ERPNext giúp bạn theo dõi và ghi nhận mọi sự thay đổi trong quá trình kiểm kê, từ đó cải thiện độ chính xác và giảm thiểu sai sót.

Cách thức tối ưu hóa quy trình kiểm kê ERPNext

Để tối ưu hóa quy trình kiểm kê hàng hóa trong ERPNext, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Tự động hóa kiểm kê định kỳ: Thiết lập kiểm kê tự động theo lịch trình để giảm thiểu sai sót và không bỏ sót bất kỳ sản phẩm nào.
Sử dụng barcode hoặc QR code: Tích hợp hệ thống mã vạch hoặc QR code để việc kiểm kê trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Áp dụng phương pháp FIFO/FEFO: Sử dụng các phương pháp FIFO (First In First Out) hoặc FEFO (First Expired First Out) để đảm bảo hàng hóa được tiêu thụ và bán ra đúng hạn.

Các phương pháp này giúp giảm thời gian kiểm kê và đảm bảo kết quả kiểm kê chính xác.

Cấu hình báo cáo kiểm kê ERPNext

Báo cáo kiểm kê là công cụ quan trọng giúp bạn theo dõi tình trạng kho hàng. Với ERPNext, bạn có thể dễ dàng tạo và tùy chỉnh các báo cáo kiểm kê, bao gồm:

Báo cáo kiểm kê tồn kho: Cung cấp cái nhìn tổng quan về số lượng và tình trạng hàng hóa trong kho.
Báo cáo chênh lệch kiểm kê: So sánh sự khác biệt giữa số liệu kiểm kê thực tế và số liệu trong hệ thống ERPNext.
Báo cáo kiểm kê theo lô: Theo dõi tình trạng của từng lô hàng và đánh giá mức độ lưu kho.

Các báo cáo này sẽ giúp bạn đưa ra quyết định về việc bổ sung hay giảm bớt lượng hàng tồn kho hiệu quả hơn.

Lưu ý trong kiểm kê kho hàng ERPNext

Dưới đây là một số best practices giúp bạn tối ưu hóa quy trình kiểm kê hàng hóa với ERPNext:

Thực hiện kiểm kê định kỳ: Thiết lập kiểm kê định kỳ để đảm bảo bạn luôn có số liệu chính xác về hàng tồn kho.
Sử dụng công nghệ: Tích hợp mã vạch hoặc QR code để rút ngắn thời gian kiểm kê và giảm thiểu lỗi.
Đào tạo nhân viên: Đảm bảo nhân viên kho được đào tạo bài bản về quy trình kiểm kê và sử dụng hệ thống ERPNext.
Kiểm tra đối chiếu thường xuyên: Định kỳ so sánh số liệu thực tế với hệ thống để phát hiện và sửa lỗi kịp thời.

Kết luận

Tối ưu kiểm kê hàng hóa với ERPNext không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí. Bằng cách tự động hóa quy trình kiểm kê và sử dụng các công cụ báo cáo mạnh mẽ của ERPNext, bạn có thể theo dõi tình trạng kho hàng một cách chính xác và hiệu quả. Hãy bắt đầu triển khai ERPNext để nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng của doanh nghiệp bạn.

Với chứng nhận từ Frappe, MBW Digital chuyên cung cấp dịch vụ triển khai và tùy chỉnh ERPNext. Liên hệ với chúng tôi để nhận tư vấn miễn phí và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp bạn với ERPNext!