Quản lý thuế và kê khai thuế điện tử trên ERPNext: Hướng dẫn chi tiết

Việc kê khai thuế đúng hạn, chính xác và minh bạch là một trong những yêu cầu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn còn thực hiện thủ công, dẫn đến sai sót, chậm trễ và thiếu nhất quán trong báo cáo. ERPNext với phân hệ kế toán – tài chính mang đến giải pháp tối ưu, tích hợp sâu tính năng kê khai thuế điện tử.

❯❯ Đọc thêm về Giới thiệu tổng quan phân hệ tài chính kế toán ERPNext

Tại sao cần kê khai thuế điện tử trên ERPNext

Kê khai thuế điện tử là yêu cầu bắt buộc của chính phủ Việt Nam kể từ 2022. Tuy nhiên, khi hệ thống kế toán và bán hàng không tích hợp, doanh nghiệp dễ xảy ra sai sót, khó rà soát và mất thời gian đối chiếu dữ liệu.

Hiện tại, ERPNext không hỗ trợ trực tiếp tính năng kê khai thuế điện tử tại Việt Nam. Mặc dù ERPNext cung cấp các công cụ như Tax Rule và Tax Templates để áp dụng thuế cho các giao dịch bán hàng và mua hàng, nhưng hệ thống này chủ yếu được thiết kế để hỗ trợ các quy định thuế tại các quốc gia như Ấn Độ, Malaysia, và UAE.

Tại Việt Nam, việc kê khai thuế điện tử được thực hiện thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (GDT). Do đó, các doanh nghiệp cần xuất khẩu dữ liệu từ ERPNext và nhập thủ công vào hệ thống của GDT. Một số giải pháp bên thứ ba cung cấp dịch vụ tích hợp e-invoicing cho thị trường Việt Nam, giúp tự động hóa quá trình này.

Nếu doanh nghiệp của bạn có khối lượng giao dịch lớn và yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt các quy định thuế, việc tích hợp ERPNext với các dịch vụ bên thứ ba hoặc phát triển một giải pháp tùy chỉnh có thể là lựa chọn hợp lý.

Thiết lập mã thuế và cấu hình thuế GTGT

Trong ERPNext, bạn cần tạo các cấu hình thuế như sau:

Truy cập Accounts > Tax Rule > New để tạo quy tắc thuế cho từng loại hàng hóa.
Tạo Tax Category: ví dụ “Thuế GTGT 10%”, “Không chịu thuế”, v.v.
Gắn Tax Template vào từng hóa đơn bán hàng hoặc mua hàng.
Nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều mã thuế (5%, 10%, 0%), bạn có thể thiết lập riêng từng dòng trong Sales Taxes and Charges Template hoặc Purchase Taxes and Charges Template.

Tạo thông tin thuế cho Khách hàng và Nhà cung cấp

Vào Customer hoặc Supplier, cập nhật các trường:
- Tax ID (Mã số thuế)
- Tax Category phù hợp
- Default Tax Template (10% GTGT, 5%, hoặc miễn thuế)

Khi tạo hóa đơn, hệ thống sẽ tự động áp dụng mức thuế phù hợp, giảm thiểu nhầm lẫn và rủi ro sai lệch trong báo cáo.

Quy trình ghi nhận Thuế GTGT đầu ra và đầu vào

Thuế GTGT đầu ra

Khi lập Sales Invoice, ERPNext sẽ tự động áp dụng biểu thuế từ mẫu đã gán. Ví dụ:

Bán hàng hóa 100 triệu, thuế GTGT 10 triệu
Hệ thống tự động hạch toán:
- Nợ 131 (Công nợ khách hàng) 110 triệu
- Có 511 (Doanh thu) 100 triệu
- Có 3331 (Thuế GTGT phải nộp) 10 triệu

“Việc ghi nhận thuế đầu ra tự động trong ERPNext giúp CFO không còn lo bị thiếu dòng thuế khi lập báo cáo.”

Thuế GTGT đầu vào

Khi ghi Purchase Invoice, bạn cần:

Chọn nhà cung cấp có thông tin thuế đầy đủ
Áp dụng mẫu thuế phù hợp

ERPNext tự động tách phần thuế GTGT đầu vào và định khoản:

Nợ 156 (Hàng hóa)
Nợ 1331 (Thuế GTGT được khấu trừ)
Có 331 (Công nợ nhà cung cấp)

Cấu hình xuất hóa đơn điện tử và kết nối với Tổng Cục Thuế

Hiện ERPNext tại Việt Nam được tùy chỉnh để tích hợp với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử như: MInvoice, Viettel, EasyInvoice…

Các bước cấu hình:

Kết nối API của nhà cung cấp hóa đơn
Cấu hình chữ ký số
Tự động gửi hóa đơn và trạng thái phát hành về ERPNext

“ERPNext cho phép lập hóa đơn, ký số và gửi thẳng lên Tổng Cục Thuế chỉ trong 1 cú nhấp.”

Báo cáo thuế và kiểm tra sai lệch

ERPNext hỗ trợ các báo cáo:

VAT Summary: Tổng hợp thuế đầu vào – đầu ra theo từng tháng
Sales/Purchase Register: Nhật ký bán/mua có dòng thuế chi tiết
GSTR Report (nếu tích hợp theo chuẩn quốc tế)

Ngoài ra, bạn có thể xuất file XML để nộp qua hệ thống iHTKK của Tổng Cục Thuế.

Lưu ý khi triển khai thuế trên ERPNext

Cấu hình biểu thuế theo ngành hàng riêng biệt
Luôn cập nhật chính sách thuế mới và test kỹ mẫu hóa đơn
Kiểm tra định khoản trước khi nộp tờ khai
Định kỳ rà soát thuế chưa khấu trừ hoặc chưa kê khai

“Triển khai ERPNext thành công cho thuế là sự kết hợp giữa quy trình kế toán – công nghệ – và pháp lý thuế.”

Kết luận và bước tiếp theo

Việc tích hợp kê khai thuế điện tử trên ERPNext giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn tiết kiệm thời gian, giảm thiểu rủi ro và tăng tính minh bạch.

MBW Digital là đối tác duy nhất tại Việt Nam được chứng nhận bởi Frappe trong việc triển khai và tùy chỉnh ERPNext. Hãy để chúng tôi giúp bạn tối ưu hóa phần mềm ERPNext. Liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí!